Podpis elektroniczny – zgodnie z definicją zapisaną w art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (DzU Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.) to dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.
Bezpieczny podpis elektroniczny natomiast to taki podpis elektroniczny, który:
1) jest przyporządkowany wyłącznie do osoby składającej podpis,
2) jest sporządzany za pomocą podlegających wyłącznej kontroli osoby składającej podpis elektroniczny bezpiecznych urządzeń służących do składania podpisu elektronicznego i danych służących do składania podpisu elektronicznego,
3) jest powiązany z danymi, do których został dołączony w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana tych danych jest rozpoznawalna.
Podpisem spełniającym przywołane wymogi ustawowe będzie podpis wydawany przez kwalifikowany podmiot certyfikujący – wpisany do rejestru prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji. Obecnie w Polsce jest zarejestrowanych pięć kwalifikowanych podmiotów certyfikujących – jednakże tylko trzy z nich faktyczne świadczą usługi. Są to: Unizeto Technologies S.A., Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych oraz Krajowa Izba Rozliczeniowa (Mobicert Sp z o.o. oraz Safe Technologies S.A. zostały wpisane dopiero we wrześniu 2009 r. i jeszcze nie rozpoczęły faktycznej działalności).
Podpisem elektronicznym muszą dysponować wykonawcy – bez podpisu nie będą bowiem mogli składać ważnych postąpień w toku aukcji. Przyznać należy, że wymóg posiadania takiego podpisu w odczuciu niektórych wykonawców może stanowić barierę w ich dostępie do aukcji. Pomimo rosnącej popularności podpisu elektronicznego (na co największy wpływ ma wprowadzenie obowiązku opatrywania nim dokumentów ubezpieczeniowych składanych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych), w dalszym ciągu nie wszyscy przedsiębiorcy go posiadają.
Podkreślenia jednak wymaga, że brak podpisu wcale nie oznacza dla wykonawcy braku możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia w postępowaniu, w którym została przewidziana aukcja elektroniczna. Wykonawca nieposiadający podpisu elektronicznego może bowiem ustanowić osobę, która go posiada swym pełnomocnikiem i umocować ją do składania postąpień w toku aukcji.
Polecamy: Jak przebiega zakończenie licytacji elektronicznej przy zamówieniach publicznych?
Warto również zwrócić uwagę, że wykonawcy ubiegający się o zamówienie w postępowaniu, w którym ma być przeprowadzona aukcja elektroniczna, wcale nie muszą brać w samej aukcji udziału. Mogą zdecydować się na złożenie bardzo korzystnej oferty pisemnej i później już nie zmieniać jej w toku aukcji elektronicznej.
W takiej sytuacji w rankingu ofertowym sporządzanym automatycznie przez system aukcyjny będą uwzględnione ich oferty pisemne – i będą one podlegały ocenie na równi z ofertami elektronicznymi tych wykonawców, którzy zdecydują się „poprawić” swoje oferty w toku aukcji. Udział w aukcji elektronicznej nie jest obowiązkowy – wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia nie muszą więc dysponować podpisem elektronicznym, jeżeli nie będą chcieli składać postąpień w aukcji (choć oczywiście w takim przypadku sami pozbawiają się możliwości poprawienia ofert i tym samym ograniczają swoje szanse na uzyskanie zamówienia).
Stosowanie podpisu elektronicznego znacząco zwiększa bezpieczeństwo prowadzonych postępowań. Oferty zabezpieczone takim podpisem są równoważne pod względem skutków prawnych z ofertami pisemnymi opatrywanymi podpisem własnoręcznym (co wynika z art. 5 ust. 2 ustawy o podpisie elektronicznym). Fakt opatrzenia oferty podpisem elektronicznym stwarza domniemanie, że pochodzi ona rzeczywiście od osoby podpisującej. Na obecnym poziomie rozwoju technologicznego bezpieczny podpis elektroniczny jest praktycznie nie do podrobienia.
Co więcej podpis taki pozwala zweryfikować integralność i niezmienność danych – wszystkie zmiany, jakie mogłyby zostać wprowadzone do oferty już po złożeniu podpisu elektronicznego, zostałyby z łatwością wykryte przy sprawdzaniu poprawności podpisu. Dzięki temu praktycznie wykluczona jest możliwość przerabiania postąpień złożonych w toku aukcji.
Polecamy: Jak postępować w przypadku awarii systemów i błędów wykonawców w licytacji elektronicznej?
Artykuł jest fragmentem publikacji: „Instrumenty elektroniczne w procesie udzielania zamówień publicznych”. Publikacja została opracowana w ramach projektu systemowego Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości.