Formalna strona umowy - czyli jak nie popełnić błędu
W myśl przepisów kodeksu cywilnego, umowa najmu lokalu użytkowego może być zawarta w dowolnej formie. Zachowanie jednak formy pisemnej, umożliwia obu stronom łatwiejsze dochodzenie swoich ewentualnych roszczeń i w praktyce ta forma najczęściej występuje. Forma pisemna wymagana jest natomiast dla umów najmu nieruchomości zawartych na czas dłuższy niż rok, gdyż w przypadku jej niezachowania, umowę uważa się za zawartą na czas nieoznaczony.
Strony umowy mogą swoje prawa i obowiązki kształtować niemalże bez ograniczeń, kierując się jedynie przyjętym zwyczajem w zakresie danych stosunków, no i oczywiście w ramach ogólnych przepisów prawa. Do podstawowych obowiązków wynajmującego należy: oddanie najemcy lokalu do używania oraz utrzymanie go w należytym stanie przez cały okres trwania najmu. Natomiast najemca jest zobowiązany do terminowego opłacania czynszu i korzystania z lokalu w sposób zgodny z postanowieniami umowy.
Umowa powinna w szczególności określać:
- sposób w jaki lokal będzie wykorzystywany,
- kto poniesie koszt adaptacji lokalu,
- wysokość czynszu oraz termin płatności,
- kiedy i w jaki sposób stawka czynszu może ulec zmianie,
- wysokość kaucji,
- kwestię rozliczania mediów,
- kto i w jakim zakresie jest zobowiązany do remontów,
- czy najemca może lokal podnajmować i w jakim zakresie,
- kiedy, przez kogo i w jakim trybie może być rozwiązana umowa,
- sposób rozliczenia po rozwiązaniu umowy.
Bardzo ważnym dokumentem jest protokół zdawczo-odbiorczy, który stanowi punkt wyjścia przy przekazaniu lokalu i późniejszą podstawę do rozliczeń po rozwiązaniu umowy.
Jak można zabezpieczyć się przed nieuczciwym najemcą?
Wynajmujący lokal użytkowy ma szeroki wachlarz środków zabezpieczających jego interesy. Najczęściej stosowana jest kaucja. Jest to najczęściej kwota pieniężna stanowiąca wielokrotność stawki czynszu, oddana wynajmującemu celem zabezpieczenia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy takich jak: niezapłacone opłaty czynszowe, odsetki, odszkodowania, itp. Umowa najmu powinna szczegółowo wymieniać roszczenia, które mogą być zaspokojone z kaucji. Po rozwiązaniu i rozliczeniu umowy, kaucja podlega zwrotowi.
Drugim skutecznym środkiem zabezpieczenia interesów wynajmującego jest sporządzone w formie aktu notarialnego - oświadczenia o poddaniu się egzekucji. Takie oświadczenie stanowi tytuł egzekucyjny, wystarczy więc wystąpić do sądu o nadanie mu klauzuli wykonalności, a następnie udać się do komornika. Dzięki temu droga dochodzenia należności jest o wiele krótsza i prostsza.
Istnieje również tzw. prawo zastawu na rzeczach ruchomych najemcy. Prawo to zabezpiecza roszczenia, z którymi dłużnik zalega nie dłużej niż rok. Zastaw powstaje na rzeczach wniesionych do najmowanego lokalu, stanowiących własność najemcy. W momencie gdy zostaną one z niego usunięte - prawo zastawu wygasa. Zastaw przysługuje wynajmującemu niezależnie od zapisu w umowie, wynika bowiem wprost z przepisów kodeksu cywilnego.
Oprócz wymienionych, wynajmujący może także zastosować takie środki prawne jak: gwarancja bankowa, weksel, dopuszczalność prawa do odcięcia mediów, a także kary umowne. Wynajmujący powinien jednak zachować w tym zakresie pewien umiar, gdyż na rynku najmu lokali użytkowych istnieje bardzo duża podaż i najemca mający do dyspozycji lokal nawet w lepszej lokalizacji, ale obłożony takimi obostrzeniami, wybierze inny - o łagodniejszych zapisach umownych.
Obowiązki podatkowe
Należy również pamiętać, że najem lokali użytkowych jest czynnością co do zasady podlegającą podatkowi od towarów i usług wg stawki 23 procent .
Obowiązek podatkowy powstaje z momentem otrzymania całości lub części zapłaty czynszu, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. Podstawą opodatkowania podatkiem od towarów i usług jest wynikający z umowy najmu czynsz, pomniejszony o kwotę należnego podatku. Z podstawy opodatkowania wyłącza się dodatkowe obciążenia najemcy, nie stanowiące kwoty czynszu, np. kaucję. Jeśli jednak zaliczona jest ona na zaległe opłaty czynszowe, wówczas podlega opodatkowaniu.
Jeśli wynajmujący chce przerzucić koszty na najemcę, w praktyce często występuje problem, w dwóch kwestiach: podatku od nieruchomości oraz w opłatach z tytułu dostępu najemcy do mediów (energii elektrycznej, gazu, wody, itp.). W pierwszym przypadku najbardziej optymalnym rozwiązaniem wydaje się włączenie równowartości kwoty podatku od nieruchomości do kwoty czynszu. W tej sytuacji również dodatkowa kwota będzie podlegała opodatkowaniu VAT stawką właściwą dla czynności głównej, tj. usługi najmu. Natomiast w drugim przypadku, istnieją dwie możliwości praktycznego rozliczenia należności, tzn. kwoty z tytułu dostępu do mediów wynajmujący może określić ryczałtowo oraz włączyć je do kwoty należnej z tytułu czynszu, albo dokonać refakturowania zakupionych usług i towarów - wtedy stawka VAT będzie różna dla każdej refakturowanej czynności.
Fakturę VAT wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego, tj. otrzymania całości (względnie części) należności. Prawodawca określił również termin, od którego podatnik może wystawić faktury, tj. 30 dni przed powstaniem obowiązku podatkowego.
Kancelaria Prawna Skarbiec