No i w praktyce świadkowie są mniej przekonujący, również dla sądu, niż dokumenty. Trudniej bowiem uwierzyć w bezstronność krewnych lub pracowników strony niż w to, co napisano. Co więcej, siłę dokumentów preferuje wprost procedura cywilna. Między innymi postępowanie nakazowe można wszcząć na podstawie posiadanych dokumentów świadczących – niechby i powierzchownie – o racji powoda.
Warto robiąc interesy pamiętać i o tym, że do odbioru, a tym bardziej podpisywania faktur, nie są z mocy prawa upoważnieni domownicy kontrahenta. Do tej czynności potrzebne jest pełnomocnictwo. Faktura to nie list.
Nie zawsze też – niestety – warto angażować prokuratora w sprawy u swego podłoża cywilne. Zdarza się bowiem, że odmówi on, albo – co równie prawdopodobne – będzie na tyle długo procedował, że lepiej jest skoncentrować się na efektywnej obronie swych interesów na gruncie procedury cywilnej i upilnować, żeby np. nie narastały odsetki od żądanych przez przeciwnika procesowego kwot. Dlatego czasem dobrze jest złożyć należność w depozycie sądowym.
Czytelniczka z Gdańska jest kosmetyczką. Prowadzi zakład w pomieszczeniach umiejscowionych na parterze domu stanowiącego jej własność. W końcu ubiegłego roku przyjęła ofertę usługodawcy-domokrążcy, który zaproponował wymianę czterech par drzwi – trzech skrzydeł wewnątrz firmy i jednych drzwi zewnętrznych. W sumie chciał za to 4 tys. zł.
Umowy o dzieło, bo taką w istocie przedsiębiorcy zawarli, nie spisali. Przyjmujący zamówienie pokazał zamawiającej próbki materiału, z którego miały być wykonane obydwa rodzaje drzwi i po akceptacji przez nią modeli uwidocznionych na zdjęciach i ustaleniu terminu, w którym drzwi miały być wstawione, strony umowy rozeszły się. W wyznaczonym terminie przedsiębiorca wstawiający drzwi pojawił się wraz z pracownikami i bardzo sprawnie dzieło wykonał. Zamawiająca robotę przyjęła. Uznała, że drzwi są dokładnie takie, jak zamówiła. Miała przelać pieniądze ze swego rachunku na konto wykonawcy dzieła, ale ten wcześniej zobowiązał się dostarczyć jej fakturę VAT. I dostarczył, tyle że przybył nieco wcześniej niż był umówiony.
W domu i w zakładzie nie było nikogo z wyjątkiem ojca zamawiającej – człowieka starego i niedowidzącego, za to skłonnego do współpracy. Starszy pan nie jest ani wspólnikiem córki, ani jej pełnomocnikiem, zgodził się jednak przyjąć fakturę, ponieważ chciał – jak to określił – pomóc zapracowanej najbliższej osobie. Przedsiębiorca, który wstawił drzwi, zażądał podpisania faktury za wykonaną usługę, ale nie wspomniał, że opiewa ona na 9 tys. zł, a nie na umówione wcześniej 4 tysiące. Starszy pan złożył swą parafkę i wziął fakturę. Córka, gdy po godzinie zobaczyła, co się stało, wszczęła alarm. Było jednak za późno. Rzemieślnik, który przyjął i wykonał zamówienie na podstawie ustnej umowy, miał podpisaną fakturę. Tym samym, formalnie rzecz biorąc, wolno mu domagać się od czytelniczki zapłaty 9 tys. zł.
W obrocie profesjonalnym, czyli między przedsiębiorcami, nie ma obowiązku zawierania niektórych, czy nawet wielu umów na piśmie, podobnie zresztą jak między konsumentami. Dotyczy to m.in. umów o dzieło, czyli w praktyce większości kontraktów o świadczenie usług. Czym innym jest jednak ważność umowy zawartej ustnie, a czym innym jej walory dowodowe, czy raczej brak takich cech. W tym wypadku bowiem umowa zawarta ustnie jest ważna, ale uzgodniona między stronami cena – trudna do udowodnienia.
