Po nowelizacji rozporządzenia w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, obligatoryjnymi elementami rachunku nie są:
• wyraz ORYGINAŁ albo KOPIA,
• czytelny podpis wystawcy rachunku oraz odcisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią posługuje.
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
W poprzednim stanie prawnym wprowadzony do § 14 ust. 1 pkt 6 powołanego rozporządzenia wymóg zawierania przez rachunek „czytelnego podpisu wystawcy” był przez organy podatkowe interpretowany jako konieczność zamieszczenia na rachunku własnoręcznego podpisu jego wystawcy. Tego rodzaju wymagania zostały zniesione w stosunku do faktur VAT już od 1 grudnia 2008 r. Faktury VAT nie muszą więc zawierać własnoręcznego podpisu odbiorcy ani wystawcy faktury. Warto wspomnieć, że rachunki, o których mowa w art. 87 i 88 Ordynacji podatkowej, wystawiane przez podatników niezobowiązanych do wystawiania faktur VAT, są również uznawane za faktury (stanowi o tym § 17 pkt 5 rozporządzenia w sprawie faktur). Nie było więc żadnego rozsądnego argumentu, aby wymagać na rachunku odręcznego podpisu wystawcy. Nowelizacja uporządkowała więc obowiązujące w tym zakresie zasady.
Zmiana przepisów w zakresie zasad wystawiania rachunków pozwoli na wystawianie, przesyłanie i przechowywanie ich w formie elektronicznej na takich samych zasadach, jakie obowiązują w przypadku faktur elektronicznych. Z założeniem, że rachunek jest rodzajem faktury, do wystawiania, wysyłania i przechowywania rachunków w formie elektronicznej należy stosować przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej.
Zgodnie z przepisami tego rozporządzenia faktury (rachunki) mogą być przesyłane w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem:
• uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania przez odbiorcę faktury (§ 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych),
• zapewnienia autentyczności pochodzenia i integralności treści (§ 4 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych).
Jeżeli więc ww. wymogi zostaną spełnione, to rachunek będzie można obecnie przesłać e-mailem, np. w formacie PDF. Prawo do przesyłania rachunków w formie elektronicznej potwierdza także uzasadnienie do projektu nowelizacji rozporządzenia w sprawie (...) zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach:
W projekcie rozporządzenia proponuje się uchylenie w § 14 w ust. 1 pkt 3 i 6 rozporządzenia Ministra z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, co oznacza rezygnację z zamieszczania na rachunku własnoręcznego podpisu wystawcy i wyrazów „oryginał” albo „kopia”. Przedmiotowe zmiany spowodują ograniczenie zakresu niezbędnych danych zawartych w rachunkach do: daty wystawienia i numeru kolejnego rachunku, określenia rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowej oraz ogólnej sumy należności wyrażonej liczbowo i słownie, co uprości czynności związane z ich wystawianiem i pozwoli na sporządzanie, przesyłanie i przechowywanie rachunków w formie elektronicznej.
Nie należy mieć także obaw, czy taki rachunek bez podpisu może być dowodem księgowym u przedsiębiorcy prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów. Podstawą zapisów w księdze są bowiem dowody księgowe, którymi są m.in. faktury VAT, w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach (§ 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia o pkpir). Wraz ze zmianą przepisów określających warunki prawidłowego sporządzenia rachunków niepodpisany rachunek jest prawidłowo wystawionym dowodem księgowym.
Po zmianach zasad wystawiania rachunków niepodpisane rachunki będą również stanowiły dowód księgowy dopuszczalny zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości (art. 21 ust. 1a ustawy o rachunkowości).
• § 14 rozporządzenia Ministra Finansów z 22 sierpnia 2005 r. w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach - Dz.U. Nr 165, poz. 1373; ost.zm. Dz.U. z 2011 r. Nr 40, poz. 204
• § 17 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia w podatku od towarów i usług - Dz.U. Nr 212, poz. 1337; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 255, poz. 1713
• § 3 i 4 rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania - Dz.U. Nr 249, poz. 1661
Tomasz Król
konsultant podatkowy