Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, w której w postępowaniu zostały złożone mniej niż 3 oferty niepodlegające odrzuceniu – wówczas aukcja, stosownie do art. 91a ust. 1 przeprowadzona być nie może.
Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby zamawiający w ogłoszeniu o zamówieniu sam określił okoliczności, których wystąpienie spowoduje, iż aukcja nie zostanie przeprowadzona. Okoliczności te muszą być jednak dostatecznie jasno sprecyzowane i dotyczyć okoliczności o obiektywnym charakterze.
Wówczas, jeżeli faktycznie zaistnieją takie przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu obiektywne okoliczności (a także w przypadku, gdy w postępowaniu „pisemnym” nie zostaną złożone co najmniej trzy oferty niepodlegające odrzuceniu), aukcja elektroniczna nie zostanie przeprowadzona, a oferta najkorzystniejsza zostanie wybrana spośród pisemnych ofert – tak, jakby aukcja elektroniczna w ogóle nie została w ogłoszeniu przewidziana.
Warto jednak odnotować, że w takim przypadku zamawiający musi uzasadnić odstąpienie od przeprowadzenia aukcji, wskazując powody niezastosowania aukcji elektronicznej w protokole postępowania (por. załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 października 2007 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (DzU Nr 202, poz. 1463 – druk ZP-1/PN pkt 13 – Najkorzystniejsza oferta).
Polecamy: Jak postępować w przypadku awarii systemów i błędów wykonawców w licytacji elektronicznej?
W ogłoszeniu, obok informacji na temat zastosowania w postępowaniu aukcji elektronicznej, należy dodatkowo podać tylko adres strony internetowej, na której aukcja będzie prowadzona – a więc adres internetowy strony internetowej, z poziomu której jest udostępniany system aukcyjny.
Pozostałe szczegóły dotyczące aukcji, w szczególności wymagania techniczne systemu aukcyjnego oraz wymagania związane z podpisem elektronicznym oraz informacje dotyczące kryteriów oceny ofert stosowanych w toku aukcji elektronicznej, powinny zostać wskazane w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.
Polecamy: Jak przebiega zakończenie licytacji elektronicznej przy zamówieniach publicznych?
Artykuł jest fragmentem publikacji: „Instrumenty elektroniczne w procesie udzielania zamówień publicznych”. Publikacja została opracowana w ramach projektu systemowego Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.