Dla potrzeb ewidencji dotacji w księgach rachunkowych jednostka powinna wziąć pod uwagę przede wszystkim cel, na jaki dotacja została przyznana. Inaczej ewidencjonuje się bowiem wydatki i wpływy (w tym dotacje) w przypadku otrzymania dotacji na sfinansowanie w całości lub w części zakupu, budowy lub ulepszenia środków trwałych, a inaczej, gdy dotacja jest przeznaczona na dofinansowanie bieżącej działalności.
W zależności od celu, na jaki dotacja została przyznana, wyróżnia się:
- dotacje do aktywów,
- dotacje do przychodu.
Dotacje do aktywów służą sfinansowaniu zakupu, wytworzeniu, budowie, ulepszeniu lub pozyskaniu aktywów trwałych w inny sposób. Otrzymanie tego typu dotacji jest warunkowane wydatkowaniem ich zgodnie z przeznaczeniem zapisanym w umowie, tj. co do rodzaju dotowanych aktywów, ich umiejscowienia albo okresów, w których mają być nabyte lub utrzymywane przez jednostkę.
Dotacje do przychodów są przeznaczone na dofinansowanie bieżącej działalności operacyjnej oraz na sfinansowanie sprzedaży produktów, świadczenia usług czy sprzedaży towarów.
Drugą kwestią, która wpływa na sposób ewidencji dotacji, jest forma prawna podmiotu otrzymującego dotację. Dotacje unijne otrzymują podmioty gospodarcze działające w bardzo zróżnicowanych formach prawnych oraz funkcjonujące na podstawie różnych przepisów systemowych regulujących ich działalność. W związku z obowiązującymi różnymi przepisami systemowymi podmioty gospodarcze ewidencjonują otrzymane przychody z tytułu dotacji jedną z dwóch poniższych metod:
- metodą kapitałową - zwaną także funduszową,
- metodą wynikową - zwaną także przychodową.
Metoda wynikowa ujmowania dotacji otrzymywanych z funduszy unijnych jest najczęściej stosowaną metodą. Wykorzystują ją podmioty gospodarcze, w odniesieniu do których przepisy systemowe nie zawierają szczególnych uregulowań. Przy metodzie wynikowej dotacje zalicza się do przychodu na przestrzeni jednego lub większej liczby okresów sprawozdawczych.
Metoda kapitałowa polega na ewidencjonowaniu środków otrzymanych z funduszy unijnych na zwiększenie kapitału (funduszu) własnego jednostki otrzymującej dotację. Ujęcie otrzymanych środków z dotacji jako zwiększenie kapitałów jest dokonywane na podstawie przepisów systemowych regulujących zasady gospodarki finansowej danej grupy jednostek.
Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Ewidencja otrzymanej dotacji
W artykule omówiono również przykłady ewidencji księgowej.