Samochody służbowe oraz ich eksploatacja stanowią bardzo istotną pozycję kosztową budżetu przedsiębiorstwa. Właściwa polityka firmy w odniesieniu do pojazdów jest jednym z najważniejszych czynników wpływających na powodzenie w biznesie. Składa się na nią wiele elementów, począwszy od zakupu samochodów poprzez ich serwis i monitoring tras oraz zakupu paliwa.
Leasing czy najem
Wartość wyleasingowanych pojazdów ogółem w ubiegłym roku wyniosła 19,5 miliardów złotych, w tym roku szacuje się kilkunastoprocentowy wzrost. Największą dynamikę osiąga leasing samochodów osobowych. Dużą rolę w wyborze sposobu finansowania odgrywają firmy z branży car fleet management. Oferują one zakup środków transportu, które wskaże klient i oddają auta do użytkowania na czas określony, pobierając wynagrodzenie równe co najmniej cenie zakupu przedmiotu leasingu. Do wyboru są dwa rodzaje leasingu: operacyjny lub kapitałowy. W przypadku leasingu kapitałowego maksymalny okres leasingu wynosi 60 miesięcy, a odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający z pojazdu, zaś kosztem uzyskania przychodu jest część odsetkowa od rat leasingowych. W przypadku leasingu operacyjnego minimalny okres, na jaki może być zawarta umowa, wynosi 24 miesiące, odpisów amortyzacyjnych dokonuje wynajmujący, a kosztem uzyskania przychodu jest całość rat leasingowych. Firmy CFM mogą tutaj spełniać wiele funkcji, przede wszystkim dają możliwość większej elastyczności wyboru środków transportu (kilka marek samochodów), a przede wszystkim dają możliwość osiągnięcia lepszych finansowych warunków leasingu związanych z kosztami całkowitymi.
- Wiele firm posiadających własne samochody nie zdaje sobie sprawy z korzyści, jakie niesie ze sobą outsourcing floty oraz przejęcie ryzyka przez firmę finansującą i zarządzającą flotami - mówi Paul Gogoliński, prezes DaimlerChrysler Fleet Management.
Zalety najmu
Tak zwany najem długoterminowy w Polsce na razie nie jest zbyt popularny i dotyczy zaledwie 15 proc. całości flot. A warto z niego skorzystać. Najem nie wymaga, jak w przypadku leasingu, wpłaty początkowej, nie ma też prawnych ograniczeń czasowych. Standardowe okresy najmu wynoszą od roku do czterech lat. Forma ta pozwala na większą elastyczność w zarządzaniu flotą, zwłaszcza jeśli chodzi o dopasowanie jej do bieżących potrzeb firmy. Ponadto przedmiot umowy najmu nie jest wykazywany w księgach rachunkowych, a raty za wynajem stanowią koszt uzyskania przychodu dla najemcy.
- Na pewno korzystanie z opcji zarządzania zewnętrznego upraszcza organizację floty. Z drugiej strony, zarządzanie wewnętrzne daje możliwości bezpośredniego zarządzania kosztami i stałego zorientowania na ich efektywność przy uwzględnieniu specyfiki oraz strategicznych i rzeczywistych potrzeb znanych tylko osobom kierującym firmą - mówi Ryszard Windyga, menedżer ds. floty z Pepsi-Cola.
Jednakże najważniejszym kryterium doboru formy finansowania i późniejszego zarządzania autami są wszystkie koszty składające się na użytkowanie pojazdu.
Zaprojektowana w odpowiedni sposób flota pozwala firmie na znaczne oszczędności finansowe, sięgające nawet kilkuset tysięcy złotych przy 100 autach firmowych użytkowanych przez okres trzech lat. Bardzo ważne są tutaj koszty wynikające z eksploatacji aut, zwłaszcza te ponoszone na paliwo. Aby je zredukować, konieczne jest precyzyjne określenie przebiegów, jakie auta służbowe będą pokonywały w przyszłości. Stosowanie droższych w zakupie, ale za to spalających mniejsze ilości paliwa samochodów z silnikami dieslowskimi, jest opłacalne w momencie, gdy roczne przebiegi w zależności od marki i modelu samochodu nie są mniejsze niż 15-30 tys. km. W takim przypadku diesel przynosi oszczędności rzędu kilkuset złotych miesięcznie w odniesieniu do jednego pojazdu.
