Dyskusja jest szczególnie gorąca w przypadku przesyłania faktury pomiędzy kontrahentami w formie pliku będącego załącznikiem do wiadomości przesłanej przez internet. Najwięcej obaw ze strony urzędów dotyczy:
• dokonywania zmian w tak przesłanym dokumencie przez osoby nieuprawnione,
• podszywania się przez osoby trzecie pod wystawcę (tworzenie fikcyjnych dokumentów)
• trudności w ustaleniu daty otrzymania faktury przez odbiorcę, co jest istotne dla potrzeb rozliczenia VAT.
Dlatego faktura wysłana pocztą zwykłą nie budzi podejrzeń urzędów, a ta sama faktura wysłana pocztą elektroniczną - tak.
Jakie wymogi powinna spełniać faktura elektroniczna, by zaakceptował ją każdy urząd?
Są to wszystkie wymogi, jakie powinna spełniać faktura jako dokument księgowy, w rozumieniu ustawy o rachunkowości oraz ustawy o podatku od towarów i usług (VAT). Niestety, musi być dodatkowo zabezpieczona podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Jeśli chcemy uprościć wymianę dokumentów z odbiorcą, możemy skorzystać z tzw. wymiany danych elektronicznych (EDI), zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.
Wystawienie faktury elektronicznej
Zanim wystawimy komukolwiek e-fakturę, musimy uzyskać zgodę naszego odbiorcy na taki obrót dokumentów. Odbiorca udziela zgody na piśmie lub drogą elektroniczną. W przypadku korzystania z internetu, akceptacja klienta musi być potwierdzona podpisem elektronicznym. E-faktury można wystawiać od następnego dnia po otrzymaniu zgody odbiorcy. Istnieją już na rynku programy pozwalające na wystawianie, automatyczne księgowanie i archiwizację faktur elektronicznych.
Kiedy wybrać podpis elektroniczny, a kiedy EDI?
Jeśli nie mamy stałej grupy odbiorców, warto zastosować podpis elektroniczny, bowiem trudno od jednorazowych klientów wymagać dostosowania ich systemu do naszego. Jeśli zaś współpracujemy ze stałą grupą, można skorzystać z wymiany danych elektronicznych (EDI). Metoda ta polega na wymianie danych fakturowych między systemami komputerowymi wystawcy i odbiorcy. Dane są przesyłane w ustrukturyzowanym formacie. Wymaga to zestawienia specjalnych narzędzi u wystawcy i odbiorcy. Takie wymogi nie są ani konieczne, ani nawet potrzebne w przypadku zastosowania podpisu elektronicznego. Wtedy odbiorca weryfikuje autentyczność dokumentu otwierając certyfikat e-podpisu.
Ponieważ, zgodnie z przepisami dotyczącymi wystawiania i archiwizacji e-faktur, ich treść musi być identyczna u wystawcy i odbiorcy (integralność danych), nie znajdziemy na nich rozróżnienia oryginał/kopia. To sytuacja, w której mamy pozornie „dwa oryginały”. Tak naprawdę to jeden i ten sam dokument, zgodny z zapisami ustawy.
Podpisywanie faktury elektronicznej
Jak wiadomo, na fakturze wystawionej w formie papierowej nie jest wymagany podpis wystawcy. W przypadku faktury elektronicznej mamy sytuację, w której w zależności od przyjętego sposobu obrotu tymi dokumentami, podpisujemy lub nie. I tak: jeśli wybraliśmy z naszym odbiorcą wymianę danych elektronicznych (transfer z komputera do komputera, odpowiednio zestawione systemy), to taka faktura nie wymaga podpisu. Jeśli zaś wykupiliśmy certyfikat i korzystamy z bezpiecznego podpisu elektronicznego, to właśnie nim „podpisujemy” fakturę. Proszę pamiętać, że jest to wirtualny podpis i nie ma nic wspólnego z dawnym sposobem podpisywania faktur, znanym bardziej doświadczonym pracownikom z czasów, gdy wprowadzano w Polsce podatek od towarów i usług.
Akceptację odbiorcy, wyrażoną jego podpisem, ustawodawcy znieśli już dość dawno temu. W przypadku formy elektronicznej nie ma nawet takiej możliwości.
Jak wystawić duplikat lub fakturę korygującą do e-faktury
Ustawodawca przyjął zasadę, że faktury korygujące i duplikaty do faktur wystawionych i przesyłanych w formie elektronicznej wystawia się i przesyła w tej samej formie.
Gdyby się jednak zdarzyło, że nie mamy takiej możliwości (np. odbiorca cofnął akceptację otrzymywania e-faktur lub wystąpiła awaria naszego systemu) ustawodawca dopuszcza możliwość wystawienia dokumentu w formie papierowej. Musimy jednak umieścić adnotację, że dotyczy on faktury elektronicznej.
W przypadku najgorszym, w którym system fakturowania nie przewiduje wystawiania korekt i duplikatów, możemy być narażeni na spór z urzędem. Spotkałam się już z interpretacjami urzędów skarbowych, w których wskazywano na dopuszczalne incydentalne korzystanie z „mieszanej” formy wystawiania duplikatów i korekt. Tak oczywiście być może, ale nie musi.
