Kto zgłasza sprawozdanie finansowe
Zgodnie z Ustawą, zgłoszenie dokumentów finansowych musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie podpisuje co najmniej jedna osoba fizyczna, której PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem. System teleinformatyczny będzie automatycznie weryfikował ww. dane. W związku z powyższym wydaje się, że nie będzie można ustanowić pełnomocnika do dokonania czynności złożenia dokumentów finansowych do repozytorium dokumentów finansowych z powodu braku możliwości jego weryfikacji przez system.
Osoba podpisująca zgłoszenie będzie musiała złożyć oświadczenie, że przedstawione dokumenty finansowe spełniają wymogi ustawy o rachunkowości.
Polecamy: RODO. Ochrona danych osobowych. Przewodnik po zmianach
Repozytorium dokumentów finansowych zamiast sądu
Za pośrednictwem systemu teleinformatycznego sprawozdania finansowe trafią do repozytorium dokumentów finansowych. Szczegółowa instrukcja obsługi procesu składania sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych do repozytorium dokumentów finansowych znajduje się na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości.
Przyjęcie dokumentów generować będzie automatyczny wpis wzmianki do rejestru przedsiębiorców. Brak będzie zatem udziału sądu, czyli czynnika ludzkiego, w postępowaniu o wpis wzmianki, a zatem i wstępnej kontroli składanych dokumentów. Wpis będzie potwierdzał jedynie wypełnienie obowiązku sprawozdawczego czyli fakt złożenia sprawozdania finansowego.
W przypadku negatywnej weryfikacji, wnioskodawca będzie mógł złożyć dokumenty finansowe wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wraz z wnioskiem o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianek albo z wnioskiem o przyjęcie tych dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych.
W związku z powyższymi zmianami, sprawozdań finansowych nie będzie można zgłosić na dotychczas wykorzystywanych do tego celu formularzach.
Zobacz: Prawo dla firm
Postępowanie o stwierdzenie niedopuszczalności przyjęcia dokumentów do repozytorium dokumentów finansowych
Nowelizacja przewiduje możliwość kontroli przez sąd dokumentów finansowych już złożonych. W przypadku powzięcia przez sąd informacji, że złożona dokumentacja jest wadliwa, będzie mógł on wszcząć postępowanie o wykreślenie danych niedopuszczalnych – czyli wzmianki. Jednocześnie, wszczęte zostanie postępowanie o stwierdzenie niedopuszczalności przyjęcia do repozytorium danych dokumentów – czyli anulowanie czynności materialno-technicznej. W konsekwencji, wadliwe dokumenty finansowe zostaną usunięte.
Obsługa systemu i okres przejściowy
Zgodnie z zapewnieniem Ustawodawcy, obsługa systemu teleinformatycznego służącemu składaniu wniosków do rejestru przedsiębiorców powinna być w miarę łatwa. Formularze elektroniczne będą intuicyjne i niejako prowadzące za rękę przy ich wypełnianiu, przede wszystkim z powodu tego, że system wykrywać będzie pola niewypełnione i proponować możliwość wyboru z listy sposobu wypełnienia danego pola. Jak czytamy w uzasadnieniu: „Oczywiście przy pierwszym skorzystaniu z systemu mogą pojawić się pewne trudności, jednak nie powinny być one większe niż przy zapoznaniu się z nowym smartfonem. Biorąc pod uwagę, że zdecydowana większość społeczeństwa korzysta z nowoczesnych technologii, opanowanie sposobu działania systemu teleinformatycznego nie powinno nastręczać większych trudności.”
W praktyce, problemem może się okazać sytuacja, w której system teleinformatyczny z przyczyn technicznych przestaje działać, a konieczność złożenia wniosku ograniczona jest terminem. Sprawność działania systemu zostanie przetestowana w okresie przejściowym zaproponowanym przez ustawodawcę, który trwa od 15 marca 2018 r. do 30 września 2018 r., podczas którego przedsiębiorcy będą mogli sporządzić dokumenty finansowe tradycyjnie a następnie, po ich podpisaniu zeskanować je, tworząc elektroniczną kopię i w tej formie złożyć dokumenty do repozytorium.
Zobacz: Finanse
Dobrą informacją jest to, że złożenie sprawozdań finansowych za pomocą systemu teleinformatycznego będzie bezpłatne, czyli nie będzie generować konieczności uiszczania opłaty sądowej ani opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
W związku ze zmianami, każdy będzie miał prawo do przeglądania repozytorium dokumentów finansowych za pośrednictwem ogólnodostępnych sieci informatycznych bez konieczności wizyty w sądzie.
Autor: Katarzyna Kostoń, adwokat w kancelarii GSW Legal