Po upływie każdego roku obrotowego, w terminie sześciu miesięcy powinno się odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników. Zwołuje je zarząd, choć w razie niedotrzymania terminu uprawnienie takie przysługuje radzie nadzorczej i komisji rewizyjnej lub innym osobom.
Mailem jak pocztą
Zgromadzenie wspólników zwołuje się albo za pomocą listów poleconych lub poczty kurierskiej, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników (na adresy ujawnione w księdze udziałów) albo pocztą elektroniczną. Po to jednak, by możliwe było wykorzystanie e-maila, wspólnik musi wcześniej wyrazić na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie ma być wysłane (art. 238 par. 1 k.s.h.).
Dwa pierwsze sposoby zawiadamiania wspólników (listem poleconym lub przesyłką kurierską) działają z mocy samego prawa. Elektroniczne listy są sposobem fakultatywnym (przepis mówi, że zawiadomienie może być wysłane...). Nie oznacza to jednak, że metoda ta musi być stosowana łącznie z którąkolwiek tradycyjną.
W serwerze odbiorcy
Przesyłka elektroniczna jest wysłana wtedy, kiedy została umieszczona na serwerze pocztowym odbiorcy tak, że mógł on ją ściągnąć. Nie wystarczy więc umieścić list na serwerze nadawcy, ponieważ odbiorca nie ma możliwości odbierania e-mali bezpośrednio stamtąd. Tym samym, jeśli list pozostanie na serwerze nadawczym (spółki), albo z jakiegokolwiek innego powodu nie dotrze do serwera odbiorcy (wspólnika), lub jeśli u nadawcy pojawi się komunikat o niemożności doręczenia przesyłki, to zawiadomienie nie może być uznane za skuteczne. O oświadczeniach woli w postaci elektronicznej mówi bowiem kodeks cywilny stanowiąc, że uznaje się je za złożone z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej tak, by adresat mógł zapoznać się z jego treścią (art. 61 par. 2 k.c.). Dodatkową wskazówką może być wyrok z 16 maja 2003 r. (I CKN 384/01), w którym Sąd Najwyższy orzekł, że oświadczenie woli w postaci elektronicznej jest złożone prawidłowo, gdy zostało wprowadzone do komputera nadawcy i przekazane przez internet za pomocą narzędzi programowych umożliwiających indywidualne wysyłanie i odbieranie danych na odległość, trafiło do operatora usług telekomunikacyjnych (serwera dostawy usług internetowych) i od razu jest dostępne dla adresata oświadczenia, czyli posiadacza elektronicznej skrzynki pocztowej.
Kilka adresów
Zarządy spółek różnie postępują, gdy wspólnik ma kilka adresów elektronicznych znanych spółce. Kodeks nie reguluje tej kwestii. Można jednak przyjąć, że nie wystarczy wówczas wysłać zawiadomienia nawet na dwa lub trzy adresy, jeżeli nie zostały one wskazane w tym konkretnym celu. Dla spółki najczytelniejsza jest sytuacja, gdy wspólnik podał jeden adres do korespondencji związanej z zawiadamianiem go o zgromadzeniach wspólników. Wtedy bowiem wystarczy skuteczna wysyłka wyłącznie na ten adres. Jeśli jednak wspólnik poda kilka adresów, na które chce być zawiadamiany, a spółka się na to zgodzi, to wydaje się, że będzie musiała wysyłać zaproszenia na walne zgromadzenia na wszystkie te adresy.
Warto również pamiętać, że identyczne problemy dotyczą zawiadomień o walnych zgromadzeniach w spółkach akcyjnych, w których wszystkie akcje są imienne.
Podstawa prawna
l Art. 238 ustawy z 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (Dz.U. nr 94, poz. 1037 ze zm.).
l Art. 61 par. 2 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 ze zm.).
Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk