Płatnik składek jest zobowiązany do korekty dokumentów rozliczeniowych przekazywanych do ZUS na bieżąco, gdy okażą się one sporządzone nieprawidłowo. Płatnicy powinni pamiętać, że korekty wymaga nie tylko źle obliczona podstawa wymiaru i wysokość wykazanych składek, ale również dane identyfikacyjne (płatnika lub osób ubezpieczonych) czy kody tytułów ubezpieczeniowych. Ponadto błędy wymagające korekty mogą pojawić się także w dokumentacji rozliczeniowej dotyczącej wypłaconych świadczeń.
Ustawodawca przewidział przy tym określone terminy na sporządzenie i przekazanie do ZUS dokumentów rozliczeniowych korygujących. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości płatnik składek zobowiązany jest sporządzić i przekazać dokumenty rozliczeniowe korygujące:
• w terminie 7 dni od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub od otrzymania zawiadomienia o stwierdzeniu nieprawidłowości przez ZUS,
• nie później niż w terminie 7 dni od uprawomocnienia się decyzji - jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze decyzji,
• nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania protokołu kontroli - jeżeli konieczność korekty danych jest wynikiem stwierdzenia nieprawidłowości przez ZUS w drodze kontroli.
Płatnik składek jest zobligowany do sprawdzenia prawidłowości danych przekazanych do ZUS w imiennych raportach miesięcznych, dotyczących danego roku kalendarzowego - nie później niż do 30 kwietnia następnego roku kalendarzowego. Pomimo że 30 kwietnia jest terminem granicznym, nie oznacza to jednak, że po tym terminie płatnik nie będzie mógł dokonywać korekt. Jeżeli płatnik odkryje pomyłkę po tej dacie, również jest zobligowany do złożenia korekty. W takim przypadku będzie go obowiązywał termin siedmiodniowy (od stwierdzenia nieprawidłowości we własnym zakresie lub na podstawie decyzji ZUS).
Niewielkie błędy w podstawie wymiaru składek
Jeśli błąd w imiennych raportach miesięcznych polega na tym, że została zaniżona lub zawyżona podstawa wymiaru składek, raport ten należy skorygować, gdy różnica przekracza 2,20 zł. Płatnik składek nie powinien zatem korygować danych wykazanych w imiennych raportach miesięcznych w przypadku stwierdzenia we własnym zakresie lub przez ZUS różnicy w podstawie wymiaru składek w wysokości nieprzekraczającej 2,20 zł. Nie dotyczy to jednak sytuacji, gdy podstawę wymiaru składek stanowi zadeklarowana kwota, np. gdy raport został złożony za zleceniobiorcę, za którego składki są opłacane od zadeklarowanej podstawy wymiaru, nie niższej jednak niż wysokość minimalnego wynagrodzenia (art. 41 ust. 6a i 6b w związku z art. 18 ust. 7 ustawy systemowej). Zatem gdy podstawą wymiaru składek jest kwota zadeklarowana, raport należy skorygować w każdym przypadku - nawet jeżeli różnica w podstawie wymiaru składek nie przekracza 2,20 zł.
Czym jest deklaracja i raport korygujący
Deklaracja rozliczeniowa korygująca (ZUS DRA) jest nowym dokumentem zawierającym skorygowane dane. Imienny raport korygujący (tzn. imienny raport miesięczny korygujący ZUS RCA, ZUS RZA, ZUS RSA) ma również formę nowego dokumentu, uwzględniającego zaistniałe zmiany. Dokonując korekty, należy składać tylko te imienne raporty miesięczne, co do których zaistniała konieczność korekty danych. Natomiast deklaracja rozliczeniowa korygująca powinna zawierać pełne, prawidłowe rozliczenie należnych składek i świadczeń, z uwzględnieniem danych wynikających zarówno z załączonych do niej imiennych raportów miesięcznych korygujących, jak i raportów poprawnych, które nie wymagały korekty. Wszystkie dokumenty rozliczeniowe korygujące w danym komplecie powinny być oznaczone tym samym numerem.
Więcej w Monitorze Księgowego - Zamów prenumeratę >>