Odprawa
Jeżeli prowadzący odprawę przygotował swoje wystąpienie pisemnie, protokół będzie w sobie zawierał treść tego wystąpienia. Może być on ewentualnie uzupełniony o pytania uczestników zadane przewodniczącemu zebrania i jego odpowiedzi, albo wypunktowanie kluczowych pozycji dyskusji, która nastąpiła po odprawie. Jeśli prowadzący odprawę nie przygotował pisemnego wystąpienia, sekretarka w protokole powinna zawrzeć jego wypowiedź w formie krótkiej syntezy. Najczęściej wystarczy wypunktowanie najważniejszych pozycji.
„Burza mózgów”
Protokołowanie tego typu zebrań jest o tyle trudne, że są to zazwyczaj spotkania bardzo odformalizowane. Atmosfera jest zazwyczaj jak najbardziej luźna, żeby nikogo nie krępować. Dlatego sekretarka nie powinna być za bardzo „widoczna”, tak by uczestnicy zebrania nie bali się, że każde wypowiedziane przez nich słowo będzie zapisane. Powinna usiąść gdzieś z boku i zapisywać jedynie najważniejsze punkty dyskusji.
Porównaj: Profesjonalny sekretariat
Innym sposobem protokołowania tego typu zebrań, jest zapisywanie wniosków przez samych uczestników, np. na przygotowanych do tego planszach.
Należy pamiętać, że protokoły z tego typu zebrań nie powinny zawierać więcej niż sześć punktów. Często też sekretarka nie musi sporządzać formalnego protokołu, chyba że jest taki wymóg.
Polecamy serwis Szkolenia
Otwarte dyskusje
Przygotowanie protokołu z tego typu obrad jest chyba najtrudniejsze, gdyż wymagają one pewnej dozy szczegółowości. Kolejnym utrudnieniem jest liczba uczestników, tempo wymiany zdań, oddziaływanie emocji.
Zasadniczo taki protokół powinien zawierać w sobie podsumowanie głównych punktów dyskusji, wraz z wypowiedziami/stanowiskami poszczególnych osób, następnie spis podjętych decyzji (z uwzględnieniem tego, kto ewentualnie był jej przeciwny i dlaczego) oraz ewentualny plan działań. Opracowanie tego typu sprawozdania jest najbardziej pracochłonne.
Karolina Zaborska