Zarząd w spółce kapitałowej (spółki z o.o. i spółki akcyjnej) jest organem, który prowadzi sprawy spółki i ją reprezentuje. Szerokie spektrum uprawnień zarządu jest jednak powiązane z szerokim zakresem jego odpowiedzialności. Odpowiedzialność ta wynika również przepisów ustawy o rachunkowości.
Zobacz: Jaką odpowiedzialność ponoszą biura księgowe?
Zgodnie z art. 4 ust. 5 tejże ustawy na kierowniku jednostki (czyli np. spółki) ciąży odpowiedzialność za należyte wykonanie obowiązków związanych z rachunkowością. Taka odpowiedzialność, z tytułu nadzoru, istnieje również wtedy, gdy obowiązki te zostaną powierzone innej osobie za jej zgodą.
Ustawa w swej treści posługuje się tutaj pojęciem „kierownika jednostki” przez którego w przypadku spółek należy rozumieć członka zarządu lub też wszystkich członków (w przypadku wieloosobowego zarządu). W zależności od fazy w jakiej znajduje się spółka (likwidacja, upadłość) kierownikiem jednostki będzie jednak także likwidator, syndyk lub zarządca (art. 3 ust. 1 pkt. 6 ustawy o rachunkowości).
Należy jednak pamiętać, że w składzie wieloosobowego zarządu może istnieć wyraźny podział obowiązków, z którego może wynikać, iż za sprawy rachunkowości odpowiada jeden z członków. W takiej sytuacji odpowiedzialność będzie spoczywać na nim, a nie na całym zarządzie. Takie delegowanie odpowiedzialność powinno mieć jednak miejsce w formie pisemnej i być zaakceptowane przed danego członka.
Rola księgowego
Odpowiedzialność kierownika jednostki może być w pewnym sensie podzielona poprzez zatrudnienie w spółce głównego księgowego. Przejęcie przez niego odpowiedzialności powinno jednak nastąpić w formie pisemnej. Zatrudnienie księgowego i przejęcie odpowiedzialności nie oznacza jednak, że obowiązki kierownika jednostki ustają. Istnieją one nadal, chociaż jego odpowiedzialność wynika w tej sytuacji z obowiązków nadzoru.
Zobacz: Kiedy można zwolnić członka spółki z o.o. z odpowiedzialności?
Zakres obowiązków księgowego powinien być wyraźnie określony w umowie o pracę wraz ze stwierdzeniem o przejęciu przez niego odpowiedzialności. Takie stwierdzenie pozwala bowiem ograniczyć odpowiedzialność karnoskarbową kierownika jednostki, jako że zgodnie z art. 9 ust. 3 Kodeksu karnego skarbowego sprawcą przestępstwa lub wykroczenia skarbowego jest ten, kto na podstawie przepisu prawa, decyzji organu, umowy lub faktycznego wykonywania zajmuje się sprawami gospodarczymi, w szczególności finansowymi osoby fizycznej lub prawnej.
Tym samym odpowiedzialność karnoskarbowa z art. 61 Kodeksu karnego skarbowego za nierzetelne prowadzenie ksiąg spoczywać będzie na księgowym.