Na pierwszy rzut oka można stwierdzić, że cel w jakim nadajniki GPS jest montowany w pojazdach, jest prawnie usprawiedliwiony – faktycznie pozwala przecież wyeliminować przypadki nielegalnego korzystania przez pracownika z mienia pracodawcy, czy wprowadzania go w błąd co do czasu spędzonego w pracy. Przyjrzyjmy się jednak, czy ustawa o ochronie danych osobowych pozostaje zupełnie obojętna dla gromadzenia takich danych.
Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych, za dane osobowe uważa się „wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej”. Powyższą definicję bliżej wyjaśnia nam opinia 4/2007 grupy roboczej ds. ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych (jest to niezależny organ doradczy powołany przez dyrektywę 95/46/WE).
Polecamy: Rynek nowych samochodów
W powołanym dokumencie jako przykład danych osobowych, podlegających ochronie zgodnie z dyrektywą 95/46/WE, podaje się m. in. informacje pozyskiwane przez system kontroli lokalizacji taksówek (dokument dostępny na stronie http://ec.europa.eu). Analogiczny wniosek można odnieść do systemów GPS montowanych w pojazdach pracowników (przetwarzane dane, choć w teorii są zbierane i utrwalane w celu lokalizacji pojazdów, są „informacją dotyczącą możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej”).
Czy zatem, przy założeniu że dochodzi do gromadzenia danych osobowych, w nieograniczony sposób można je przetwarzać?
Zgodnie z art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych, przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych;
2) jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa;
3) jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą;
4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Polecamy: Zasady prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu
Można uznać, że prawo do kontrolowania sposobu dysponowania mieniem pracodawcy realizuje taki „prawnie usprawiedliwiony cel” (na podstawie punktu 5).
Trzeba jednak pamiętać, że w przypadku zbierania takich danych osobowych, istnieje zasadniczo obowiązek poinformowania pracownika między innymi o celu zbierania danych. Jest to naszym zdaniem warunkiem legalności przetwarzania danych.
Krzysztof Smaga – Adwokat, Tomasz Czapla - Radca prawny