Organ zarządzający spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest, co do zasady, organem powołanym do prowadzenia spraw spółki. Wynika to przede wszystkim z art. 201 § 1 kodeksu spółek handlowych (k.s.h.). Prowadzenie spraw polega na podejmowaniu decyzji „za spółkę”. Rola zarządu oraz osób wchodzących w jego skład jest zatem kluczowa dla efektywnego działania każdej spółki z o.o.
Osoby wchodzące w skład zarządu są odrębnymi podmiotami prawa i każdej z nich przysługują określone uprawnienia, ale też obowiązki z tytułu uczestnictwa w tym organie. To członkowie zarządu podejmują decyzje jako spółka, a na zewnątrz działają jako jej zarząd.
Szczególne relacje w zakresie prowadzenia spraw spółki zachodzą w zarządach wieloosobowych. W przypadku bowiem, gdy spółką ma zarządzać kilka osób, to typową sytuacją jest różnica zdań w określonych sprawach. Jeśli umowa spółki w tym zakresie jest wadliwie lub niedokładnie skonstruowana, może dochodzić do poważnych konfliktów pomiędzy członkami zarządu, a czasami wręcz do paraliżu działań spółki.
W art. 208 k.s.h. ustalono ogólne reguły prowadzenia spraw wewnętrznych spółki mającej zarząd wieloosobowy i wzajemne relacje pomiędzy członkami zarządu. Reguły te wspólnicy mogą w umowie spółki uszczegółowić, ale także zmienić.
Sprawy bieżące i kluczowe dla spółki
Zasadą przewidzianą w art. 208 § 2 k.s.h. jest, że każdy członek zarządu ma prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki.
Zakres prowadzenia spraw spółki można ogólnie podzielić na zwykłe czynności spółki (tzw. czynności zwykłego zarządu) i czynności przekraczające ten zakres. O tym, czy w konkretnej spółce mamy do czynienia ze zwykłą czynnością spółki, decyduje kilka czynników, np. rozmiar prowadzonej przez spółkę działalności, czy też jej stan finansowy.
Czynności zwykłe to te, które dotyczą spraw bieżących. Czynności przekraczające ten zakres to te, które ze względu na swój charakter stwarzają zwiększone ryzyko gospodarcze, mogą spowodować zwiększone obciążenia finansowe czy też polegają na sprzedaży majątku spółki.
Zgodnie z art. 208 § 3 k.s.h. każdy członek zarządu ma bez uprzedniej uchwały prawo i obowiązek prowadzić sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności. Do czynności przekraczających ten zakres wymagana jest już uprzednia uchwała zarządu. Możliwe jest jednak powstrzymanie członka zarządu przed samodzielnym dokonaniem określonej czynności. Potrzebny jest sprzeciw któregokolwiek z pozostałych członków zarządu. Po sprzeciwie potrzebne jest podjęcie uchwały w zakresie dokonania określonej czynności (podobnie jak w sytuacji, gdy sprawa przekracza zakres zwykłych czynności).
Powyższe zasady mogą zostać zmodyfikowane w umowie spółki. Niewykluczone jest zatem ustalenie w umowie, że nawet do zwykłych czynności zawsze jest wymagana uchwała zarządu. Pojedynczy członek zarządu nie będzie miał zatem prawa samodzielnie rozstrzygać o danej sprawie. Umowa może też stanowić, że członek zarządu może podejmować decyzję w zakresie spraw przekraczających zwykłe czynności. Dopuszczalne jest zawarcie w umowie przykładowego katalogu spraw, które wchodzą w zakres zwykłych czynności albo też przekraczają ten zakres. Usprawniłoby to na pewno pracę całego zarządu. W innym wypadku każdy członek zarządu jest zobowiązany do samodzielnej oceny jaki charakter ma dana czynność, a za błędne zakwalifikowanie danej czynności ponosi odpowiedzialność.
W umowie spółki można również wprowadzić podział czynności pomiędzy członkami zarządu. Konsekwencją takiego rozwiązania jest klarowny podział obowiązków oraz odpowiedzialności odszkodowawczej wobec spółki członków zarządu za niewywiązywanie się ze swojego zakresu obowiązków. Zastosowany wewnętrzny podział czynności pomiędzy członków zarządu spółki nie wywiera skutków prawnych wobec kontrahentów spółki. Podział czynności nie zwalnia także członków zarządu od obowiązków wynikających z innych ustaw, np. ustawy o rachunkowości, czy też o Krajowym Rejestrze Sądowym.
