Wypowiedzenie umowy o pracę przede wszystkim powinno być złożone na piśmie. Niezachowanie tej formy nie powoduje, że wypowiedzenie nie wywołuje skutków. Jednak należy pamiętać, że naruszenie formy pisemnej stanowi naruszenie przepisu art. 30 par. 3 kodeksu pracy tzn. przepisu dotyczącego wypowiadania umowy. Tak więc ustne wypowiedzenie umowy daje podstawę pracownikowi do roszczenia w zakresie przywrócenia do pracy czy odszkodowania za niezgodne z prawem zwolnienie.
Zapamiętaj!
Jeśli pracownik nie zakwestionuje ustnego wypowiedzenia umowy, jest ono skuteczne.
Z pouczeniem
Oświadczenie pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno zawierać pouczenie o prawie do odwołania się pracownika do sądu pracy. Niekiedy pracodawca nie zamieszcza takiej informacji. Brak pouczenia nie ma wpływu na skuteczność wypowiedzenia i nie stanowi naruszenia przepisów o rozwiązywaniu i wypowiadaniu stosunku pracy.
Z uzasadnieniem
Przyczyna rozstania nie może stanowić dla pracownika zagadki.
Wypowiedzenie powinno zawierać uzasadnienie. Przyczyna wypowiedzenia powinna być: rzeczywista, konkretna, a pracownik powinien być o niej poinformowany. Nie zachowanie tego obowiązku skutkuje wadliwością wypowiedzenia, narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę.
Zapamiętaj!
Pracodawca ma wybór w jaki sposób dokonać wypowiedzenia.
Doręczenie bezpośrednie
Najczęściej pracodawca wręcza wypowiedzenie pracownikowi podczas rozmowy, stojąc twarzą w twarz ze zwalnianym. Zazwyczaj ma przygotowane dwa identyczne oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę. Pierwsze wręcza zwalnianemu, a drugie załącza do akt w celach dowodowych.
Jednak należy pamiętać, że pracownik nie ma obowiązku pisemnego potwierdzenia o zakończeniu współpracy.
Skuteczność wypowiedzenia
Skuteczność wypowiedzenia nie jest uzależniona od potwierdzenia odbioru owego dokumentu. Wypowiedzenie będzie skuteczne także w przypadku odmowy przyjęcia pisma z wypowiedzeniem, nawet gdy owy dokument ulegnie zniszczeniu z winy pracownika.
Istotne jest by zwalniany miał realną możliwość zapoznania się z oświadczeniem woli pracodawcy, dlatego też wyjście z biura bez pisma wypowiadającego umowę, czy je zniszczenie nie jest skutecznym sposobem by uniknąć zwolnienia.
Odmowa przyjęcia wypowiedzenia
Gdy pracownik odmawia przyjęcia oświadczenia pracodawcy o zwolnieniu, datą jego złożenia będzie data odmowy przyjęcia pisma w siedzibie firmy.
Nieusprawiedliwione przyczyny odmowy przyjęcia pisma z wypowiedzeniem przez pracownika blokują możność przywrócenia terminu do wniesienia odwołania do sądu pracy. Pracownik nie może powołać się na to, iż pracodawca nie poinformował go o możliwości, terminie i trybie odwołania.
Świadkowie przy wypowiedzeniu
W związku z tym, iż pracownik nie musi potwierdzać otrzymanego wypowiedzenia, zdarza się, że taka osoba podaje w wątpliwość fakt, że doszło do wręczenia wypowiedzenia.
Dlatego też warto dla celów dowodowych wręczać wypowiedzenie w obecności jednego bądź kilku świadków, by mogli potwierdzić w razie sporu, że pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią wypowiedzenia oraz to, czy i kiedy pracodawca złożył pracownikowi oświadczenie o wypowiedzeniu.
Za dowód może również posłużyć notatka służbowa (sporządza ją pracodawca bądź osoba upoważniona do wręczenia wypowiedzenia) z przebiegu próby wręczenia pracownikowi wypowiedzenia.
