Informację o nietworzeniu zfśs lub niewypłacaniu świadczeń urlopowych pracodawca zatrudniający na 1 stycznia mniej niż 20 pracowników może przekazać zatrudnionym w dowolny sposób przyjęty w firmie.
Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzą, co do zasady, pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku. Jedynie pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjno-prawnych jednostek sektora finansów publicznych mają obowiązek tworzenia funduszu bez względu na liczbę zatrudnionych i nie mogą z niego zrezygnować. Przepisy przewidują jednak możliwość rezygnacji z tworzenia funduszu u pracodawców prywatnych. W ich przypadku rezygnacja może nastąpić w każdej chwili, nie tylko z początkiem następnego roku kalendarzowego.
Natomiast pracodawcy prywatni zatrudniający mniej niż 20 pracowników, a więc niezobowiązani do utworzenia zfśs lub wypłaty świadczeń urlopowych, do końca stycznia mają obowiązek poinformować pracowników o swojej decyzji w tym zakresie. W sytuacji takich pracodawców nie istnieje obowiązek konsultacji z organizacją związkową lub z przedstawicielem pracowników. Zatem jednostronna decyzja pracodawcy jest w takim przypadku wiążąca dla zatrudnionych. Dotrzymanie ustawowego terminu na powiadomienie pracowników o nieutworzeniu zfśs lub o niewypłacaniu świadczeń urlopowych przez pracodawców zatrudniających 1 stycznia mniej niż 20 pracowników nie ma jednak bezwzględnego charakteru. Przekazanie pracownikom informacji po 31 stycznia może bowiem powodować rozbieżne skutki prezentowane w stanowiskach urzędów i sądów.
Zgodnie z poglądem PIP, przekroczenie tego terminu nakłada na pracodawcę obowiązek naliczania odpisu na fundusz lub wypłacania świadczenia urlopowego, a w przeciwnym razie jest zagrożone karą grzywny w postępowaniu sądowym. Natomiast sądy, m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 1 marca 2007 r. (I OSK 814/06) zajmują stanowisko, zgodnie z którym przekroczenie terminu przez pracodawcę nie powoduje obowiązku naliczania odpisów na zfśs czy wypłaty świadczeń urlopowych, a takie opóźnienie jest zagrożone najwyżej grzywną. Potwierdził to Sąd Okręgowy w Warszawie w wyroku z 15 stycznia 2008 r. (XII Pa 442/07), w którym uznał, że za przekroczenie terminu nie grozi nawet grzywna.
• art. 3 ust. 1-3a, art. 4 ust. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.).
Bożena Goliszewska
specjalista w zakresie kadr i płac