PRZYKŁAD
W spółce z o.o. Y prowadzącej duży skład budowlany do codziennej pracy zwykle potrzeba przynajmniej 20 wózków widłowych. Okazało się, ze w związku z dużą ilością zamówień potrzebne są jeszcze 2 wózki. Z umowy spółki wynika, że w zakresie zwykłego zarządu każdy członek zarządu może działać samodzielnie. Ze względu na duży rozmiar przedsiębiorstwa (duży obszar i ilość materiałów budowlanych) oraz konieczność zakupu wózków do normalnego funkcjonowania spółki, należy uznać, że decyzję o zakupie wózka widłowego może podjąć każdy członek zarządu samodzielnie.
Podejmowanie uchwał przez zarząd
Kolejnym ważnym zagadnieniem jest kwestia podejmowania uchwał przez zarząd. Stosownie do art. 208 § 5 k.s.h. uchwały zarządu mogą być powzięte, jeżeli wszyscy członkowie zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu zarządu. Uchwały zarządu zapadają bezwzględną większością głosów. Artykuł 4 § 1 pkt 10 k.s.h. stanowi, że bezwzględna większość głosów oznacza więcej niż połowę głosów oddanych (50 proc. +1).
W powyższym zakresie możliwe są jednak określone modyfikacje w umowie spółki. Należy zaznaczyć, że udział członków zarządu w posiedzeniach zarządu jest nie tylko ich prawem, ale również obowiązkiem. Oznacza to, że nie można członka zarządu pozbawić mocą umowy spółki uprawnienia do uczestnictwa w posiedzeniach. Pożądane jest uszczegółowienie powyższych regulacji, bowiem ustawa nie przewiduje tego, jak członkowie zarządu powinni zostać zawiadomieni o posiedzeniach oraz gdzie, kiedy i jak często powinny się one odbywać. Ponadto nie ma w ustawie wskazanej minimalnej liczby członków zarządu obecnych na posiedzeniu potrzebnych do skutecznego podjęcia uchwały. Oprócz tego można np. dodać w umowie, że uchwała będzie podjęta, w przypadku gdy wszyscy członkowie zarządu są obecni na posiedzeniu bez wcześniejszego powiadomienia. Umowa może przewidywać sporządzenie protokołu z posiedzeń.
Brak jest również regulacji ustawowej dotyczącej osoby upoważnionej do zwołania posiedzenia zarządu i do zawiadomienia o tym pozostałych członków zarządu. Najlepszym rozwiązaniem jest przyznanie w umowie takiego uprawnienia prezesowi zarządu. Prezes zarządu co do zasady ma identyczne prawa i obowiązki jak pozostali członkowie zarządu, ale wskazane jest udzielenie mu w umowie spółki określonych funkcji o charakterze organizacyjnym, polegających na kierowaniu pracami zarządu. Umowa spółki może również przyznać wyjątkowe uprawnienie jakim jest decydujący głos prezesa zarządu w przypadku równości głosów przy podejmowaniu określonej uchwały (art. 208 § 8 k.s.h.). Zasadnicze konsekwencje przyjęcia takiego rozwiązania polegają na tym, że prezes zarządu w sytuacji równości głosów ma w rzeczywistości dwa głosy, a uprawnienie do skorzystania z drugiego głosu powstaje w momencie ustalenia równości głosów, a więc już po głosowaniu. Pozostałym członkom zarządu może przysługiwać tylko jeden głos.
Co do większości potrzebnej do podjęcia uchwały, dopuszczalne jest wprowadzenie innej niż ustawowa większości głosów, tj. mniejszej lub większej albo nawet jednomyślności. Możliwe jest też ustalenie minimalnej liczby członków zarządu na posiedzeniu, czyli kworum wymaganego do podjęcia uchwały.
PRZYKŁAD
Spółka z o.o. Z zajmuje się transportem drogowym towarów. Jedyny majątek spółki stanowią dwie ciężarówki warte po ok. 100 tys. zł. Ponieważ jedna z nich została skradziona, wynikła potrzeba zakupu nowej ciężarówki o porównywalnej wartości. Jest to zatem sprawa przekraczająca zakres zwykłych czynności i wymagana jest uchwała zarządu. Zarząd składa się z trzech osób. W umowie spółki jest wymóg, aby na posiedzeniu zarządu było przynajmniej dwóch członków zarządu. Wszyscy zostali prawidłowo zawiadomieni, ale na posiedzenie stawił się tylko jeden. Uchwała o zakupie nie mogła zatem zostać podjęta.
Ustanowienie prokury
Kolejna kwestia, która może być uregulowana inaczej, niż jest to przewidziane w k.s.h., dotyczy powołania prokurenta. Prokurentem jest osoba, której spółka udzieliła upoważnienia do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa (art. 1091 § 1 kodeksu cywilnego). Zgodnie z art. 208 § 6 i 7 k.s.h. powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu, a odwołania prokury może dokonać każdy członek zarządu.
