Oznacza to, że już na tym etapie zamawiający musi zweryfikować wszystkie złożone oferty oraz odrzucić te, które nie odpowiadają wymaganiom określonym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. W przetargu nieograniczonym niezbędne jest również dokonanie oceny w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu – gdyż wykonawcy wykluczeni również do aukcji przystąpić nie mogą (ich oferty uważa się za odrzucone).
Stosownie do art. 92 ustawy – Prawo zamówień publicznych, o wykluczeniu wykonawców oraz o ofertach odrzuconych zamawiający informuje wszystkich wykonawców dopiero po wyborze oferty najkorzystniejszej – a więc w przypadku postępowań, w których stosowana jest aukcja elektroniczna – już po zakończeniu jej przebiegu. Należy jednak zauważyć, że poinformowanie wykonawców o wykluczeniu ich z postępowania oraz odrzuceniu ich ofert już po zamknięciu aukcji byłoby działaniem nieracjonalnym.
W przypadku bowiem uwzględnienia przez Krajową Izbę Odwoławczą odwołania wniesionego przez jednego z takich wykonawców, aukcja musiałaby zostać powtórzona (z udziałem przywróconego do postępowania wykonawcy).
Polecamy: Kiedy można odrzucić ofertę w zamówieniach publicznych?
Dlatego w przypadku postępowań prowadzonych z zastosowaniem aukcji elektronicznej zasadne jest poinformowanie wszystkich wykonawców o wykluczeniach i odrzuceniu ofert przed rozpoczęciem aukcji elektronicznej. Dzięki powzięciu przez wykonawców wiedzy o informacji o wykluczeniach i odrzuceniach (a także o zaniechaniu tych czynności w stosunku do innych wykonawców) i, co za tym idzie, rozpoczęciu biegu terminu na wniesienie odwołania, będą oni mogli te czynności zaskarżyć zanim jeszcze aukcja zostanie otwarta.
Oczywiście w takim przypadku termin otwarcia aukcji powinien być wyznaczony w taki sposób, aby przypadał już po upływie okresu dopuszczalności wnoszenia odwołań. O wykonawcach wykluczonych i o odrzuconych ofertach najlepiej poinformować uczestników postępowania jednocześnie z przekazaniem zaproszeń do udziału w aukcji – dzięki temu zachowana zostanie zasada równego traktowania wykonawców, gdyż wszyscy oni otrzymają informację o wynikach oceny swoich ofert w jednakowym czasie.
Zaproszenia do udziału w aukcji muszą być przekazane obowiązkowo w formie elektronicznej. W zaproszeniu przekazywanym wykonawcy musi znajdować się informacja o wynikach oceny jego oferty – w zakresie pozycji zajmowanej przez jego ofertę w rankingu oraz o otrzymanej punktacji. W przypadku gdy w postępowaniu stosowane były oprócz ceny również inne kryteria oceny ofert, możliwe jest podanie także informacji o punktach uzyskanych w ramach poszczególnych kryteriów – przemawia za tym zasada jawności postępowania.
W zaproszeniu należy opisać również kryteria stosowane w toku aukcji oraz podać sposób, w jaki będzie obliczana punktacja przyznawana za ich spełnienie, w tym wzory matematyczne, które będą stosowane przez system aukcyjny do obliczenia punktacji ofert. Przy każdym kryterium odrębnie należy wskazać wartość minimalnego postąpienia – czyli minimalną wartość, o jaką będzie można poprawić ofertę w ramach danego kryterium w toku aukcji. W toku aukcji, podobnie jak w licytacji elektronicznej, nie będzie dopuszczalne składanie postąpień poprawiających ofertę o niższą wartość, niż wynika to z ustalonego przez zamawiającego minimalnego postąpienia.
Dodatkowo w zaproszeniu zamawiający określa termin otwarcia oraz termin i warunki zamknięcia aukcji. Termin otwarcia nie może być krótszy niż dwa dni robocze. W tym miejscu należy zauważyć, że ustawa w żadnym miejscu nie definiuje określenia „dni robocze”, co może powodować wątpliwości przy ustaleniu, które dni należy uznać za dni robocze, a przede wszystkim, czy należy traktować jako dni robocze soboty.
Polecamy: Jak postępować w przypadku awarii systemów i błędów wykonawców w licytacji elektronicznej?
Niewątpliwie soboty nie są dniami ustawowo wolnymi od pracy (dni takie określa ustawa z dnia 18 stycznia 1951 r. o dniach wolnych od pracy), jednak należy również mieć na uwadze, że większość podmiotów i instytucji w soboty nie pracuje. Wydaje się, że ustalenie zakresu pojęcia „dni roboczych” należałoby oceniać zawsze w odniesieniu do konkretnego zamówienia. Określony ustawowo na dwa dni robocze minimalny termin otwarcia aukcji ma na celu ochronę interesów wykonawców, a jego znaczenie przejawia się przede wszystkim w zapewnieniu im możliwości właściwego przygotowania się do aukcji. Wydaje się zatem, że ustalenie, czy w danym przypadku sobota winna być uznana za dzień wolny od pracy wymagałoby uwzględnienia, czy w zakresie działalności, której dotyczy udzielane zamówienie, zwyczajowo przedsiębiorcy w sobotę pracują, czy też nie.
Ustawa nie przewiduje natomiast żadnych ograniczeń w odniesieniu do terminu zamknięcia aukcji, co oznacza, że może ona trwać dowolnie długo. W praktyce jednak prowadzenie aukcji dłużej niż kilka godzin nie wydaje się celowe i z pewnością nie przyczyni się do osiągnięcia korzystniejszych cen.
Termin zamknięcia aukcji można ustalić na konkretną datę i godzinę albo określić go poprzez wskazanie, że aukcja zakończy się w przypadku, gdy przez oznaczony czas nie zostaną złożone żadne nowe postąpienia (podobnie jak w licytacji elektronicznej). Zazwyczaj korzystniejsze dla zamawiającego okazuje się zastosowanie tego drugiego rozwiązania – praktyka pokazuje, że warunki ofert uzyskiwanych w aukcjach zamykanych w ten sposób są znacznie bardziej atrakcyjne.
Polecamy: Jak przebiega zakończenie licytacji elektronicznej przy zamówieniach publicznych?
Artykuł jest fragmentem publikacji: „Instrumenty elektroniczne w procesie udzielania zamówień publicznych”. Publikacja została opracowana w ramach projektu systemowego Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.