Jeśli pracownik złożył płatnikowi wniosek o rozliczenie roczne na druku PIT-12, to płatnik zamiast wystawiać mu informację PIT-11, powinien we wskazanym terminie rozliczyć należny za niego podatek w PIT-40.
Informację PIT-11 mają obowiązek wystawiać płatnicy (osoby fizyczne, prawne, jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej) pobierający zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od nich przychody w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof). Chodzi tu m.in. o opodatkowane na ogólnych zasadach przychody:
• ze stosunku pracy i służbowego,
• z pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy,
• z umów cywilnoprawnych,
• otrzymywane przez osoby należące do zarządów, rad nadzorczych, komisji i innych organów stanowiących w spółkach,
• z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej,
• uzyskane z umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub podobnych umów.
PIT-11 należy sporządzić dla podatnika, właściwego urzędu skarbowego i ewentualnie pozostawić w dokumentacji kadrowo-płacowej. Płatnik powinien przekazać PIT-11 do urzędu skarbowego w formie papierowej. Warto też pamiętać, żę może złożyć tę informację w formie elektronicznej, ale pod warunkiem posiadania bezpiecznego podpisu elektronicznego.