Rozmówcy zawsze należy dawać trochę więcej, niż sam tego oczekuje. Przede wszystkim należy stworzyć z nim więź, która choć krótkotrwała utrwali w nim pozytywny wizerunek firmy. Życzliwość, cierpliwość, zainteresowanie, ciepły głos na pewno pomogą nam przekonać do siebie większość klientów.
Do podstawowych zasad, których powinniśmy przestrzegać odbierając telefony należą:
- słuchawkę należy podnosić nie później, niż po 3-5 sygnałach,
- odbierając telefon koniecznie należy się przedstawić oraz podać nazwę działu, co pozwoli rozmówcy ustalić, czy dobrze się dodzwonił,
- zanotowanie informacji przekazywanych przez rozmówcę,
- podziękowanie za telefon oraz potwierdzenie przyjęcia wiadomości/zajęcia się sprawą.
Prowadząc rozmowę telefoniczną należy posługiwać się poprawną polszczyzną. Nie należy używać ani slangu, ani żargonu. Sposób prezentowania informacji powinien być dostosowany do możliwości odbiorcy, jasny i czytelny.
Porównaj: Jakie są podstawowe zasady prowadzenia rozmów telefonicznych?
Częstym błędem popełnianym przez osoby odbierające telefony jest próba „spławienia” interesanta. Jest to duży błąd, działający na niekorzyść firmy. Zbywając rozmówcę byle czym, nie liczmy na to, że tego nie wyczuje. Osoby dzwoniące powinny wyczuwać zainteresowanie ze strony odbierającego, który powinien nastawić się na pomoc tej osobie.
Polecamy serwis Korespondencja w biznesie
Karolina Zaborska