1.Obowiązki w zakresie utworzenia PPK
Podmiot zatrudniający, objęty wymogiem prowadzenia PPK, powinien:
• w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, a jeżeli taka organizacja nie działa w danym podmiocie – z reprezentacją osób zatrudnionych, wyłonioną w trybie u niego przyjętym, dokonać wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK,
• zawrzeć umowę o zarządzenie PPK z wybraną instytucją finansową,
• zawrzeć indywidualne umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz uczestników PPK z instytucją finansową, z którą zawarta została umowa o zarządzanie PPK.
Wyboru instytucji finansowej, z którą zostanie zawarta umowa o zarządzanie PPK, należy dokonać spośród umieszczonych w ewidencji PPK i prezentowanych na portalu PPK:
– funduszy inwestycyjnych zarządzanych przez towarzystwo funduszy inwestycyjnych (TFI),
– funduszy emerytalnych zarządzanych przez powszechne towarzystwo emerytalne (PTE) albo pracownicze towarzystwo emerytalne,
– zakładów ubezpieczeń.
Wybór ten powinien zostać dokonany w szczególności na podstawie oceny proponowanych przez tę instytucję finansową warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, efektywności w zarządzaniu aktywami i doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub funduszami emerytalnymi, mając na uwadze najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych. Podmiot zatrudniający powinien zawrzeć umowę o zarządzanie PPK nie później niż 10 dni roboczych przed dniem, w którym w stosunku do pierwszej osoby zatrudnionej jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Z kolei obowiązek zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej powstaje po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później niż do 10 dnia następującego po miesiącu, w którym upłynął termin trzech miesięcy zatrudnienia, chyba że złoży deklarację rezygnacji.
W przypadku niedopełnienia przez podmiot zatrudniający obowiązku zawarcia umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie:
• taki podmiot zostanie wezwany przez Polski Fundusz Rozwoju do zawarcia umowy o zarządzanie PPK w terminie 30 dni, jednocześnie
• grozi mu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie kary grzywny w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń w tym podmiocie w poprzedzającym roku obrotowym.
Jeżeli natomiast podmiot zatrudniający nie dopełni obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK w ustawowym terminie:
• przyjmuje się, że w pierwszym dniu po upływie terminu na zawarcie tej umowy, z mocy prawa powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK pomiędzy osobą zatrudnioną a instytucją finansową, z którą podmiot zatrudniający zawarł umowę o zarządzanie PPK; przy czym umowę o prowadzenie PPK uważa za zawartą na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK, jednocześnie
• grozi mu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie kary grzywny w wysokości od 1 000 zł do 1 000 000 zł.
Zobacz: Prawo dla firm
2.Obowiązki podmiotu zatrudniającego dotyczące wpłat do PPK
Podmiot zatrudniający jest obowiązany finansować wpłaty podstawowe do PPK z własnych środków – w wysokości 1,5% wynagrodzenia uczestnika. Może też zadeklarować finansowanie wpłat dodatkowych – w wysokości do 2,5% wynagrodzenia uczestnika.
Na podmiocie zatrudniającym ciążą obowiązki:
• obliczania i dokonywania wpłat do wybranej instytucji finansowej finansowanych przez ten podmiot oraz
• obliczania, pobierania od uczestnika PPK i dokonywania wpłat do wybranej instytucji finansowej finansowanych przez uczestnika.
W praktyce realizacja obowiązków podmiotu zatrudniającego w zakresie dokonywania wpłat do PPK wymaga dostosowania systemu kadrowo-płacowego do wymogów związanych z nowymi obciążeniami publicznoprawnymi. Wpłat do PPK dokonuje się począwszy od miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał stosunek prawny wynikający z umowy o prowadzenie PPK. Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający są obliczane oraz wpłaty finansowane przez uczestnika PPK są obliczane i pobierane od uczestnika w terminie wypłaty wynagrodzenia przez podmiot zatrudniający. Wpłaty dokonywane są do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane. Jeżeli jednak wynagrodzenie wypłacane jest w okresach krótszych niż jeden miesiąc, wypłaty należne za miesiąc dokonywane są w terminie do ostatniego dnia miesiąca. Roszczenia z tytułu wpłat do PPK ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne. W zakresie nieuregulowanym w przepisach o PPK do wpłat na rzecz PPK znajdują zastosowanie przepisy ustawy z 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny. W przypadku niedopełnienia przez podmiot zatrudniający obowiązku dokonywania wpłat do PPK w przewidzianym przepisami terminie, grozi mu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie kary grzywny w wysokości od 1 000 zł do 1 000 000 zł.
Zobacz kompleksowy serwis o tej tematyce: Pracownicze Plany Kapitałowe
3.Obowiązki administracyjne podmiotu zatrudniającego – zarządzanie dokumentacją
Podmiot zatrudniający w związku z założeniem i prowadzeniem PPK zobowiązany jest zapewnić obsługę administracyjną programu, w szczególności prowadzić i zarządzać dokumentacją (w tym w tradycyjnej postaci papierowej).
