Jeśli spółka zdecydowała się naliczać odsetki za opóźnienie w zapłacie, wówczas wysłane potwierdzenie salda na 30 listopada 2017 r. powinno również zawierać odsetki naliczone na ten dzień. Późniejsze naliczenie odsetek, tj. za okres grudnia, nie wymaga już ponownego wysyłania potwierdzenia salda.
Potwierdzenie sald należy przeprowadzać na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Ustawa o rachunkowości przewiduje przy tym (art. 26 ust. 3 pkt 1 uor), że:
§ (...) termin i częstotliwość inwentaryzacji uważa się za dotrzymane, jeśli inwentaryzację należności rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15. dnia następnego roku, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
Taki zapis oznacza, że jednostka może dokonywać potwierdzenia salda w terminie od 1 października 2017 r. do 15 stycznia 2018 r. według stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych na dowolny dzień ustalony w terminie od 1 października 2017 r. do 31 grudnia 2017 r. Zatem wysłanie przez jednostkę potwierdzenia salda na dzień 30 listopada 2017 r. spełnia warunki wykonania rocznej inwentaryzacji należności i nie jest już wymagane ponowne wysyłanie prośby o potwierdzenie salda na dzień 31 grudnia 2017 r. Sporządzając bilans na 31 grudnia 2017 r., jednostka jest zobowiązana jednak do uaktualnienia stanu należności potwierdzonego przez kontrahenta na dzień 30 listopada 2017 r. Dokonuje się tego przez odpowiednio zmniejszenie lub zwiększenie potwierdzonego salda o wartość zmiany tych należności pomiędzy dniem, na który dokonano potwierdzenia salda, a 31 grudnia 2017 r.
Zobacz: Prawo dla firm
Potwierdzanie salda a naliczanie odsetek
Ustawa o rachunkowości (art. 28 ust. 1 pkt 7 uor) wskazuje, że:
§ (...) należności z tytułu dostaw i usług wycenia się nie rzadziej niż na dzień bilansowy w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności.
Z przepisu tego wynika zatem, że jeśli jednostka decyduje się na naliczanie odsetek za nieterminową zapłatę, wówczas przynajmniej na dzień bilansowy, tj. 31 grudnia 2017 r., powinna wykazać w księgach rachunkowych należności wraz z naliczonymi na ten dzień odsetkami. Oznacza to, że potwierdzając saldo na 30 listopada 2017 r., jednostka nie musi informować kontrahenta o naliczaniu odsetek (nie tracąc prawa do ich naliczania). Oczywiście w celach dyscyplinujących powinno się to robić i jeśli kierownik jednostki jest zdecydowany dochodzić odsetek - wówczas potwierdzenie salda powinno zawierać naliczone odsetki na dzień potwierdzenia salda. W rozpatrywanym przypadku, gdy potwierdzenie salda należności jest ustalone na dzień 30 listopada 2017 r., wówczas należy naliczyć należne odsetki od tej należności na 30 listopada 2017 r. Należy przy tym zauważyć, że potwierdzenie salda na 30 listopada 2017 r. wraz z naliczonymi na ten dzień odsetkami za zwłokę:
- nie oznacza rezygnacji z naliczania odsetek na 31 grudnia 2017 r.,
- nie powoduje konieczności wysyłania ponownie potwierdzenia salda należności na dzień 31 grudnia 2017 r.
Przeczytaj w INFORLEX.PL Biznes cały artykuł: Czy potwierdzając saldo należności na inny dzień niż bilansowy, należy wykazywać naliczone odsetki
W artykule omówiono również przykład ewidencji w księgach rachunkowych oraz potwierdzenie salda.