Kasoterminale online i wirtualne kasy fiskalne dla firm. Dynamiczny rozwój technologii oraz branży e-commerce otworzył nowe możliwości, usprawniając prowadzenie biznesu w Polsce. W 2020 roku zostały wprowadzone przepisy dotyczące kas wirtualnych. Przepisy te określają m.in. wymagania, jakie muszą spełniać kasy wirtualne oraz ich operatorzy w celu zapewnienia bezpieczeństwa i ochrony interesów klientów. W ślad za tymi przepisami niektórzy z dostawców rozwiązań fiskalno-płatniczych dopasowali swoją ofertę do nowych regulacji, oferując nowoczesne kasy wirtualne.
- Kasoterminale online wypierają tradycyjne kasy
- Kasa wirtualna – czym jest?
- Kasa wirtualna – kto może skorzystać?
- Kasoterminale z dofinansowaniem od państwa
Kasoterminale online wypierają tradycyjne kasy
Kasy fiskalne przeszły długą drogę od czasu ich powstania. Wraz z pojawieniem się nowych technologii tradycyjne kasy fiskalne zostały zastąpione kasami online, a aktualnie są wypierane przez bardziej inteligentne urządzenia z szeregiem wartości dodanych. Te bowiem nie tylko rejestrują transakcje, ale też wspierają przedsiębiorcę w prowadzeniu punktu sprzedaży. Takie nowoczesne urządzenia nazywane są potocznie kasoterminalami i stanowią połączenie urządzenia fiskalnego z terminalem płatniczym.
Kasoterminale online oferują przedsiębiorcom wiele korzyści. Przede wszystkim są opłacalne, ponieważ eliminują konieczność stosowania oddzielnych terminali płatniczych oraz kas fiskalnych. Zapewniają również zintegrowane usługi, ułatwiając kupcom, detalistom i restauratorom zarządzanie ich działalnością biznesową. Dodatkowo, dzięki zaawansowanej analityce biznesowej, małe i średnie przedsiębiorstwa mogą skuteczniej działać na coraz bardziej konkurencyjnym rynku.
Jednym z głównych wyzwań stojących przed właścicielami większości firm jest zarządzanie i analiza danych. Te dane pomagają w podejmowaniu lepszych decyzji dotyczących wyboru asortymentu, dopasowania cen i uzupełniania zapasów. Jednak małe i średnie przedsiębiorstwa często mają z tym problem, ponieważ tradycyjne kasy fiskalne nie udostępniają właścicielom tych danych. Dlatego najlepszym rozwiązaniem dla tego segmentu biznesu są nowoczesne kasoterminale.
Kasoterminale online oferują analizę danych sprzedażowych w czasie rzeczywistym, do której szefowie firm mają dostęp za pośrednictwem swoich smartfonów, komputerów czy tabletów. Analizują dane dotyczące sprzedawanych produktów i na tej podstawie są w stanie zaplanować kolejne dostawy. Co więcej, kasoterminale mogą wyręczyć właścicieli w przygotowywaniu listy zakupów, tak aby proces uzupełniania zapasów był jeszcze bardziej efektywny.
Zalety technologiczne kasoterminali online są dobrze widoczne na przykład w branży gastronomicznej. Restauracje mają wyjątkowe wymagania i potrzebują innych funkcji niż sklepy detaliczne. Kasoterminale można dostosować do tych potrzeb, zapewniając do nich zdalny dostęp. Urządzenia te z powodzeniem zaczęły wypierać przestarzałe kasy fiskalne, które pod kątem funkcjonalności były całkowicie zamknięte na rozwój. Działanie nowoczesnych kasoterminali aktualnie zbliżone jest do elektroniki użytkowej, w której zakres wykorzystywanych funkcji można stale zmieniać i modyfikować bez konieczności wymiany urządzenia czy re-homologacji. Ta cecha jest szczególnie istotna w gastronomii, gdzie właściciele często są zmuszani do wprowadzania zmian w czasie rzeczywistym.
Kasa wirtualna – czym jest?
Kolejną innowacją technologiczną w branży fiskalnej XXI wieku jest kasa wirtualna.
Jest to aplikacja, którą można zainstalować bezpośrednio na terminalu płatniczym, zastępując tradycyjną i często już przestarzałą kasę fiskalną. Oznacza to, że wszystkie operacje płatnicze i fiskalne można przeprowadzić na jednym urządzeniu, eliminując potrzebę stosowania dodatkowego sprzętu, co przekłada się z kolei na minimalizację kosztów. Terminal płatniczy z zainstalowaną kasą wirtualną wydrukuje nie tylko potwierdzenie płatności, ale też paragon fiskalny czy fakturę VAT. Jego obsługa jest bardzo prosta, a wygoda użytkowania wręcz rewolucyjna.
Korzyści z zastosowania kasy wirtualnej jest wiele. Redukuje koszty zakupu sprzętu i konserwacji, dostarcza dane o sprzedaży w czasie rzeczywistym i upraszcza proces zarządzania magazynem. Dzięki aplikacji webowej przedsiębiorca ma wgląd do analizy i danych przez 24 godziny na dobę. Dodatkowo kasa wirtualna znacznie zmniejsza ryzyko błędów i oszustw, ponieważ wszystkie transakcje są przetwarzane elektronicznie.
Kasa wirtualna – kto może skorzystać?
Używanie wirtualnych kas możliwe jest od 1 czerwca 2020 roku. Przepisy wyraźnie wskazują jednak na grupy przedsiębiorców, które mogą z nich korzystać. Są to m.in. firmy świadczące:
- wszelkiego rodzaju usługi przewozu osób i transportu pasażerskiego (drogowego, kolejowego, morskiego, lotniczego),
- usługi hotelarskie i inne związane z oferowaniem miejsc noclegowych turystom,
- usługi gastronomiczne,
- usługi sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych.
Od marca 2022 roku wirtualne kasy fiskalne mogą także wprowadzać przedsiębiorstwa świadczące usługi mycia i czyszczenia samochodów.
Szczegółowa lista grup podatników, którzy mogą korzystać z wirtualnych kas, dostępna jest w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 maja 2020 r. wraz z późniejszymi zmianami.
Wirtualna kasa musi spełniać warunki określone dla kas fiskalnych, co jest potwierdzane przez Prezesa Głównego Urzędu Miar. Przed zdecydowaniem się na zakup usługi, warto więc sprawdzić, czy dana kasa wirtualna posiada odpowiedni certyfikat.
Kasoterminale z dofinansowaniem od państwa
Aktualnie zgodnie z trendami, kasoterminale można nabyć poprzez różne, wygodne formy finansowania, takie jak np. najem, jednorazowy zakup czy raty.
Warto wiedzieć, że podmiotom, które zakładają swoje pierwsze działalności przysługują bardzo atrakcyjne zniżki na zakup sprzętu fiskalnego i terminali płatniczych (np. program Polska Bezgotówkowa czy zwrot z Urzędu Skarbowego).
Podsumowując, kasoterminale online i wirtualne kasy fiskalne to niedaleka przyszłość, a nie tylko wizja. To także niezbędne narzędzia wspierające nowoczesne firmy w sektorze małych i średnich przedsiębiorstw. Dzięki zastosowaniu najnowszych technologii mają zdolność do szybkiej adaptacji często zmieniających się trendów i warunków rynkowych. Warto przeanalizować profity i na tej podstawie podjąć ostateczną decyzję o zakupie, bądź najmie takiego rozwiązania.
Michał Pawłowski
jeden z założycieli oraz Członek Zarządu firmy iPOS S.A spółki należącej do notowanej na GPW Grupy OEX.