Umowa spółki jawnej powinna być zawarta na piśmie pod rygorem nieważności, a zmiana jej postanowień wymaga zgody wszystkich wspólników, chyba że umowa stanowi inaczej. Jeżeli umowa spółki przewiduje wniesienie wkładu w postaci nieruchomości, należy ją wówczas zawrzeć w formie aktu notarialnego. Wspólnicy zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu przynajmniej przez wniesienie wkładów lub przez współdziałanie w inny sposób określony w umowie spółki. Drugim istotnym składnikiem umowy założycielskiej jest zobowiązanie do prowadzenia przedsiębiorstwa pod własną firmą.
Firma spółki jawnej powinna zawierać nazwiska lub firmy (nazwy) wszystkich wspólników albo nazwisko albo firmę (nazwę) jednego albo kilku wspólników oraz dodatkowe oznaczenie „spółka jawna”. Kolejnym elementem umowy spółki jawnej jest wymóg uzgodnienia przez wspólników siedziby i przedmiotu działalności spółki, który można sprecyzować przy uwzględnieniu obowiązujących przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 20 stycznia 2004 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD).
Zgłoszenie spółki jawnej do rejestru
Każdy wspólnik spółki jawnej ma prawo i obowiązek zgłoszenia spółki do rejestru, ale nie jest konieczne, by zgłoszenia dokonali łącznie wszyscy wspólnicy. Jeżeli zgłoszenia dokonuje jeden albo niektórzy wspólnicy, pozostali uczestnicy spółki mają obowiązek współdziałania. Obowiązek współdziałania obejmuje przede wszystkim:
- przygotowanie notarialnie poświadczonych podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki,
- uzgodnienie wszelkich danych, na przykład. adresu spółki, o ile nie zostały one przewidziane w umowie,
- poniesienie kosztów rejestracji, gdy spółka nie dysponuje własnymi środkami pieniężnymi.
W sprawach rejestrowych wyłącznie właściwy do rozpoznania wniosku jest sąd rejonowy właściwy ze względu na siedzibę podmiotu, którego wpis dotyczy (sąd rejestrowy).
Wniosek o wpisanie spółki jawnej do rejestru składa się na urzędowym formularzu KRS-W1, który powinien być poprawnie i czytelnie, a także zgodnie z umową spółki, wypełniony. Do wniosku należy także dołączyć formularze załączników: KRS-WB określający dane wspólników, KRS-WM klasyfikujący przedmiot działalności spółki i KRS-WK wskazujący wspólników uprawnionych do reprezentowania spółki. Konieczność złożenia dodatkowych formularzy załączników (wyszczególnionych na końcu druku wniosku rejestrowego) może wynikać z istnienia dodatkowych okoliczności takich jak, na przykład utworzenie oddziałów spółki, powołanie prokurentów itd.
Jednocześnie, bez wezwania należy załączyć dowód uiszczenia opłaty sądowej zgodnie z tabelą i opłaty za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 500 zł.
Wraz z wyżej wymienionymi formularzami należy przekazać do sądu 1 egzemplarz umowy spółki jawnej (w oryginale), nazwiska i imiona albo firmy (nazwy) wspólników oraz adresy wspólników albo ich adresy dla doręczeń i poświadczone urzędowo (przez notariusza) wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki.
Spółka jawna powstaje z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
Zgłoszeniu do rejestru przedsiębiorców KRS na warunkach opisanych podlega także spółka cywilna, której wspólnicy podjęli decyzje co do przekształcenia w spółkę jawną. Przekształcenie wymaga zgłoszenia do sądu rejestrowego przez wszystkich wspólników. Przedtem wspólnicy powinni dostosować umowę spółki cywilnej do przepisów o umowie spółki jawnej.