Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu umożliwia zakwalifikowanie wydatków związanych z używaniem prywatnego samochodu w prowadzonej działalności do kosztów podatkowych.
Ewidencja przebiegu pojazdu jest ustawowo przewidzianą formą określenia przez podatnika przebiegu samochodu niebędącego środkiem trwałym, wykorzystywanego w prowadzonej działalności gospodarczej.
Elementy, jakie powinna zawierać ewidencja, określono przepisami ustawy o PIT - w art. 23 ust. 7. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:
- nazwisko i imię osoby używającej pojazd,
- adres zamieszkania tej osoby,
- numer rejestracyjny pojazdu,
- pojemność skokowa silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę, cel wyjazdu, opis trasy,
- liczbę przejechanych kilometrów (faktycznie ,
- stawkę za 1 km przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu, podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Polecamy: Jak prawidłowo rozliczyć używanie prywatnego samochodu osobowego
Art. 23 ust. 5 ustawy PIT stanowi o tym, że ewidencja przebiegu pojazdu powinna być prowadzona na bieżąco, tzn. należy ja uzupełniać po każdym dokonanym wyjeździe. Ewidencje taka powinna prowadzić osoba, która faktycznie korzystała z pojazdu samochodowego.
Jak prowadzić ewidencję? Tu znów należy odwołać się do ustawy o PIT, a przede wszystkim art. 22 ust. 1, który mówi o tym, że wydatki muszą mieć bezpośredni lub pośredni związek ze źródłem przychodów. Wynika z tego, że do prowadzonej ewidencji kosztów eksploatacji podatnik ma prawo wpisać tylko te wydatki, które maja związek z prowadzoną działalnością.
Dlatego jeśli przedsiębiorca korzysta z samochodu w celach służbowych i prywatnych powinien je sumiennie oddzielać.
Polecamy: serwis Leasing