Zwołanie zgromadzenia wspólników spółki z o.o. należy do obowiązków zarządu (art. 235 § 1 k.s.h.). Uchybienie temu obowiązkowi zagrożone jest sankcją w postaci grzywny w wysokości do 20 000 złotych. Grozi ona członkowi zarządu spółki, który wbrew obowiązkowi dopuszcza do tego, że zarząd nie zwołuje zgromadzenia wspólników (art. 594 § 1 pkt 3 k.s.h.).
Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno się odbyć w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego (art. 231 § 1 k.s.h.).
W sytuacjach określonych w k.s.h., w umowie spółki, a także gdy organy lub osoby uprawnione do zwoływania zgromadzeń (np. rada nadzorcza) uznają to za wskazane, zarząd ma obowiązek zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników (art. 232 k.s.h.).
Zarząd jest obowiązany niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały dotyczącej dalszego istnienia spółki, jeżeli sporządzony przez niego bilans wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego (art. 233 § 1 k.s.h.). Obowiązek taki dotyczy również sytuacji, gdy bilans został sporządzony przez biegłego rewidenta zgodnie z przepisami art. 223-225 k.s.h., tzn. na zgłoszone sądowi rejestrowemu żądanie wspólnika lub wspólników reprezentujących co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego (art. 233 § 2 k.s.h.).
Także rada nadzorcza oraz komisja rewizyjna mają prawo zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników (jeżeli zarząd nie zwoła go w terminie wymaganym przez przepisy k.s.h. lub umowę spółki) oraz nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników (jeżeli zwołanie go uznają za wskazane, a zarząd nie zwoła zgromadzenia wspólników w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia odpowiedniego żądania przez radę nadzorczą lub komisję rewizyjną) (art. 235 § 2 k.s.h.). Uprawnienie to może zostać przyznane - na mocy postanowień zawartych w umowie spółki - także innym osobom (art. 235 § 3 k.s.h.). Mogą to być np. poszczególni członkowie zarządu czy wspólnicy reprezentujący określoną część kapitału zakładowego.
Wreszcie zarząd ma obowiązek zwołać nadzwyczajne zgromadzenie wspólników na żądanie uprawnionych wspólników. Wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego mogą bowiem żądać zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, jak również umieszczenia określonych spraw w porządku obrad najbliższego zgromadzenia wspólników. Żądanie takie muszą oni złożyć zarządowi na piśmie najpóźniej na miesiąc przed proponowanym terminem zgromadzenia wspólników (art. 236 § 1 k.s.h.).
Uprawnienie żądania zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników może być - na mocy postanowień zawartych w umowie spółki - przyznane wspólnikom reprezentującym mniej niż jedną dziesiątą kapitału zakładowego (art. 236 § 2 k.s.h.). O ile jednak rada nadzorcza czy komisja rewizyjna mają prawo zwołania zgromadzenia wspólników, gdy zarząd tego nie zrobi, o tyle wspólnikom kodeks nie daje takiego uprawnienia. Wyjątkiem może być przyznanie go wspólnikom w umowie spółki z o.o.
Jak bowiem stanowi ww. art. 235 § 3 k.s.h., umowa spółki może przyznać uprawnienie (jakie na mocy art. 235 § 2 k.s.h. posiada rada nadzorcza i komisja rewizyjna) do tego, aby w określonych przypadkach zwołać zwyczajne bądź nadzwyczajne zgromadzenie wspólników, także „innym osobom”. Jeżeli umowa spółki wymieniałaby wspólników jako te „inne osoby”, mogliby oni w określonych sytuacjach zwołać zgromadzenie wspólników.
Jeżeli jednak umowa spółki nie zawiera takiego postanowienia, a zarząd - mimo zgłoszonego przez wspólników żądania - nie zwołuje zgromadzenia, istnieje możliwość zwrócenia się przez nich w tej sprawie do sądu rejestrowego.
Jeżeli bowiem w terminie dwóch tygodni od dnia przedstawienia żądania zarządowi nadzwyczajne zgromadzenie wspólników nie zostanie zwołane, sąd rejestrowy może, po wezwaniu zarządu do złożenia oświadczenia, upoważnić do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników, którzy tego zwołania się domagają. W takim przypadku sąd wyznacza przewodniczącego tego zgromadzenia (art. 237 § 1 k.s.h.). W razie zwoływania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników w tym trybie w zawiadomieniach o zwołaniu tego zgromadzenia należy się powołać na postanowienie sądu rejestrowego (art. 237 § 3 k.s.h.). Na tak zwołanym zgromadzeniu powinna zostać podjęta uchwała rozstrzygająca, czy koszty zwołania i odbycia zgromadzenia ma ponieść spółka (art. 237 § 2 k.s.h.).
Reasumując, ze skierowaną do zarządu inicjatywą zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników spółki z o.o. może wystąpić jej wspólnik lub wspólnicy reprezentujący co najmniej jedną dziesiątą kapitału zakładowego (umowa spółki może przyznać to uprawnienie wspólnikom reprezentującym mniejszą część kapitału zakładowego). Gdy zarząd nie zwoła zgromadzenia w ciągu dwóch tygodni od dnia przedstawienia mu takiego żądania, wspólnicy mogą zwrócić się do sądu rejestrowego o upoważnienie ich do zwołania nadzwyczajnego zgromadzenia wspólników. Sąd może (ale nie musi) ich do tego upoważnić, przy czym wcześniej wzywa zarząd do wypowiedzenia się w tej kwestii.
Julita Karaś-Gasparska
Podstawa prawna:
art. 231-237 oraz art. 594 § 1 pkt 3 ustawy z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037 z późn.zm.).