Kondycja finansowa przedsiębiorstw w dużej mierze zależy od płynnej regulacji własnych płatności w powiązaniu z egzekwowaniem należności od dłużników. Najkorzystniejsza jest sytuacja, kiedy okres spłaty przez kontrahentów jest krótszy od terminów regulacji własnych zobowiązań. Dzięki temu napływające środki pozwalają uregulować zadłużenie firmy bez opóźnień. W biznesie nie zdarza się to jednak często. W takich przypadkach spółki muszą zwykle posiłkować się dodatkowym finansowaniem, np. kredytem obrotowym. Jest to jednak kolejne zobowiązanie, które również trzeba spłacić.
Na straży faktur
Aby nie dopuszczać do zaległości w płatnościach, spółka powinna samodzielnie zadbać o swoją płynność finansową. Warto wdrożyć w firmie wewnętrzne procedury zarządzania należnościami. Nawet najkrótsze okresy przeterminowania faktur mogą oznaczać dla firmy kłopoty. W przypadku dużych spółek dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za monitorowanie należności. Głównym zadaniem pracownika pełniącego tę funkcję będzie bezpośredni kontakt z dłużnikiem. Powinien więc charakteryzować się odpowiednimi cechami osobowymi, jak sumienność, asertywność i konsekwencja w działaniu. W praktyce wygląda to tak, że jeśli zbliża się termin płatności, kontrahent zostaje poinformowany o tym w ustalonej formie, np. telefonicznie lub drogą mailową. Dzięki temu dłużnik nie będzie mógł argumentować, że nieumyślnie przeoczył termin płatności. Monitoring pozwoli zarówno na identyfikację zagrożonych należności, jak i na motywowanie dłużnika do ich regulowania. W tym celu przedsiębiorstwo może posłużyć się zachętą w postaci upustów w przypadku przedterminowej spłaty należności lub wyciągnąć konsekwencje w stosunku do niesolidnego partnera biznesowego. Korzystne może okazać się podpisanie umowy handlowej o współpracy, w której zostaną wyznaczone terminy płatności, bonusy za ich dotrzymanie oraz kary za przekroczenie. Zwłaszcza gratyfikacje mogą motywować partnerów, bo oznaczają dla nich wymierną korzyść finansową.
Zamów książkę: Ryzyko bez tajemnic >>
Jeśli kontrahent nadal uchyla się od zapłaty, można przesłać do niego monit informujący o wszczęciu odpowiednich procedur, które mogą obejmować np.:
● wstrzymanie dostaw lub świadczenia usług,
● rozpoczęcie naliczania odsetek od należności,
● zgłoszenie do Krajowego Rejestru Długów.
Wstrzymanie dostaw jest dosyć skutecznym sposobem skłaniającym dłużnika do zapłaty. Jeżeli w trakcie składania zamówienia okaże się, że poziom zadłużenia kontrahenta jest wysoki, to jego realizacja zostanie automatycznie wstrzymana. Dzięki temu nie dochodzi do wzrostu należności. Dodatkowym czynnikiem motywującym do terminowej zapłaty będzie naliczanie odsetek. Ich wysokość może być wcześniej określona w umowie, wówczas nie będzie przeszkód, by się na nią powołać. W przeciwnym wypadku można zastosować stawkę w wysokości odsetek ustawowych (13%).
Kolejnym sposobem jest poinformowanie nierzetelnego kontrahenta o zamiarze zgłoszenia go do Krajowego Rejestru Długów. Wpis na listę dłużników nie tylko zmniejsza wiarygodność spółki i utrudnia dostęp do kredytów bankowych. Uniemożliwia również pozyskanie nowych partnerów biznesowych. Jeśli powyższe procedury okażą się niewystarczające, przedsiębiorcy mogą skorzystać z innych sposobów odzyskiwania należności, jak np.: negocjacje, mediacje, sprzedaż należności, usługi firmy windykacyjnej lub droga sądowa.
Więcej w miesięczniku Twój Biznes - Zamów prenumeratę >>