W toku procesu licytacyjnego wykonawcy mogą składać kolejne, korzystniejsze oferty w trybie bezpośredniego połączenia ze stroną internetową, na której jest umieszczony system licytacyjny. Oferty składane są w zwykłej formie elektronicznej – nie jest wymagane opatrywanie ich podpisem elektronicznym.
Wątpliwości może natomiast budzić, czy zamawiający jest uprawniony do ustalenia ceny wywoławczej licytacji– czyli kwoty, od jakiej powinien rozpocząć się proces licytowania. Nic nie stoi zatem na przeszkodzie temu, aby zamawiający poinformował wykonawców, jaki jest maksymalny poziom środków pieniężnych, jakie jest w stanie przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Poziom taki może określić, wyznaczając właśnie cenę wywoławczą. Nie spowoduje to wprawdzie braku możliwości zaproponowania przez wykonawców ceny wyższej niż cena wywoławcza.
Kolejne oferty składane w toku licytacji muszą być coraz korzystniejsze. W toku licytacji dopuszczalne jest składanie wyłącznie ofert korzystniejszych od oferty aktualnie najkorzystniejszej.
Licytacja powinna przebiegać bez jakiejkolwiek ingerencji zamawiającego. System aukcyjny musi sam weryfikować dopuszczalność składania ofert wykonawców (co sprowadza się do sprawdzenia, czy każda kolejna oferta jest korzystniejsza od dotychczas najkorzystniejszej co najmniej o równowartość minimalnego postąpienia), automatycznie generować ranking (klasyfikację) ofert i na bieżąco przekazywać o nim informację uczestnikom licytacji.
Podkreślenia przy tym wymaga, że wśród informacji przekazywanych wykonawcom nie mogą znaleźć się oznaczenia identyfikujące poszczególnych wykonawców. Aby przeciwdziałać ewentualnym zmowom wykonawców, ustawodawca zdecydował się zabronić ujawniania takich informacji aż do zamknięcia aukcji. Dlatego oferty ujęte w klasyfikacji widocznej dla wykonawców nie powinny albo w ogóle być opatrzone znakiem identyfikacyjnym wykonawcy, albo winny być opatrzone znakiem zakodowanym w taki sposób, aby nie było możliwe zidentyfikowanie wykonawców, którzy je zaproponowali.
Polecamy: Jak funkcjonuje oprogramowanie licytacji i aukcji elektronicznych?
Licytacja może być jednoetapowa albo wieloetapowa. Licytacja jednoetapowa trwa przez oznaczony cały okres od otwarcia do zamknięcia, bez jakichkolwiek przerw. W przypadku podzielenia licytacji na etapy (licytacja wieloetapowa), kolejne etapy mogą odbywać się bezpośrednio po sobie albo mogą zostać przedzielone przerwami – okresami nieaktywności, w trakcie których nie będzie możliwości składania postąpień.
Podstawowe znaczenie licytacji wieloetapowej dotyczy możliwości ustalenia, że wykonawcy, którzy nie złożą przynajmniej jednej oferty w danym etapie, nie zostaną zakwalifikowani do kolejnego (tracąc tym samym możliwość uzyskania zamówienia). Rozwiązanie to, zmuszając wykonawców do składania ofert we wszystkich etapach, prowadzi do uzyskania znacznie korzystniejszych cen.
Uzyskanie korzystniejszych, tańszych ofert może być również osiągnięte dzięki zastosowaniu rozwiązania polegającego na określeniu terminu zamknięcia licytacji w taki sposób, że zamknięcie nastąpi po upływie określonego przez zamawiającego czasu bez żadnego postąpienia (np. 10 minut). Dzięki zastosowaniu takiego sposobu zamknięcia licytacji nie kończy się ona w sztywno określonym terminie, lecz trwa aż do momentu, w którym wykonawcy nie będą już skłonni obniżać cen swoich ofert.
Polecamy: Jak przebiega kwalifikacja podmiotowa w przypadku licytacji elektronicznej?
Ponadto rozwiązanie to zabezpiecza przed powszechnie występującymi w aukcjach internetowych sytuacjami polegającymi na tym, że wykonawcy wstrzymują się ze składaniem ofert do ostatnich chwil przed ich zamknięciem. Efektywność tej metody potwierdzają dotychczasowe obserwacje przebiegu licytacji organizowanych na Platformie Licytacji Elektronicznych Urzędu Zamówień Publicznych, gdzie największe oszczędności odnotowywane są właśnie w takich licytacjach, w których stosowany jest ten właśnie sposób zamknięcia licytacji.
Artykuł jest fragmentem publikacji: „Instrumenty elektroniczne w procesie udzielania zamówień publicznych”. Publikacja została opracowana w ramach projektu systemowego Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.