Do zadań podmiotu zatrudniającego w ramach obsługi PPK należą w szczególności:
• przyjmowanie i weryfikowanie pod kątem formalnym oświadczeń uczestników PPK:
– oświadczenia o braku zgody na wypłatę transferową środków zgromadzonych w PPK,
– oświadczenia o zawartych w imieniu uczestnika umowach o prowadzenie PPK,
– powtarzalnych deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK,
– wniosków o przystąpienie do PPK osób pomiędzy 55 a 70 rokiem życia,
–wniosków o ponowne dokonywanie wpłat do PPK po okresie rezygnacji z oszczędzania w PPK,
–deklaracji o dokonywaniu przez uczestnika wpłat do PPK w czasie przestoju ekonomicznego,
–deklaracji o finansowaniu przez uczestnika wpłaty dodatkowej,
–deklaracji o zmianie wysokości lub rezygnacji z dokonywania przez uczestnika wpłaty dodatkowej do PPK (takie deklaracje mogą być składane bez ograniczeń w każdym czasie);
• przyjmowanie oświadczeń instytucji finansowej:
–o otwarciu likwidacji funduszu, w którym gromadzone są środki PPK;
• składanie za pośrednictwem wybranej instytucji finansowej wniosków w imieniu i na rzecz uczestnika PPK o wypłatę transferową środków zgromadzonych w PPK w sytuacjach określonych w ustawie;
• zarządzanie i przechowywanie dokumentacji dotyczącej PPK, w tym umów o zarządzanie PPK i umów o prowadzenie PPK (liczba umów zależy od liczby osób zatrudnionych);
• czuwanie nad terminami wykonania poszczególnych obowiązków nałożonych na podmiot zatrudniający, w tym obowiązku ponownego dokonywania wpłat do PPK za uczestnika, który złożył deklarację o rezygnacji z oszczędzania w programie – co cztery lata od dnia 1 kwietnia.
W przypadku niedopełnienia przez podmiot zatrudniający obowiązku prowadzenia dokumentacji związanej z dokonywaniem wpłat do PPK, grozi mu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie kary grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł.
4.Obowiązki informacyjne
Na podmiocie zatrudniającym spoczywają liczne obowiązki informacyjne, zarówno względem uczestnika PPK, jak i względem instytucji finansowej.
Podmiot zatrudniający powinien realizować następujące obwiązki informacyjne względem uczestnika PPK:
•poinformować go o obowiązku złożenia przez podmiot zatrudniający w imieniu uczestnika wniosku o wypłatę transferową – niezwłocznie po zawarciu umowy o prowadzenie PPK;
•poinformować go o warunkach uczestnictwa w PPK oraz obowiązkach i uprawnieniach podmiotu zatrudniającego, jak również osoby zatrudnionej, związanych z udziałem w PPK;
•poinformować go o możliwości złożenia wniosku o przystąpienie do PPK (w przypadku, gdy uczestnik ma ukończone 55 lat lecz nie więcej niż 70 lat);
•poinformować go o ponownym dokonywaniu wpłat do PPK po upływie okresu ważności deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK – co cztery lata, w terminie do ostatniego dnia lutego;
•poinformować go o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej do PPK.
Ponadto, na podmiocie zatrudniającym ciąży obowiązek realizacji obowiązków informacyjnych względem wybranej instytucji finansowej, z którą zawarta została umowa o zarządzanie PPK:
•o złożeniu przez uczestnika deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK – niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od złożenia temu podmiotowi przez uczestnika deklaracji rezygnacji;
•o ponownym dokonywaniu za daną osobę zatrudnioną wpłat do PPK w przypadku upływu okresu ważności deklaracji o rezygnacji z oszczędzania w PPK.
W przypadku nie zgłaszania przez podmiot zatrudniający wymaganych ustawą danych lub zgłaszania nieprawdziwych danych albo udzielania w sprawach PPK nieprawdziwych wyjaśnień lub odmowy ich udzielenia, grozi mu pociągnięcie do odpowiedzialności karnej i nałożenie kary grzywny w wysokości od 1 000 zł do 1 000 000 zł.
5.Uprawnienia PIP w zakresie spełniania obowiązków w zakresie PPK
Kontrola spełniania przez podmioty zatrudniające obowiązków wynikających z ustawy o PPK będzie należała do Państwowej Inspekcji Pracy. PIP będzie mogła skontrolować w szczególności wywiązywanie się przez te podmioty z obowiązków w zakresie:
•zawarcia umów o zarządzanie PPK;
•zawarcia umów o prowadzenie PPK;
•dokonywania wpłat do PPK.
PIP będzie również uprawniona do:
•ścigania wykroczeń przewidzianych w przepisach o PPK;
•udziału w postępowaniach w sprawach dotyczących wykroczeń popełnionych w związku z naruszeniem obowiązków dotyczących PPK w charakterze oskarżyciela publicznego.
Dane niezbędne do kontrolowania podmiotów zatrudniających w zakresie przestrzegania przez nich obowiązków w zakresie PPK zostaną udostępnione PIP przez Polski Fundusz Rozwoju z ewidencji PPK. PIP uzyska tą drogą m.in. dane o dacie zawarcia umowy o zarządzanie PPK, nazwie, NIP i adresie siedziby podmiotu zatrudniającego.
Podstawa prawna:
ustawa z 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. poz. 2215)
Zobacz serwis: Kadry