Czy i kiedy drukować e-fakturę
Fakturą elektroniczną, w rozumieniu ustawy, jest zapis w formie, w jakiej został przesłany od wystawcy do odbiorcy. Istnieją jednak sytuacje, w których konieczne jest wydrukowanie takiego dokumentu. W przypadku, gdy nasz system księgowy nie obsługuje e-faktur, musimy ją wydrukować by móc przenieść z niej dane do systemu FK. Gdy mamy już w ręku „papier”, postępujemy z nim analogicznie jak ze zwykłą fakturą papierową. Nie zapominajmy jednak, że naszym oryginałem (czyli dokumentem stanowiącym np. podstawę obniżenia VAT) jest elektroniczny zapis w systemie, w którym otrzymaliśmy fakturę od wystawcy. Podobnie postępuje wystawca.
Niektóre zaawansowane systemy księgowe pobierają dane bezpośrednio z systemu, w którym przesyłane są e-faktury. Wtedy w zależności od przyjętych w firmie procedur możemy takie faktury drukować lub nie.
Zamysłem ustawodawcy unijnego było między innymi oszczędzenie ton papieru zużywanych do wystawiania faktur. Oprócz oszczędności dla prowadzących działalność gospodarczą, mieliśmy także oszczędzić lasy.
Postępowanie z e-fakturą
Archiwizacja
E-faktury powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność treści, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania. E-faktury przechowuje się tak długo jak papierowe, czyli pięć lat, licząc od końca roku, w którym dokonano rozliczenia podatku za rok, w którym zostały wystawione dokumenty. Oznacza to, że w 2010 roku ulegają przedawnieniu zobowiązania roku 2004 (rozliczenie i zapłata podatku w 2005 = lata przedawnienia 2006, 2007, 2008, 2009, 2010).
Kontrola organów podatkowych
Podatnik ma obowiązek umożliwić organom podatkowym oraz organom kontroli skarbowej:
• natychmiastowy (bez zwłoki),
• pełny (bez wyjątków),
• ciągły (bez przerw),
dostęp drogą elektroniczną do faktur,
Na żądanie organów kontrolnych podatnik ma obowiązek umożliwić:
• udokumentowany pobór, czytelność i wykorzystanie e-faktur przez te organy (czyli np. udostępnić komputer, łącze do internetu, oprogramowanie niezbędne do obsługi e-faktur),
• udostępnienie tym organom danych dotyczących autentyczności pochodzenia i integralności treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej (np. informacje dot. certyfikatów).
Dla kontroli podatnik powinien przedłożyć:
• oświadczenia o akceptacji odbiorcy faktury na otrzymywanie faktur drogą elektroniczną,
• dowody dopełnienia obowiązków informacyjno-zgłoszeniowych wobec naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego,
• dowody na istnienie przeszkód formalnych lub technicznych w skorygowaniu e-faktury drogą elektroniczną w sytuacji, gdy do e-faktury wystawiono „papierową” korektę lub duplikat,
• dokumentację dotyczącą bezpiecznego podpisu elektronicznego lub wymiany danych elektronicznych EDI, dotyczącą podatnika i jego kontrahenta.
A więc:
• Dokumenty wystawione w formie papierowej archiwizujemy jak dotychczas. Niedozwolona jest, dla potrzeb wykonania przepisów ustaw podatkowych, archiwizacja elektroniczna. Ale jeśli dodatkowo procedury firmowe przewidują archiwizację elektroniczną, to oczywiście postępujemy zgodnie z nimi. Pamiętajmy jednak, że to kopia zapasowa. Oryginalne archiwum jest papierowe.
• Dokumenty wystawione w formie elektronicznej archiwizujemy w tej formie. W tym przypadku niedozwolona jest archiwizacja papierowa (tracą autentyczność pochodzenie i integralność treści). Analogicznie jak w przypadku faktur papierowych, możemy stworzyć archiwum papierowe - będzie ono jednak kopią zapasową wykorzystywaną do innych działań firmy.
Coraz częściej pojawiają się wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego zrównujące w prawie faktury przesłane pocztą zwykłą i pocztą elektroniczną (pliki .txt lub .pdf wysłane jako załącznik do wiadomości e-mail). Ci podatnicy, którzy mają prawomocny wyrok, są już „chronieni”. Pozostałym Ministerstwo Finansów wskazuje pocztę zwykłą (ew. osobiste dostarczenie czy kuriera) lub fakturę elektroniczną w rozumieniu przepisów ustawy z 2005 roku.
Komisja Europejska zauważyła luki w dyrektywach dotyczących faktur elektronicznych, które spowodowały, że kraje członkowskie stworzyły bardzo różne przepisy, nierzadko utrudniające obrót wewnątrzwspólnotowy. Obecnie są prowadzone prace nad ułatwieniem obrotu dokumentami sprzedaży. Kraje członkowskie otrzymały zalecenia mające zrównać różne formy wystawiania i przesyłania faktur do końca 2012 roku. Należy mieć nadzieję, że od 2013 roku faktura wysłana przez e-mail będzie równoprawna z fakturą papierową.
Ci przedsiębiorcy, którzy już teraz przesyłają w ten sposób faktury, a nie mają wyroku NSA, mogą być narażeni na odmienne stanowisko organów kontrolnych.
Agnieszka Sadowska
arkconsulting.com.pl,
szkoleniadlasekretarek.pl