Ministerstwo Finansów uznaje dziś tylko dwa rodzaje faktur: papierowe wysyłane pocztą i elektroniczne opatrzone bezpiecznym e-podpisem. Natomiast nie akceptuje faktur wysłanych e-mailem czy faksem.
Firmy mimo to masowo przesyłają sobie faktury e-mailem w zwykłym pliku, ponieważ jest to rozwiązanie szybsze, wygodniejsze i tańsze. Przedsiębiorcy, chcąc zmylić urzędników skarbowych, drukują faktury z e-maila i zginają na pół, żeby wyglądały jak wyjęte z koperty.
Nie pomógł również głośny wyrok z 20 maja 2010 r. Naczelnego Sądu Administracyjnego (I FSK 1444/09), uznający, że faktury wysłane w e-mailu czy faksem są tak samo ważne, jak te przesłane pocztą. Resort finansów uznał bowiem, że jest to wyrok w indywidualnej sprawie, a zatem nie można stanowiska w nim zawartego rozciągać na inne przypadki korzystania z faktur elektronicznych. Oznacza to, że wyrok NSA jest prawomocny a firmy dalej muszą wysyłać faktury pocztą lub z bezpiecznym podpisem elektronicznym.
Zdaniem MF obowiązujące obecnie przepisy dotyczące kwestii związanych z fakturami elektronicznymi są zgodne z przepisami Unii Europejskiej, a w szczególności z przepisami dyrektywy 2006/112/WE.
Nadzieję na ułatwienie życia firmom daje przyjęta 13 lipca 2010 r. przez Radę Ecofin zmiana tej dyrektywy (2006/112/WE), która ma na celu m.in. liberalizację obecnych standardów przesyłania i przechowywania faktur elektronicznych tak, aby faktury papierowe i faktury elektroniczne były traktowane w ten sam sposób.
Nowe brzmienie dyrektywy nakłada na podatnika obowiązek zapewnienia wszystkim fakturom (od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu jej przechowywania) autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury m.in. za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Innymi słowy to podatnik będzie decydował o formie przesyłu i przechowywania faktur pod warunkiem, że powyższe cechy faktur będą zapewnione.
Ministerstwo Finansów zapewnia, że podjęło już niezbędne prace nad dostosowaniem nowych przepisów do wymogów nowych zapisów dyrektywy, jednak do czasu wejścia przewidywanych zmian w życie kwestie metod przesyłu faktur drogą elektroniczną reguluje rozporządzenie ministra finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).
Adam Kuchta