Jeżeli wynajmujący zgodzi się na obniżenie, zwolnienie lub odroczenie płatności czynszu za najem, to aby skutek ten nastąpił, należy zawrzeć aneks do umowy. Nie jest korzystne podatkowo umarzanie czynszu, gdyż VAT i tak należy rozliczyć. Istnieje także ryzyko, że organy podatkowe uznają zwolnienie z czynszu za świadczenie na cele osobiste najemcy, w efekcie i tak trzeba będzie naliczyć VAT. Dlatego lepszym pomysłem jest czynsz za 1 zł. W zawartym aneksie należy dokładnie opisać przyczyny podjętych działań, aby po ustaniu epidemii nie zarzucono nam bezprawnej optymalizacji.
W związku z pandemią koronawirusa bardzo często pojawia się potrzeba obniżania czynszów najemcom lokali i budynków. Niejednokrotnie dochodzi do zwolnienia ich z czynszów lub odroczenia terminów płatności. Wszystkie te działania wywołują określone skutki w VAT i wymagają od podatników właściwego rozliczenia się z tego podatku.
1. Umorzenie czynszu z tytułu najmu
Nie jest dobrym pomysłem podatkowym umarzanie wierzytelności z tytułu najmu na podstawie art. 508 Kodeksu cywilnego. Umorzenie takie możliwe jest bowiem dopiero po upływie terminu płatności czynszu najmu, a w konsekwencji po powstaniu obowiązku podatkowego z tytułu świadczenia usług najmu. Umorzony może być bowiem wyłącznie dług. W konsekwencji umorzenie wierzytelności z tytułu najmu przed powstaniem obowiązku podatkowego nie zwalnia wynajmującego z konieczności zapłaty VAT z tytułu świadczenia usługi najmu, której dotyczy.Później może tylko skorzystać z ulgi na złe długi.
Przykład
Na początku maja 2020 r. wynajmujący umorzył wierzytelność z tytułu najmu w wysokości 3690 zł za czynsz należny za kwiecień. Mimo tego wynajmujący jest zobowiązany wykazać w deklaracji VAT-7 za kwiecień kwotę netto 3000 zł i VAT 690 zł z tytułu wynajmu lokalu za ten miesiąc.
Wynajmujący może jedynie skorzystać z ulgi na złe dugi, ale musi czekać 90 dni od upływu terminu płatności.
2. Konsekwencje braku aneksu do umowy najmu, zmieniającego jej warunki dla wynajmującego
Fakt obniżania czynszu najemcom lokali i budynków lub całkowite ich zwolnienie z płatności powinny zostać udokumentowane sporządzonym aneksem do umowy najmu. Większość umów najmu sporządzana jest bowiem w formie pisemnej, a zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia (art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego). Powoduje to, że nawet jeżeli wolą wynajmującego jest obniżenie najemcy czynszu lub zwolnienie go z czynszu, brak zmiany umowy w tym zakresie spowoduje, że skutek ten nie nastąpi.
W szczególności bezskuteczne jest wystawianie bez uprzedniej zmiany umowy faktur za najem na niższe niż określone w umowie kwoty lub zawieszanie ich wystawiania.
2.1. Faktury wystawiane na niższe kwoty
W przypadku wystawiania faktur za najem na kwoty niższe niż określone w umowie z chwilą upływu określonego w umowie terminu czynszu najmu powstanie bowiem obowiązek podatkowy w VAT w stosunku do pozostałej części czynszu najmu (art. 19a ust. 5 pkt 4 lit. b w zw. z art. 19a ust. 7 ustawy o VAT).
2.2. Zawieszenie wystawiania faktur w związku ze zwolnieniem najemcy z zapłaty czynszu
W przypadku zawieszenia wystawiania faktur za najem i tak dojdzie do powstania obowiązku podatkowego do całego czynszu najmu.
Jednocześnie postępując w ten sposób, tj. bez uprzedniego aneksowania umowy, wynajmujący naraża się na zarzut nierzetelnego wystawiania faktur lub niewystawiania faktur wbrew ciążącemu na nim obowiązkowi. Faktury za najem powinny być bowiem wystawiane najpóźniej z chwilą upływu terminu płatności (art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy o VAT).
Przykład
Podatnik wynajmuje lokal użytkowy za kwotę 3000 zł netto + 690 zł VAT na podstawie umowy najmu przewidującej jako termin płatności 10 dzień miesiąca, którego dotyczy płatność. Na początku kwietnia podatnik oświadczył najemcy, że zwalnia go z obowiązku zapłaty czynszu najmu za kwiecień, jak również, że nie wystawi mu faktury za najem w kwietniu 2020 r. Jeżeli strony nie sporządziły na tę okoliczność aneksu do umowy najmu, 10 kwietnia 2020 r. u podatnika powstał obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usługi najmu w kwietniu w kwotach 3000 zł netto i 690 zł VAT. W konsekwencji z tytułu świadczenia usługi najmu podatnik będzie obowiązany wykazać te kwoty w deklaracji VAT-7 za kwiecień 2020 r.
WAŻNE!
Mimo że wynajmujący wyraził zgodę na obniżenie najemcy czynszu lub zwolnienie go z czynszu, brak zmiany umowy w tym zakresie spowoduje, że skutek ten nie nastąpi.
2.3. Późniejsze wystawianie faktur za czynsz
Jeżeli chodzi o odraczanie najemcom terminów płatności czynszu z tytułu najmu, wymaga to również wcześniejszej zmiany umowy. W przeciwnym razie obowiązek podatkowy w VAT powstanie - wbrew temu, co zamierzały strony - z chwilą upływu terminu płatności wynikającego z umowy. Późniejsze wystawienie faktury nic w tym przypadku nie zmieni.
Przykład
Podatnik wynajmuje lokal użytkowy za kwotę 2500 zł netto + 575 zł VAT na podstawie umowy najmu przewidującej jako termin płatności 10 dzień miesiąca, którego dotyczy płatność. Na początku kwietnia podatnik oświadczył najemcy, że przedłuża mu termin płatności czynszu za najem do 31 maja 2020 r. oraz że fakturę za najem w kwietniu wystawi najemcy w maju. Jeżeli strony nie sporządziły na tę okoliczność aneksu do umowy najmu, to 10 kwietnia 2020 r. u podatnika powstał obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usługi najmu w kwietniu w kwotach 3000 zł netto i 690 zł VAT. W konsekwencji z tytułu świadczenia usługi najmu podatnik będzie obowiązany wykazać te kwoty w deklaracji VAT-7 za kwiecień 2020 r.
3. Rozliczenie VAT od najmu, gdy sporządzono aneks do umowy zmniejszający czynsz lub przesuwający termin płatności
Tomasz Krywan, doradca podatkowy