Faza podmiotowej kwalifikacji wykonawców odbywa się według reguł analogicznych jak w przypadku przetargu ograniczonego. Na tym etapie wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a zamawiający te wnioski ocenia. Warto zauważyć, że ustawa – Prawo zamówień publicznych nic nie wspomina o formie prowadzenia tej fazy postępowania.
Dopiero od otwarcia licytacji elektronicznej – zgodnie z art. 77 ustawy wszelkie wnioski, oświadczenia i inne informacje będą musiały być przekazywane drogą elektroniczną. Tym samym przyjąć należy, do momentu otwarcia licytacji zastosowanie znajdą podstawowe zasady dotyczące komunikowania się zamawiającego z wykonawcami – zgodnie zatem z art. 27 ustawy wymiana wszelkich oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz informacji powinna odbywać się zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną.
Wybór formy komunikacji powinien nastąpić, z uwagi na brak specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w ogłoszeniu o zamówieniu. Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie temu, aby dopuścić porozumiewanie się w formie elektronicznej – jednak nawet w takim przypadku wykonawcy będą mogli wszelkie informacje przesyłać zwykłą drogą pisemną.
Należy jednak pamiętać, że oferty składane w toku licytacji elektronicznej nie są opatrywane podpisem elektronicznym, co może powodować istotne trudności w zakresie ustalenia tożsamości podmiotu składającego ofertę.
Brak podpisu identyfikującego wykonawcę utrudnia ustalenie, czy oferta ta pochodzi rzeczywiście od tego wykonawcy, czy też innego podmiotu posługującymi się jego danymi. Aby zapobiec tego rodzaju trudnościom, najlepszym rozwiązaniem wydaje się potwierdzenie tożsamości podmiotów ubiegających się o udzielenie zamówienia już na etapie składania przez nich wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej – poprzez żądanie, aby wnioski takie zostały złożone w formie pisemnej lub w formie elektronicznej opatrzonej bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu.
W przypadku żądania od wykonawców wadium, zamawiający musi sam określić termin, w jakim wadium to musi zostać wniesione. Ustawa wymaga jedynie, aby termin ten został wyznaczony na czas przypadający przed otwarciem licytacji. W praktyce zatem najlepszym rozwiązaniem wydaje się wyznaczenie terminu na wniesienie wadium w dniu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji lub w okresie bezpośrednio po nim – tak, aby w momencie wysyłania zaproszeń do udziału w licytacji zamawiający miał pewność, że wszyscy zapraszani wykonawcy wadium wnieśli. Minimalny dopuszczalny termin na składanie wniosków o dopuszczenie do udziału w licytacji elektronicznej wynosi 7 dni.
Do udziału w licytacji elektronicznej dopuszczeni powinni być wszyscy wykonawcy spełniający warunki udziału w postępowaniu. Ci wykonawcy, którzy warunków nie spełniają, powinni z postępowania zostać wykluczeni.
Warto przy tym zwrócić uwagę, że ustawa Prawo zamówień publicznych nie wskazuje, w jakim terminie należy takich wykonawców zawiadomić o wykluczeniu. Nie znajdzie tutaj zastosowania ogólna reguła powiadamiania o wykluczeniu wraz z przekazaniem informacji o wyborze oferty najkorzystniejszej – gdyż przepis art. 81 ustawy Prawo zamówień publicznych wyłącza stosowanie określającego tę regułę art. 92.
Z uwagi na konieczność równego traktowania wszystkich wykonawców przyjąć należy, że obowiązek powiadomienia o wykluczeniu powstaje jednocześnie z przekazaniem zaproszeń do udziału w licytacji, gdyż tylko takie rozwiązanie gwarantuje stworzenie wszystkim wykonawcom równego dostępu do informacji o wynikach oceny spełniania przez nich warunków udziału w postępowaniu.
Po zakończeniu weryfikacji spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu zamawiający powinien wysłać zaproszenia do udziału w licytacji elektronicznej. W zaproszeniach należy określić termin związania ofertą. Termin ten – w przeciwieństwie do pozostałych trybów udzielenia zamówienia – nie jest narzucony przez ustawę. Zamawiający może go zatem ustalić w sposób dowolny.
Termin otwarcia licytacji elektronicznej określa się w ogłoszeniu o zamówieniu. Przy czym na tym etapie nie jest jeszcze konieczne wskazywanie konkretnego dnia. Wystarczające będzie, jeżeli termin otwarcia licytacji zostanie określony jako liczba dni od przekazania zaproszeń.
Takie określenie terminu zwiększa elastyczność postępowania – w przypadku opóźnień w procedurze (np. wynikających ze zmian treści ogłoszenia o licytacji lub odwołań wykonawców kwestionujących opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu) i późniejszego niż uprzednio planowanego wysłania zaproszeń, zamawiający nie będzie musiał przekładać terminu otwarcia.
Polecamy: serwis Leasing
Artykuł jest fragmentem publikacji: „Instrumenty elektroniczne w procesie udzielania zamówień publicznych”. Publikacja została opracowana w ramach projektu systemowego Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.