Firmy korzystają często ze środków trwałych, które nie są ich własnością, np. samochodów w leasingu operacyjnym. W takiej sytuacji, zgodnie z ustawą o rachunkowości, oddany do użytkowania środek trwały w księgach rachunkowych korzystającego będzie widniał tylko w ewidencji pozabilansowej.
Warto pamiętać, że inwentaryzację własnych środków trwałych można rozpocząć trzy miesiące przed końcem roku obrotowego. Natomiast jeżeli znajdują się na terenie strzeżonym, czynności te można przeprowadzić raz na cztery lata. Powstaje więc pytanie, jak postępować ze środkami trwałymi niebędącymi własnością spółki.
Katarzyna Szaruga, biegły rewident, dyrektor departamentu audytu Europejskiego Centrum Audytu wyjaśnia, że zgodnie z obowiązującymi przepisami inwentaryzacja obejmuje zarówno składniki majątkowe ujmowane w księgach rachunkowych, jak i majątek, dla którego jednostka prowadzi ewidencję pozabilansową, obejmujący składniki aktywów, które zostały powierzone jednostce do przechowywania, przetworzenia, sprzedaży lub użytkowania. W związku z tym inwentaryzację należy przeprowadzić także dla środków trwałych znajdujących się w ewidencji pozabilansowej użytkowanych przez jednostkę na podstawie np. umowy leasingu operacyjnego, umowy najmu bądź umowy dzierżawy.
- Celem takiej inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu posiadanych obcych środków trwałych, sprawdzenie prawidłowości ich wykorzystywania w działalności jednostki oraz rozliczenie osób odpowiedzialnych materialnie za powierzone im składniki majątku - twierdzi nasza rozmówczyni. Dodaje również, że środki trwałe niebędące własnością jednostki inwentaryzuje się drogą spisu z natury, porównania danych z ewidencją pozabilansową oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. O wynikach przeprowadzonej inwentaryzacji jednostka ma obowiązek powiadomić jednostkę będącą właścicielem danego środka trwałego. Inwentaryzację obcych środków trwałych przeprowadza się w terminach określonych dla własnych środków trwałych.
Jak twierdzi Katarzyna Szaruga, obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych w ewidencji pozabilansowej nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
Agnieszka Pokojska