Wpisu do ewidencji działalności gospodarczej muszą dokonać wszystkie osoby, które są przedsiębiorcami, niezależnie od tego, w jakiej formie będą prowadzić działalność gospodarczą. Oznacza to, że w przypadku firmy małżeńskiej wpisu powinni dokonać np. oboje małżonkowie - gdy chcą wspólnie prowadzić działalność gospodarczą albo wszyscy wspólnicy spółki cywilnej. Tylko w sytuacji gdy współmałżonek albo inny członek rodziny funkcjonował będzie na zasadzie osoby współpracującej, nie będzie on w rzeczywistości przedsiębiorcą, a tym samym do rejestru wpisywać się nie musi.
Trzeba przy tym od razu zaznaczyć, że wpisu do ewidencji dokonują tylko przedsiębiorcy, a tymi są wyłącznie osoby prowadzące działalność gospodarczą.
Wszyscy przedsiębiorcy powinni uzyskać urzędowy numer podmiotu gospodarczego - REGON. Taki obowiązek nakłada na nich rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie rejestru podmiotów gospodarki narodowej. Krajowy rejestr urzędowy podmiotów gospodarki narodowej, zwany rejestrem podmiotów lub REGON-em, obejmujący: osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz ich jednostki lokalne, jest prowadzony przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w sposób zinformatyzowany i nosi skróconą nazwę REGON. W rejestrze podmiotów za osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą uznaje się osobę, której działalność jest wpisana do ewidencji działalności gospodarczej i inną osobę prowadzącą działalność na własny rachunek w celu osiągnięcia zysku oraz osobę prowadzącą indywidualne gospodarstwo rolne. Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą jako wspólnicy spółki cywilnej nie podlegają odrębnej rejestracji w rejestrze podmiotów - wpisowi podlega spółka cywilna.
Każdy, kto osiągnął jakikolwiek przychód podlegający podatkowi dochodowemu, musiał wystąpić o nadanie numeru identyfikacji podatkowej (NIP). Jeśli był to dochód osiągnięty za pośrednictwem tzw. płatnika (np. z tytułu umowy o pracę) składał wniosek o nadanie numeru identyfikacji podatkowej wraz z pierwszym rocznym zeznaniem podatkowym (PIT). Taki numer identyfikujący podatnika osobie fizycznej nadawany jest raz na zawsze. Jedynie gdy następują zmiany danych zapisanych pod tym numerem, podatnik zobowiązany jest do składania wniosków aktualizacyjnych - na takich samych formularzach NIP, jak wnioski o nadanie numeru. W przypadku osób fizycznych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą jest to formularz NIP-1.
Spółka cywilna musi mieć swój własny NIP m.in. właśnie dlatego, że na gruncie podatku VAT jest odrębnym podmiotem. Czyli podatku VAT wspólnicy spółki cywilnej nie rozliczają według udziałów, jak ma to miejsce w przypadku podatku dochodowego, ale rozliczają go wspólnie; można by rzec, że płatnikiem podatku VAT jest spółka cywilna, a nie wspólnicy.
Trzeba też pamiętać o tym, że pewne obowiązki z zakresu identyfikacji podatkowej mogą obciążać przedsiębiorcę jako tzw. płatnika (np. gdy zatrudnia osoby, które jeszcze nie mają swojego numeru identyfikacji podatkowej).
ED