Oczywiście radzę się dobrze do tego przygotować zanim wybierzemy się w tym celu do Urzędu Pracy. Trzeba przede wszystkim wziąć jeszcze raz do ręki naszą ukochaną umowę i przeczytać jakie dokumenty trzeba zanieść do urzędu aby się rozliczyć.
Tak więc są to przede wszystkim dokumenty potwierdzające założenie firmy takie jak zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej oraz potwierdzenie z GUS nadanego numeru REGON. Oba dokumenty dostajemy przeciętnie po 3 – 4 tygodniach od chwili złożenia wniosku o zarejestrowanie firmy.
Następnie chcą od nas (tak przynajmniej było w mojej umowie) zaświadczeń z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i z Urzędu Skarbowego, że figurujemy w ich rejestrach i że nie zalegamy ze składkami tudzież podatkiem.
Wydanie każdego z tych dokumentów to od 2 tygodni – jeśli urzędnicy nas lubią i mają dobry humor, do 4 tygodni – jeśli nie zaskarbiliśmy sobie przychylności urzędników. W moim przypadku były to 2 tygodnie. Tak więc mimo początkowych tarć na linii ja – US oraz ja-ZUS urzędnicy się postarali. Ale nie polecam zostawiania tego na ostatnią chwilę. Trzeba spojrzeć w umowie do kiedy mamy się rozliczyć ostatecznie z przyznanej dotacji i miesiąc przed tym terminem udać się osobiście do US i ZUS aby złożyć podania o takie zaświadczenia. Warto też osobiście się po nie zgłosić. W dzisiejszych czasach nie wiadomo jak długo będą one szły pocztą więc moim zdaniem nie warto ryzykować.
Zobacz serwis: Finanse na start
Następnie oprócz ww. zaświadczeń w trakcie rozliczania dotacji trzeba przedstawić potwierdzenia wydanych pieniędzy publicznych. Najlepiej mieć faktury VAT, ale jeśli jeszcze nie mogliśmy ich otrzymać (bo np. nie mieliśmy NIP-u czy REGON-u) to powinny wystarczyć imienne rachunki.
Wszystkie posiadane dowody wpłaty trzeba spisać w tabelce której wzór jest jednym z załączników do wcześniej podpisanej umowy. Więc nic prostszego jak wpisać do tabelki numery faktur oraz rzeczy za nie kupione. Jeśli ktoś w ramach dotacji kupował sprzęt używany to ma niestety dodatkową „robotę papierkową”. Na stosownych wzorach trzeba złożyć oświadczenia że przed zakupem przez nas sprzęt nie był finansowany ze środków publicznych. Jest to o tyle kłopotliwe, że niektóre sprzęty kupuje się przez Internet a na tym oświadczeniu musi się własnoręcznie podpisać sprzedający.
Tak więc w ramach dotacji czy jakichkolwiek innych środków publicznych nie polecam kupowania używanego sprzętu. Może się to wiązać nie tylko z dodatkową papierologią ale i z kłopotami jeśli sprzedający nam nie napisał (nie powiedział) prawdy a okaże się że sprzęt był już dotowany z pieniędzy publicznych. Wtedy my mamy problem bo pieniądze wydane na ten sprzęt będziemy musieli oddać. Tak więc nie ma to jak nowe!
Jeśli podpisywaliśmy jakieś umowy o dzieło np. na wykonanie strony internetowej czy na zaprojektowanie logo firmy to w Urzędzie Pracy podczas rozliczenia oprócz rachunku wystawionego przez wykonawcę trzeba przedstawić umowę o dzieło (umowę-zlecenie) jaką podpisaliśmy z wykonawcą.
Gdy już skompletujemy wszystkie ww. dokumenty to teraz trzeba zrobić ich kserokopie, bo jak doczytamy się w umowie, trzeba przedstawić oryginały oraz kopie wszystkich dokumentów. Oryginały wracają do nas, natomiast urzędnik nas rozliczający na kopii przystawia pieczątkę „za zgodność z oryginałem, potwierdzam” lub coś w tym stylu.
Zobacz: Kapitał na biznes - 8 sposobów na jego zdobycie
Jeśli okaże się że suma faktur jest wyższa od przyznanej dotacji to nie liczmy na to że urząd nam dopłaci. Jeśli jednak wydaliśmy mniej albo jakaś faktura zostanie nieznana, to różnicę będzie trzeba oddać. A gdy będziemy musieli oddać jakąś kwotę to wtedy będziemy się martwić. Chociaż niekoniecznie bo na zwrot niewydajnych pieniędzy będziemy mieć ok. 30 dni. Jednak o tym dowiemy się kilka tygodni później z pisma jakie do nas przyśle Urząd.
Na razie cieszmy się, że dotacja została rozliczona w terminie! I działajmy prężnie jako świeżo upieczeni przedsiębiorcy! Czego sobie i Państwu życzę.
O Autorze