Umowa spółki może ustanawiać łagodniejsze reguły powoływania prokurentów, tzn. zamiast jednomyślności można wprowadzić wymóg większości głosów (zwykła, kwalifikowana lub bezwzględna). To samo dotyczy odwołania prokury.
Trzeba wskazać, że czym innym jest podjęcie decyzji w sprawie ustanowienia prokurenta, a czym innym samo powołanie prokurenta. Sama decyzja o ustanowieniu prokurenta nie rodzi bowiem skutków prawnych „na zewnątrz”. Do tego potrzebne jest oświadczenie woli zarządu zgodnie z regułami reprezentacji panującymi w konkretnej spółce.
Podejmowanie decyzji przez inny organ niż zarząd
Uprawnienia członków zarządu mogą również być ograniczone mocą umowy spółki w zakresie podejmowania określonych decyzji, np. zaciągania kredytu powyżej określonej kwoty. Można zatem ustalić zasadę, że decyzję w takich sprawach podejmuje zgromadzenie wspólników. Celowe jest to jedynie w kluczowych dla spółki kwestiach. W przeciwnym wypadku mogłoby utrudniać funkcjonowanie spółki, gdyby np. każda sprawa przekraczająca zakres zwykłych czynności wymagała uchwały zgromadzenia wspólników. Stosownie do art. 17 § 3 k.s.h. czynność prawna dokonana bez zgody właściwego organu spółki, wymaganej wyłącznie przez umowę spółki, jest mimo wszystko ważna. Członkowie zarządu mogą jednak ponosić odpowiedzialność wobec spółki z tytułu naruszenia postanowień umowy spółki.
PRZYKŁAD
Spółka z o.o. X ma w swojej umowie postanowienie, na mocy którego zarząd ma prawo zawrzeć umowę dzierżawy nieruchomości na okres przekraczający 5 lat tylko po wcześniejszej pozytywnej uchwale zgromadzania wspólników w tym zakresie. Zarząd Spółki X nie zwołał zgromadzenia wspólników i bez jego wymaganej zgody zawarł umowę dzierżawy z właścicielem nieruchomości na 8 lat.
Właściciel nieruchomości nie musi się niczego obawiać, umowa dzierżawy jest bowiem ważna. W przypadku jednak, gdy spółka doznała szkody z tytułu zawarcia takiej umowy, np. czynsz jest zbyt wygórowany albo dzierżawa nieruchomości jest kompletnie nieprzydatna dla spółki, członkowie zarządu ponoszą za to odpowiedzialność wobec spółki.
Przykładowe postanowienia umowy w zakresie prowadzenia spraw spółki:
1. Zarząd prowadzi sprawy spółki.
2. Zarząd liczy trzech członków i składa się:
1) z prezesa zarządu,
2) z zastępcy prezesa ds. finansowych,
3) z zastępcy prezesa ds. organizacyjnych.
2.1. Prezesowi zarządu podlega zakres działania:
1) pionu handlowego,
2) pionu obsługi inwestycji.
2.2. Zastępcy prezesa ds. finansowych podlega zakres działania:
1) pionu księgowego,
2) pionu personalnego.
2.3. Zastępcy prezesa ds. organizacyjnych podlega zakres działania:
1) pionu obsługi prawnej,
2) pionu marketingowego.
3. Każdy członek zarządu może prowadzić sprawy nieprzekraczające zakresu zwykłych czynności spółki w zakresie wynikającym z podziału podległych pionów bez uprzedniej uchwały zarządu.
4. W przypadku gdy przynajmniej dwóch członków zarządu sprzeciwi się dokonaniu czynności, o której mowa w punkcie 3, wymagana jest uchwała zarządu.
5. Jeżeli sprawa przekracza zakres zwykłych czynności spółki, wymagana jest uprzednia uchwała zarządu.
6. Posiedzenia zarządu odbywają się przynajmniej raz w miesiącu w siedzibie spółki. O posiedzeniu zarządu, przynajmniej na tydzień przed posiedzeniem, zawiadamia pozostałych członków zarządu prezes zarządu pocztą elektroniczną na adres pisemnie wskazany przez członków zarządu. Uchwały można powziąć pomimo braku formalnego zwołania posiedzenia, jeżeli wszyscy członkowie zarządu wyrażą na to zgodę.
7. Posiedzenia zarządu są protokołowane przez pracownika wyznaczonego przez prezesa zarządu.
8. Uchwały zarządu zapadają zwykłą większością w obecności co najmniej jednego członka zarządu. W przypadku równości głosów decyduje głos prezesa zarządu, jeżeli jest obecny na posiedzeniu.
9. Powołanie i odwołanie prokurenta wymaga uchwały zarządu podjętej większością dwóch trzecich głosów.
Waldemar Laskowski
aplikant radcowski, OIRP w Lublinie
Podstawa prawna:
ustawa z 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U. Nr 94, poz. 1037 z późn.zm.).