Jednakże analizując uregulowania zawarte w ustawie o rachunkowości, należy stwierdzić, że sprawozdanie finansowe można uznać za sporządzone (a tym samym określić datę jego sporządzenia) w momencie złożenia pod nim podpisów przez:
• osobę, która przyjęła odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych (której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych) i
• kierownika jednostki.
Ustawa o rachunkowości (art. 3 ust. 1 pkt 6) precyzuje, kogo należy uważać za kierownika jednostki, a tym samym wskazuje osoby, które muszą podpisać roczne sprawozdanie finansowe. Kierownikiem jednostki jest członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy - członkowie tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Ustawa o rachunkowości wskazuje jednocześnie, że kierownikiem jednostki (a więc i osobą podpisującą roczne sprawozdanie finansowe) w przypadku:
• spółki jawnej i spółki cywilnej są wspólnicy prowadzący sprawy spółki,
• spółki partnerskiej są wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd,
• spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej są komplementariusze prowadzący sprawy spółki,
• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą są te osoby (dotyczy to także osób wykonujących wolne zawody),
• jednostek postawionych w stan likwidacji lub upadłości są likwidator, syndyk lub zarządca ustanowiony w postępowaniu upadłościowym.
Należy wskazać, że rocznego sprawozdania finansowego nie podpisują członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzoru (obowiązek ten ciąży na wszystkich członkach zarządu).
Złożenie podpisów na rocznym sprawozdaniu finansowym jest potwierdzeniem przejęcia przez podpisujące osoby odpowiedzialności za rzetelność i jasność przedkładanych w sprawozdaniu finansowym informacji, a także ich zgodność z zasadami (polityką) rachunkowości. Ustawa o rachunkowości nakazuje oprócz podpisu na każdym z elementów sprawozdania finansowego podać zarazem datę złożenia podpisu. Zatem data złożenia podpisu przez upoważnione osoby jest formalnym wymogiem powodującym, że dane sprawozdanie finansowe zostało ostatecznie sporządzone, a tym samym wyznacza dzień jego sporządzenia.
Potwierdzenie takiego stanowiska można znaleźć w wydawanych interpretacjach prawa podatkowego. Interpretacje dotyczą co prawda ustaw o podatku dochodowym (tj. uznania dnia złożenia podpisów za dzień sporządzenia sprawozdania finansowego, o którym mowa w art. 15 ust. 4b i 4c updop), ale znajduje się w nich również odniesienie do uregulowań ustawy o rachunkowości. Przykładem może być interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 7 września 2010 r. (nr IPPB3/423-371/10-2/MS), gdzie wskazuje się, że:
w ocenie prawidłowego ustalania dnia sporządzenia sprawozdania finansowego należy mieć na względzie art. 5 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły w kolejnych latach obrotowych. Podpisanie sprawozdania finansowego przez upoważnione osoby oznacza, że sprawozdanie to jest kompletne i przedstawia prawdziwy i rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej jednostki. Ponadto złożenie podpisu pod sprawozdaniem jest równoznaczne z przyjęciem odpowiedzialności przez te osoby za prawidłowość i rzetelność sporządzonego sprawozdania finansowego. (...) sprawozdanie finansowe podpisane przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszystkich członków zarządu, można uznać za datę sporządzenia sprawozdania finansowego, o której mowa w art. 15 ust. 4b pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, jeżeli zostanie sporządzone zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
• art. 3 ust. 1 pkt 6, art. 52 ust. 2 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2010 r. Nr 47, poz. 278
Paweł Muż
ekonomista, księgowy