Takie ułatwienia wprowadza rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
Dotychczas trzema akceptowalnymi formami faktur były: tradycyjne papierowe, e-faktury opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym lub e-faktury wysyłane za pomocą zamkniętej sieci elektronicznej wymiany danych (EDI).
Zgodnie z treścią rozporządzenia od 1 stycznia 2011 r. faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym pod dwoma warunkami. Pierwszym jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury. Drugim - uzyskanie zgody kontrahenta na taką formę dystrybucji. Takiej zgody będzie można udzielić zarówno tradycyjnie, jak i w formie elektronicznej.
Ponadto faktury wysłane w formie elektronicznej można przechowywać w dowolny sposób w podziale na okresy rozliczeniowe, zapewniając:
- autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
- łatwe ich odszukanie;
- bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie.
Nowe przepisy umożliwiają przechowywanie faktur elektronicznych również w innym kraju UE, pod warunkiem zapewnienia do nich organowi podatkowemu dostępu on-line.