A w życiu często mamy do czynienia z podobnymi sytuacjami, jak w wypadku czytelniczki. Ofertą bywają ogłoszenia czy ulotki, choć nie zawsze spełniają one wymagania art. 66 kodeksu cywilnego (oświadczenie drugiej stronie woli zawarcia umowy stanowi ofertę, jeżeli określa istotne postanowienia tej umowy). Dobrze jest wówczas napisać w dwóch egzemplarzach, że zamawia się np. drzwi w określonej liczbie i cenie oraz podpisać. Wtedy oferta plus zamówienie, mimo że to dwa różne dokumenty, stanowi razem umowę. Wówczas zostają określone przynajmniej istotne i wystarczające elementy umowy o dzieło (co, kiedy, za ile).
Tymczasem czytelniczka zawarła umowę ustnie lub nawet w sposób dorozumiany – rzemieślnik przyszedł i założył drzwi. I jeżeli w jej wypadku dzieło nie odbiegało od tego, co zostało napisane w ulotce, to można uznać, że gdańska kosmetyczka udzieliła zamówienia na takich właśnie warunkach. Oczywiście byłoby dobrze, gdyby ktoś mógł to potwierdzić, ale wiadomo, że często takie rozmowy odbywają się w cztery oczy.
Pozytywnym elementem sytuacji jest fakt, że ojciec czytelniczki nie był uprawniony do odbioru faktury. Nie jest ani wspólnikiem, ani pełnomocnikiem, a faktura to nie list, którego odbiór się kwituje. Wykonawca dzieła nie może więc jego podpisu traktować jako zaakceptowania warunków zawartych w fakturze. Powstał jednak problem faktyczny.
Jeśli wykonawca dzieła wystąpi o nakaz zapłaty w postępowaniu nakazowym i dołączy fakturę potwierdzoną podpisem (sąd nie bada, czy jest to parafa osoby uprawnionej), to może uzyskać nakaz zapłaty. Czytelniczce wolno się oczywiście odwołać, czyli złożyć zarzuty, ale nakaz jest jednocześnie tytułem zabezpieczającym, który może od razu pójść do egzekucji. Tym samym komornik może rozpocząć postępowanie egzekucyjne, czyli ściąganie uwidocznionej w nakazie kwoty zanim sąd rozpozna zarzuty.
Pewne zamieszanie w wypadku czytelniczki może wprowadzić domniemanie, wynikające z przepisów, że osoba zastana w lokalu przedsiębiorcy jest uprawniona do odbioru korespondencji. Podpis na fakturze nie jest jednak pokwitowaniem doręczenia. Oznacza przyjęcie jej treści. Dlatego ten, kto daje fakturę do zaakceptowania, powinien się upewnić, że ma do czynienia z osobą do tego uprawnioną.
Powinien np. zażądać pełnomocnictwa, ponieważ nie istnieje domniemanie posiadania pełnomocnictwa w takich sytuacjach. I tylko można mieć nadzieję, że czytelniczka nie wyszła z zakładu, kiedy fachowiec przyjechał wymieniać jej drzwi, mówiąc, że wszystko załatwi ojciec. Nie możemy też mówić w tym wypadku o działaniu fałszywego pełnomocnika ani o działaniu ojca czytelniczki pod wpływem błędu. Właśnie dlatego, że w ogóle nie miał on prawa do podpisywania faktur wystawianych dla jej przedsiębiorstwa.
Jeśli fachowiec widział, że ojciec jest stary i chory, to można nawet przyjąć, że dopuścił się on próby wyłudzenia. W takich razach możliwe jest oczywiście zawiadomienie prokuratury. W praktyce jednak wiadomo, że prokurator odpowie, iż jest to sprawa o charakterze rozliczeń cywilnych i nie będzie chciał się tym zajmować, choć formalnie rzecz biorąc można wystąpić z zawiadomieniem o popełnieniu przestępstwa. Poza tym wszczynanie postępowania karnego jest tu pozbawione sensu chociażby dlatego, że czas działania prokuratury jest tak długi, że z wyniku takiego postępowania nie byłoby żadnego pożytku w postępowaniu cywilnym.
Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk