Przedsiębiorca tworzy DZISIAJ scenariusz sytuacji w PRZYSZŁOŚCI - za miesiąc lub pięć lat, musi zatem przewidzieć pewne sytuacje tworząc liczbę hipotetycznych scenariuszy, po to, aby wybrać najbardziej satysfakcjonujące rozwiązanie dla swojego biznesu.
Aby wyjaśnić zasady poruszania się pomiędzy czasem teraźniejszy a przyszłym, posłużę się przykładem z planowania podróży:
Załóżmy, że za pięć miesięcy zamierzamy wyruszyć na wyprawę do Mongolii - to stanowi cel, który chcemy zrealizować. Zanim to nastąpi musimy podróż zaplanować w najdrobniejszych szczegółach. Najpierw określamy charakter naszej ekspedycji: czy to będzie podróż naukowa, turystyczna czy sportowa - od tego będzie zależał wybór trasy. Następnym etapem jest prześledzenie poszczególnych stadiów wyprawy wraz z mapą. Kolejno określamy horyzont czasowy, zasoby finansowe oraz towarzyszy wyprawy. Powinniśmy również zdobyć wiedzę, jakie dokumenty i zezwolenia będziemy potrzebować. To, co opracowaliśmy przy biurku łącznie z prześledzeniem mapy, nie jest wyczerpującym źródłem informacji o tym,
czego możemy się spodziewać na miejscu, do czego w gruncie rzeczy nie mamy pewności. Możemy wyobrazić sobie, z czym możemy się spotkać tworząc hipotetyczne wersje sytuacji.
Na przykład, co zrobimy, gdy ukąsi nas jadowity wąż? Jaka będzie relacja pomiędzy nami a tubylcami oraz towarzyszami podróży? Czy mamy dostateczny poziom doświadczenia i umiejętności, by odbyć tę podróż? Czy znamy zwyczaje, obyczaje i kulturę kraju, do którego wyruszamy? Czy dysponujemy określonymi środkami finansowymi uwzględniając nieprzewidziane wydatki oraz czy wzięliśmy pod uwagę określony zapas czasowy mając na uwadze ewentualne opóźnienia w podróży? To wszystko musimy przewidzieć opracowując przypuszczalne wersje sytuacji, aby zaoszczędzić czas i uniknąć stresu.
Mam nadzieję, że przedstawiony przykład dobrze zobrazował potrzebę myślenia futurystycznego przy planowaniu oraz pokazał istotę i wagę samego procesu planowania.
Wielu przedsiębiorców uważa, że planowanie stanowi zbędną biurokrację, ponieważ wymaga od nich określonego wysiłku organizacyjnego oraz gotowości do ponoszenia dodatkowych kosztów.
W warunkach rosnącej konkurencji oraz szybko zmieniających się warunków zewnętrznego otoczenia każda firma - zarówno mała, jak i duża - powinna posługiwać się planowaniem, zwłaszcza finansowym, inaczej traci szanse na wyższe zyski. Właściciel firmy powinien brać aktywny udział w planowaniu, ponieważ formułując na piśmie koncepcję prowadzenia swojego przedsiębiorstwa, zapoznaje się tak naprawdę z wszystkimi czynnikami, które będą miały wpływ na podjęte decyzje, co w konsekwencji przedłoży się na wskaźniki finansowe firmy.
Najprościej ujmując, planowanie to inaczej wytyczanie celów organizacji i określanie sposobu ich najefektywniejszej realizacji. Elementem procesu planowania jest podejmowanie decyzji, obejmujące wybór działania spośród zbioru wielu możliwości.
Polecamy: Gdzie należy złożyć wniosek EDG-1?
Dzięki planowaniu przedsiębiorca będzie mógł:
- podejmować trafniejsze decyzje
- przewidywać skutki ryzyka podejmowanych działań
- osiągnąć założony cel.
Planowanie jest zatem zorganizowanym procesem podejmowania decyzji w formie procedury, składającej się z określonych elementów. Efektem tego procesu są decyzje dotyczące misji przedsiębiorstwa czyli zakresu jego działalności, zatem rezultatem planowania są określone plany, które ze względu na wyznaczone cele można podzielić na:
1. Plany strategiczne - opracowane do realizacji celów strategicznych przez najwyższe kierownictwo, plan ten ma dłuższy horyzont czasowy, zawiera decyzje dotyczące alokacji zasobów, priorytetów i działań.
2. Plany taktyczne - są opracowywane do realizacji określonych części planu strategicznego o krótszym horyzoncie czasowym.
3. Plany operacyjne - to plany krótkiego zasięgu o wąskim zestawie działań. Plan ten koncentruje się na realizacji planów taktycznych dążąc do osiągnięcia celów operacyjnych.
Podczas planowania przedsiębiorca może napotkać bariery, które mogą skutecznie opóźnić ten proces.
Polecamy: Jak założyć własną firmę?
Autor: Beata Szczepańska-Bernaś. Artykuł jest fragmentem książki Jak napisać poprawny biznesplan. Wydawnictwo Wszechnica Podatkowa