Przygotowanie merytoryczne
Ani osoba prowadząca, ani tym bardziej sekretarka nie muszą być ekspertami w dziedzinach, które są przedmiotem obrad. Mimo to, powinni oni przynajmniej w podstawowym stopniu orientować się w zagadnieniach, które będą przedmiotem dyskusji, zwłaszcza w zakresie słownictwa fachowego. Pozwoli to uniknąć użycia niewłaściwych słów w błędnym kontekście, oraz ciągłego przerywania wypowiedzi innym z prośbą o wyjaśnienia.
Selekcjonowanie informacji
Podczas zebrań, gdy wymiana zdań odbywa się bardzo szybko i często wiele osób mówi równocześnie, nikt nigdy nie zdoła zapisać wszystkiego. Należy skupić się tylko na informacjach ważnych, tych, które po prostu „trzeba wiedzieć”. W wyłowieniu istotnych zagadnień pomogą tzw. słowa – klucze, które zazwyczaj pojawiają się przy omawianiu poszczególnych wariantów, czy problemów.
Porównaj: Zarządzanie dokumentacją
Notowanie własnymi słowami
Przemówienia niektórych uczestników obrad są często bardzo chaotyczne, wiele w nich dygresji, zmian tematu. Nie należy zapisywać całości wypowiedzi wszystkich osób. Najpierw trzeba uważnie wysłuchać zamkniętego fragmentu wypowiedzi, a następnie krótko go streścić. Unikniemy dzięki temu sytuacji, gdy przy opracowywaniu sprawozdania będziemy się musieli zastanawiać nad tym, co „autor miał na myśli”.
Dwuznaczności wyjaśniać od razu
Wszelkie niezrozumiałe lub dwuznaczne wypowiedzi należy wyjaśniać od razu. Nie odkładajmy tego na „później”, na „po zebraniu”. Do tego czasu albo zapomnimy, o co chcieliśmy zapytać albo osoba, którą chcielibyśmy o coś zapytać gdzieś zniknie.
Podobnie, jeśli jakiekolwiek wątpliwości pojawią się, np. po zakończeniu punktu trzeciego obrad, nie należy do nich wracać przy punkcie szóstym. Skutecznie zatrzyma to dyskusję i zdekoncentruje uczestników. Tego typu sprawy należy wyjaśniać od razu.
Polecamy Korespondencja w biznesie
Notowanie nazwisk
Robiąc notatki na bieżąco, zawsze lepiej jest zapisywać nazwiska wszystkich ważniejszych mówców. Nawet, jeśli nie będziemy wymieniać nazwisk wszystkich osób zawierających głos, warto je na wszelki sposób zanotować.
Tylko fakty
Przy sporządzaniu notatek, szczególną uwagę trzeba zwracać na odróżnienie faktów od subiektywnych opinii i komentarzy uczestników obrad. Z ostatecznej wersji protokołu powinniśmy się dowiedzieć, co jest faktem i nie może być zakwestionowane, a co jest opinią uczestnika, którą można zakwestionować.
Zachowanie ustalonego porządku obrad
Mimo, że może się zdarzyć, że pewne punkty spotkania zostaną przesunięte, ostateczna wersja protokołu powinna być zgodna z wcześniej ustaloną. Z tego względu dobrze jest przygotować sobie oddzielne ponumerowane kartki, odpowiadające poszczególnym punktom obrad. Dzięki temu na pewno zachowamy prawidłową kolejność przy opracowywaniu ostatecznej wersji protokołu.
Zobacz: Organizacja pracy
Karolina Zaborska