Za pośrednictwem poczty
Gdy nie ma możliwości by bezpośrednio wręczyć pracownikowi wypowiedzenie bo nie pojawia się on w pracy, wtedy wypowiedzenie można wysłać pocztą. Należy pamiętać by wysłany list nadać listem poleconym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru.
Gdy pracownik nie odbiera korespondencji...
Za dzień złożenia oświadczenia o rozwiązaniu umowy będzie przyjęty dzień, w którym pracownik nie chciał przyjąć przesyłki od doręczyciela, lub dzień w którym upłynął termin do odbioru listu na poczcie.
Ważne!
Złożenie oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę ma miejsce także, gdy pracownik mając realną możliwość zapoznania się z jego treścią, z własnej woli nie odbiera listu.
Gdy pismo powraca do pracodawcy z poczty, pracodawca nie musi ponawiać prób doręczenia wypowiedzenia, uznaje wówczas, że pracownik wypowiedzenie otrzymał.
Przykład
Wypowiedzenie umowy zostało wysłane przez pracodawcę listem poleconym. Pracownik listu nie odebrał pomimo dwukrotnego awizowania i korespondencja powróciła do pracodawcy.
W takiej sytuacji pracodawca ma prawo uznać, że umowa uległa rozwiązaniu, a doręczenie zawierające oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu stosunku pracy nastąpiło wraz z upływem terminu do odbioru pierwszego listu poleconego.
W takiej sytuacji przyjmuje się domniemanie faktyczne, iż pracownik miał możliwość zapoznania się z treścią oświadczenia pracodawcy. Na pracowniku wówczas spoczywa obowiązek wykazania iż, nie miał możliwości zapoznania sie z treścią listu.
Adres zamieszkania
Jeśli pracodawca wie, że pracownik nie przebywa pod adresem zameldowania i jest mu znany adres czasowego zamieszkiwania, wypowiedzenie należy przesłać na adres faktycznego pobytu pracownika.
Odbiór wypowiedzenia
Gdy list z wypowiedzeniem zostanie odebrany przez dorosłego domownika, przyjmuje się, że wypowiedzenie zostało doręczone.
Zapamiętaj!
Domownikami są dorośli krewni i powinowaci wspólnie mieszkający z pracownikiem. Natomiast lokatorzy, sublokatorzy wspólnie zamieszkujący z pracownikiem nie są domownikami. Osoby takie traktowane są jako osoby obce.
Wypowiedzenie przesłane faksem lub e-mailem jest skuteczne, ale...
Wypowiedzenie wysłane i odebrane za pomocą faksu czy e-maila należy uważać za złożone z chwilą, w której adresat mógł zapoznać się z jego treścią a chwilę złożenia uważa się moment odbioru faksu czy e-maiala przez urządzenie adresata.
Doręczenie wypowiedzenia w powyższy sposób jest skuteczne i powoduje rozpoczęcie biegu terminu do odwołania do sądu pracy, jednak stanowi naruszenie art. 30 par. 3 kodeksu pracy nakazującego pisemną formę wypowiedzenia. Pracownik może tak dokonane wypowiedzenie zaskarżyć.
Ważne!
Doręczenie wypowiedzenia e-mailem byłoby skuteczne w zakresie wymogu formy pisemnej, gdyby e-mail opatrzony był podpisem elektronicznym.
Warto zapamiętać!
Wypowiedzenie umowy o pracę uważa się za dokonane, gdy zostało doręczone pracownikowi w taki sposób, że mógł się zapoznać z jego treścią. Odmowa jego przyjęcia nie ma wpływu na jego skuteczność. Po upływie okresu wypowiedzenia umowa i tak ulegnie rozwiązaniu.
*Wypowiedzenie umowy o pracę jest jednostronną czynnością prawną i nie wymaga zgody drugiej strony stosunku pracy.