Aby jednak wezwanie do zapłaty mogło spełnić swoją rolę, powinno mieć formę pisemną i zawierać co najmniej: oznaczenie dłużnika i wierzyciela, kwotę należności oraz tytuł, z jakiego wierzyciel domaga się zapłaty od dłużnika, a także, jeśli zachodzi taka potrzeba, określenie w jaki sposób zapłata ma zostać dokonana. Istotne jest również, aby wezwanie do zapłaty zostało przekazane dłużnikowi osobiście za pisemnym potwierdzeniem jego otrzymania, bądź wysłane do dłużnika przesyłką poleconą, najlepiej za potwierdzeniem odbioru. Dowody potwierdzające nadanie oraz odebranie wezwania przez dłużnika, będą niezwykle istotne w razie późniejszego dochodzenia roszczeń na drodze sądowej.
Dlaczego wystosowanie do nierzetelnego kontrahenta wezwania do zapłaty jest tak istotne dla przedsiębiorców? Odpowiedzi na to pytanie udzielają przepisy Kodeksu postępowania cywilnego (Dz. U. z 1964 r. Nr 43, poz. 296 ze zm., dalej „k.p.c.”). Zgodnie z art. 47912 §2 k.p.c., w tzw. sprawach gospodarczych (czyli w sprawach ze stosunków cywilnych pomiędzy przedsiębiorcami, w zakresie prowadzonej przez nich działalności gospodarczej), do pozwu należy dołączyć m.in. odpis wezwania do dobrowolnego spełnienia żądania (czyli właśnie wezwanie do zapłaty), wraz z dowodem doręczenia albo wysłania go pozwanemu przesyłką poleconą. Wydaje się, że celem ustawodawcy przy wprowadzaniu powyższego wymogu było, aby przedsiębiorcy, których wzajemne kontakty biznesowe często są bardzo intensywne i związane z dużą ilością spraw, nie kierowali się ze swoimi żądaniami od razu do sądu, tylko najpierw podjęli próbę rozstrzygnięcia zaistniałego sporu na drodze polubownej. Skierowanie do nierzetelnego kontrahenta wezwania do zapłaty może spowodować, że ureguluje on swoje zobowiązanie, bez konieczności angażowania wymiaru sprawiedliwości. Jeśli jednak, pomimo skierowania wezwania do zapłaty, dłużnik nadal nie dokona zapłaty należności, wówczas wierzyciel będzie mógł wnieść przeciwko niemu pozew do sądu, załączając odpis wezwania do zapłaty wraz z dowodem doręczenia albo wysłania go pozwanemu przesyłką poleconą.
Jeżeli powód nie dołączy do pozwu wyżej wymienionych dokumentów, przewodniczący powinien wezwać go do uzupełnienia tego braku w terminie tygodniowym pod rygorem zwrócenia pozwu. Jeśli przedsiębiorca zamieszkuje lub ma siedzibę za granicą i nie ma w kraju przedstawiciela, przewodniczący wyznacza termin do uzupełnienia pozwu, który nie może być krótszy niż miesiąc. Skutkiem nieuzupełnienia powyższego braku (niezłożenia w sądzie odpisu wezwania do zapłaty wraz z dowodem doręczenia albo wysłania go pozwanemu przesyłką poleconą), jest zwrócenie pozwu. W takim przypadku pozew nie odnosi skutków, jakie ustawa wiąże z wniesieniem go do sądu (przykładowo nie ulega przerwaniu bieg terminu przedawnienia roszczenia).
Podsumowując, należy stwierdzić, że zaniechanie przez przedsiębiorcę skierowania do nierzetelnego kontrahenta wezwania do zapłaty może się wiązać z bardzo poważnymi, negatywnymi konsekwencjami w późniejszym procesie sądowym, a nawet ze zwróceniem pozwu. Warto więc pamiętać o tym, by w przypadku każdego opóźniającego się dłużnika zadbać o wystosowanie takiego pisma. Nie jest to czynność skomplikowana, a może okazać się bardzo istotna.
Patrycja Dzięgielewska
aplikant radcowski
M. Szulikowski i Partnerzy Kancelaria Prawna