W związku z tym, że zgodnie z obowiązującym prawem polskim większość osób prowadzących działalność gospodarczą z zakresu usług świadczonych na rzecz osób fizycznych podlega obowiązkowi stosowania kas rejestrujących a kasy te mają na celu ułatwienie rozliczania się z urzędem podatkowym z podatku VAT nakładanego na towary i usługi, muszą one prawidłowo funkcjonować.
Aby funkcjonowanie urządzeń rejestrujących odbywało się bez zbędnych komplikacji oraz, aby było możliwe jak najszybsze ustalenie przyczyn awarii tych urządzeń i ewentualne ich usunięcie, niezbędne jest odpowiednie serwisowanie kas.
Za zorganizowanie sieci serwisowej i jej prawidłowe działanie odpowiedzialny jest producent urządzenia fiskalnego. Z tego też względu tylko producent może udzielać autoryzacji podmiotom gospodarczym prowadzącym działalność serwisową, oraz upoważniać konkretnych pracowników punktów serwisowych do wykonywania prac przy urządzeniach fiskalnych.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami punkt serwisowy i serwisanci muszą być zarejestrowani u producenta oraz we właściwym dla podatników (tam, gdzie nadano im numer NIP) urzędzie skarbowym, u których wykonują zlecone prace. Ponadto prace serwisowe świadczyć mogą tylko osoby wpisane do "Książki serwisowej".
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w prawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania (Dz.U. Nr 212, poz. 1338) określa zasady serwisowania kas.
Polecamy: serwis VAT
Polecamy: serwis Koszty
Serwisant kas jest więc zobowiązany m.in. do:
- niezwłocznego i bezpłatnego interweniowania na żądanie właściwego naczelnika urzędu Skarbowego;
- wykonania, na podstawie dokonanego zgłoszenia przez podatnika, obowiązkowego przeglądu technicznego kasy;
- współpracowania ze wskazanymi przez naczelnika urzędu skarbowego pracownikami tego urzędu w zakresie znajomości zastosowanych przez producenta krajowego procedur pracy kasy, przede wszystkim pod względem ich sprawdzalności;
- podjąć się serwisu kasy nie później niż w ciągu 48 godzin od chwili zgłoszenia awarii kasy przez użytkownika kasy, chyba że dokonano innych ustaleń z podatnikiem;
- legitymowania się identyfikatorem nadanym przez producenta krajowego albo importera. Identyfikator ważny jest przez rok od daty jego wydania i po upływie tego okresu wymaga przedłużenia jego ważności.
Ponadto dane identyfikacyjne serwisanta kas oraz serwisanta kas upoważnionego do zastępczego wykonywania serwisu danej kasy zostają wpisane do książki kasy.
Serwisant kas zastępczo wykonujący serwis kas musi każdorazowo posiadać upoważnienie do wykonywania serwisu kasy, które zostaje wpisane i dołączone do książki kasy. Wszystkich wpisów w książce kasy należy dokonywać czytelnie, a wpisy o wykonanym serwisie kas muszą być czytelnie podpisane przez serwisanta kas i ostemplowane jego pieczęcią.
Serwisant kas wykonujący serwis kas, który dopuszcza się naruszenia warunków jej wykonywania, lub wykonując taki serwis, umożliwia podatnikowi niezgodne z prawdą, nierzetelne ewidencjonowanie dokonanych transakcji przy zastosowaniu kasy rejestrującej, traci upoważnienie do wykonywania serwisu kas i jego prowadzenia, bez możliwości jego ponownego wykonywania lub prowadzenia.
Tak więc jak widać z przedstawionych warunków aby mieć uprawnienia serwisanta kas należy zostać przedstawicielem producenta lub importera kas i od niego otrzymać niezbędne uprawnienia dające możliwość serwisowania.
Jeżeli mamy takie plany to warto włożyć trochę wysiłku w otrzymanie powyższych uprawnień, gdyż daje to nam gwarancję stałej pracy, posiadaczy kas fiskalnych jest wielu i wciąż ich przybywa. A planowane od 2011 roku zmiany stawek VAT i objęcie obowiązkiem stosowania kas nowych kategorii podatników spowoduje zwiększony popyt na usługi serwisowe kas fiskalnych.