Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentów ubezpieczeniowych zawiera 18 załączników. Pierwszych 16 załączników to zaktualizowane wzory dotychczas stosowanych dokumentów ubezpieczeniowych. Zostały w nich wprowadzone zmiany polegające na likwidacji niepotrzebnych pól, które nie były brane pod uwagę przy weryfikacji dokumentów przez ZUS. Powodem zmian było również umożliwienie prawidłowego sporządzania dokumentów po wejściu w życie przepisów, które wprowadziły m.in.:
• obowiązek zgłoszenia do ubezpieczenia wypadkowego wszystkich zleceniobiorców podlegających ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym od 1 stycznia 2010 r.,
• obowiązek opłacania składek na Fundusz Emerytur Pomostowych za pracowników pracujących w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze od 1 stycznia 2010 r.,
• możliwość zawieszenia prowadzenia działalności gospodarczej (od 20 września 2008 r.).
Załącznik nr 17 do nowego rozporządzenia w sprawie dokumentów ubezpieczeniowych to wzór nowego dokumentu o symbolu ZUS ZSWA, który będzie służył do zgłoszenia lub korekty danych osób wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
Ostatni, 18. załącznik do nowego rozporządzenia zawiera kody wykorzystywane do wypełniania dokumentów ubezpieczeniowych. Zmiany w tym załączniku dotyczą przede wszystkim kodów tytułu ubezpieczenia. Część z dotychczas stosowanych przestanie bowiem obowiązywać od 1 stycznia 2010 r., a część zmieni swój opis. Przedstawiamy zestawienie zmian w kodach.
Zmiany w kodach tytułu ubezpieczenia
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Nowe rozporządzenie wprowadza nowe kody przyczyny wyrejestrowania w związku z zawieszeniem wykonywania pozarolniczej działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej:
• kod 210 - z którym będzie trzeba wyrejestrować płatnika składek,
• kod 700 - z którym płatnik będzie wyrejestrowywał ubezpieczonego.
W nowym rozporządzeniu nie ma ponadto części XIII, która określała „Kod choroby”. Takiego kodu nie wykazuje się już bowiem w ZUS RSA.
Od kiedy nowe druki
W styczniu 2010 r. ZUS udostępni nową wersję programu Płatnik, która będzie uwzględniać zmiany wprowadzone rozporządzeniem w sprawie dokumentów i kodów ubezpieczeniowych. Nowe wzory dokumentów ubezpieczeniowych należy stosować od 1 stycznia 2010 r. Jedynie przy rozliczaniu w styczniu 2010 r. składek za grudzień 2009 r. można korzystać z obecnie obowiązującej wersji programu Płatnik (7.03.001 lub 7.03.002).
Ważne!
Składki za grudzień 2009 r. można rozliczyć na drukach obowiązujących do końca 2009 r., w dotychczasowej wersji programu Płatnik.
Płatnicy składek, którzy składają w ZUS dokumenty ubezpieczeniowe w formie papierowej (tj. rozliczają składki za nie więcej niż 5 ubezpieczonych), mogą korzystać z dotychczasowych formularzy do czasu wyczerpania ich zapasów - poza drukami ZUS RSA i ZUS DRA. Dotychczasowe druki ZUS RSA i ZUS DRA mogą wykorzystać wyłącznie do rozliczenia składek i świadczeń za grudzień 2009 r. w styczniu 2010 r. Płatnicy ci będą ponadto mogli składać dokumenty rozliczeniowe zarówno na formularzach udostępnianych przez ZUS, jak i na wydrukach tych formularzy udostępnionych przez ZUS na stronie internetowej.
Konieczna weryfikacja numerów PESEL
Począwszy od 1 stycznia 2010 r. wszystkie dokumenty sporządzone za ubezpieczonego będącego obywatelem Polski muszą zawierać prawidłowy numer PESEL. Brak bądź niepoprawny numer PESEL uniemożliwi przekazanie dokumentu do ZUS.
Niemożliwe będzie również wysłanie dokumentu ZUS ZCNA, który będzie zawierał:
• PESEL członka rodziny zgłaszanego do ubezpieczenia zdrowotnego taki sam jak PESEL osoby zgłaszającej tego członka rodziny do ubezpieczenia, oraz
• zgłoszenie bądź wyrejestrowanie więcej niż jednego członka rodziny z tym samym numerem PESEL.
W związku z tym płatnicy, w celu uniknięcia problemów z wysyłką dokumentów do ZUS, powinni uzupełnić kartoteki ubezpieczonych w programie Płatnik o poprawny nr PESEL oraz zweryfikować kartoteki ubezpieczonych do końca grudnia 2009 r.
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 23 października 2009 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów - Dz.U. Nr 186, poz. 1444
• art. 35-39 ustawy z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych - Dz.U. Nr 237, poz. 1656
• art. 12 i 36a ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 71, poz. 609
Beata Wróblewska
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych
Joanna Kalinowska
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych