Podpisywanie umów, a następnie ich realizację, utrudniają skomplikowane procedury. Osoby przygotowujące projekty narzekają m.in. na obowiązek dołączenia do wniosku wielu kopii załączników. Zgodność tych kopii z oryginałem musi być poświadczona przez notariusza, a to kosztuje. Organizacje pozarządowe mają z kolei problem z uzyskaniem gwarancji w bankach. Te nie chcą ich udzielać instytucjom, które nie zarabiają i nie posiadają majątku. Z uzyskaniem takiej gwarancji miała kłopot Fundacja Rozwoju Dzieci im. Jana Amosa Komeńskiego, największa organizacja pomagająca najmłodszym, która realizuje projekt „Ośrodki przedszkolne – szansą na dobry start”.
Małgorzata Maksymowicz z Urzędu Dzielnicy Ursynów, koordynator programu PATRON pomagającego znaleźć zatrudnienie m.in. bezdomnym, dodaje, że problemem jest również wprowadzenie zmian w projekcie. Tych nie da się uniknąć, ponieważ precyzyjne zaplanowanie wszystkich wydatków i działań z półrocznym wyprzedzeniem – tyle czasu mija od napisania projektu do podpisania umowy – jest niemożliwe.
– W tej chwili trwają prace nad nowelizacją rozporządzeń określających wzór wniosku i umowy o dofinansowanie, które ułatwią życie projektodawcom – mówi Anna Mickiewicz, z Departamentu Zarządzania EFS w Ministerstwie Rozwoju Regionalnego. Ministerstwo planuje, że to instytucje odpowiedzialne za wdrażanie poszczególnych działań będą określały wymagania dla projektodawców.
– Umożliwi to np. dostosowanie listy załączników czy harmonogramu płatności do konkretnych typów projektów – wyjaśnia Anna Mickiewicz. Ponadto większość dodatkowych dokumentów autor projektu będzie mógł dostarczyć dopiero na etapie podpisywania umowy. Ich zgodności z oryginałem nie będzie musiał poświadczać notariusz. Zdaniem ministerstwa proponowane zmiany znacznie obniżą koszt przygotowania wniosku.
Obecnie każdy, kto realizuje projekt warty ponad 4 mln zł, musi przedstawić dodatkowe zabezpieczenie w formie gwarancji bankowej na 25 proc. sumy. W niedługiej przyszłości projektodawca będzie mógł negocjować, jaki procent dofinansowania będzie musiał w ten sposób zabezpieczyć. Ministerstwo rozwoju regionalnego zapowiada też, że instytucje wdrażające będą mogły indywidualnie określać procent środków, który należy rozliczyć, aby otrzymać kolejne.
– To ułatwi nam pracę – tłumaczy Alina Kozińska z Federacji Inicjatyw Oświatowych. Teraz, aby otrzymać kolejną transzę, muszę rozliczyć 80 proc. poprzedniej. Z tego powodu bardzo często brakuje nam pieniędzy na bieżącą realizację projektu.
MRR planuje również zmniejszyć katalog zmian wymagających podpisania aneksu do umowy. Już niedługo przesunięcie wydatków pomiędzy poszczególnymi kategoriami będzie wymagało jedynie pisemnej zgody.