Oszczędna eksploatacja
- W większości przypadków przy doborze floty przeważają czynniki bardzo racjonalne, uwzględniające przeznaczenie samochodów i przede wszystkim koszty. Czasem jednak, szczególnie w przypadku aut menedżerskich, są to czynniki emocjonalne. Klienci pytają zarówno o topowe wersje limuzyn, jak i sportowe modele samochodów - wyjaśnia Artur Sulewski, dyrektor handlowy LeasePlan.
Gdy zachodzą podejrzenia, że firmowe auta są wykorzystywane nie tylko do celów służbowych, w zmniejszeniu przebiegu może pomóc nadzór i kontrola pokonywanych tras. Firmy CFM proponują w takim przypadku swoim klientom zainstalowanie w autach nadajników GPS oraz wprowadzenie monitoringu.
- Na życzenie klienta firma CFM monitoruje za pośrednictwem technologii GPS bieżące położenie pojazdów oraz trasy, którymi poruszają się służbowe auta - tłumaczy Artur Sulewski. Dzięki zastosowaniu GPS w niektórych firmach przebiegi spadają nawet o 20 proc.
Drugą istotną pozycją w kosztach ponoszonych na flotę są koszty serwisowe. Znaczenie mają jednak nie tylko same koszty ponoszone na naprawy i przeglądy. Niezwykle ważna jest także minimalizacja czasu przestojów powodowanych przez wizyty samochodów firmowych w warsztatach. Dlatego też warto sprawdzić, czy region użytkowania aut jest odpowiednio pokryty serwisami danej marki. Ale na dobór floty firmowej nie powinny mieć jednak wpływu wyłącznie koszty. Istotną rolę mogą odgrywać inne czynniki, które przekładają się głównie na zadowolenie użytkowników pojazdów. Chodzi o wygodę kierowcy, osiągi auta i ogólną przyjemność z jazdy.
OSZCZĘDNOŚCI DZIĘKI DOBREMU ZARZĄDZANIU FLOTĄ
Kontrolując codziennie trasy pracownika, np. poprzez system GPS, który dzięki temu przejedzie 30 km mniej, dziennie firma zaoszczędzi około 14 złotych. Jeśli więc auto jeździ 20 dni w miesiącu oszczędności wyniosą 280 złotych, w ciągu roku oszczędności mogą wynieść 3360 złotych. I to tylko przy jednym aucie, natomiast mnożąc tę kwotę przez liczbę aut, oszczędności mogą wynieść nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie.
Źródło: FlotaAutoBiznes
ZE STRONY PRAWA
Do inwestycji w rozwój flot zniechęca polskie prawo, które stanowi, że wszelkie koszty przy zakupie samochodu o wartości większej niż 20 tys. euro nie zaliczają się do kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że kupując do firmy auto za 30 tysięcy euro, tylko 20 tysięcy zostanie potraktowane jako koszt uzyskania przychodu. Nadwyżka w postaci 10 tysięcy euro będzie więc dodatkowym wydatkiem poniesionym przez firmę. Dokładnie tak samo sytuacja wygląda w przypadku ubezpieczeń, tzn. limit kosztów jest ten sam. Ubezpieczając samochód o wartości 30 tys. euro, w koszty uzyskania przychodu wliczamy tylko ubezpieczenie do wartości 20 tys. euro.
Przykład oferty wynajmu długoterminowego
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
10 czołowych firm w sektorze wyłącznego zarządzania flotami w roku 2006
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Beata Trochymiak