Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Do tych dowodów zalicza się m.in. dokumenty zewnętrzne obce. Dowód księgowy powinien zawierać m.in. takie dane, jak określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej. Jerzy Kuprianowicz, ekspert w TPA Horwath, stwierdza, że żaden przepis ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.) nie warunkuje możliwości zaliczenia poniesionego kosztu od posiadania faktury VAT dokumentującej zakup. Jednak w celu ujęcia wydatku w kosztach podatnik musi odpowiednio udokumentować fakt jego poniesienia.
- Paragony fiskalne oraz potwierdzenia zapłaty same w sobie nie spełniają wszystkich wymogów formalnych dowodów księgowych uprawniających podatnika do ujęcia kosztu w księgach rachunkowych - wyjaśnia Jerzy Kuprianowicz.
Nie oznacza to, że firma definitywnie nie ma prawa zaliczyć wydatków udokumentowanych paragonami do kosztów uzyskania przychodów. Sądy administracyjne wskazują, że koszty faktycznie poniesione, a jedynie w sposób niepełny udokumentowane, mogą być uwzględnione przy ustalaniu podstawy opodatkowania, jeśli ich poniesienie zostanie przez podatnika uwiarygodnione za pomocą innych dowodów.
- Stanowisko sądów w tej sprawie podtrzymują ostatnio również organy podatkowe - zauważa ekspert TPA Horwath.
Opierają się przy tym na art. 180 Ordynacji podatkowej (t.j. Dz.U. z 2005 r. nr 8, poz. 60 z późn. zm.), który jako dowód dopuszcza wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Organ podatkowy ma obowiązek dokonać analizy zakwalifikowania przez podatnika wydatków do kosztów na podstawie zgromadzonego przez tego podatnika materiału dowodowego. Co istotne, katalog dowodów określonych w Ordynacji podatkowej nie jest w żaden sposób ograniczony.
Uzupełnieniem paragonu fiskalnego mogą być zatem przykładowo podpis osoby, która dokonała transakcji, zwięzły opis dokumentowanej operacji gospodarczej oraz pieczątka firmowa przybita na odwrotnej stronie paragonu.
Ważne
Jako dowód potwierdzający poniesienie kosztu organy skarbowe uznają również wewnętrzne dokumenty wystawione zgodnie z określonymi procedurami obowiązującymi w spółce, np. oświadczenie pracownika o przeprowadzeniu transakcji lub formularz rozliczenia delegacji
Ewa Matyszewska
ewa.matyszewska@infor.pl