Pełnienie funkcji sekretarskich wiąże się z wykonywaniem wielu czynności, takich jak obsługa biura (załatwianie korespondencji, przechowywanie informacji, akt spraw), obsługa interesantów, gości, urządzeń techniki biurowej, organizowanie i obsługa zebrań, konferencji, przygotowanie podróży służbowej i innych spraw zleconych przez szefa. Sekretarka jest osobą pierwszego kontaktu w firmie, odpowiada na pytania interesantów i reprezentuje firmę. Zadania sekretarki możemy podzielić na asystenckie i recepcyjne:
• Zadania asystenckie: odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji, sporządzanie i przechowywanie dokumentacji oraz niezbędnej korespondencji. Szef może też powierzyć sekretarce dodatkowe funkcje w ramach delegowania zadań. Samodzielne wykonywanie zadań wymaga nie tylko wysokich kwalifikacji zawodowych i talentów organizacyjnych, ale także szerokiej wiedzy ogólnej i specjalistycznej.
• Zadania recepcyjne: przyjmowanie interesantów, gości i klientów. Część interesantów jest załatwiana przez sekretariat, a w innych sprawach interesanci są umawiani z szefem na określony dzień i godzinę. Gdy interesanci kontaktują się z firmą telefonicznie, uprzejmy ton, wyraźny sposób mówienia, życzliwe podejście spowodują, że firma będzie się im dobrze kojarzyć.
Organizowanie pracy
Szef planuje i podejmuje najistotniejsze decyzje w firmie, a sekretarka wspiera go w tej pracy, odciążając od zadań administracyjno-biurowych. Od sekretarki oczekuje się umiejętności dostosowania się do metod organizacji pracy preferowanych przez szefa.
Sekretarka tak powinna zorganizować swoją pracę, aby wykonać swoje zadania na czas i pamiętać o nadchodzących terminach. Sekretarka przekazuje szefowi informacje dotyczące sposobu wykonania przekazanych zadań. W przypadku wystąpienia trudności w rozwiązaniu problemu lub niedotrzymania terminu informuje szefa i zainteresowanych. Ewidencjonuje terminy rozmów z interesantami, konferencji, spotkań, narad szefa, załatwienia pilnych spraw, udzielenia pisemnej odpowiedzi, zrealizowania zobowiązań.
Oprócz własnego terminarza spraw i spotkań sekretarka powinna prowadzić także terminarz szefa. Powinna uzgodnić z nim zasady umawiania go na spotkania: czy na przykład woli mieć kilka spotkań po kolei, dłuższe przerwy między spotkaniami, czy umawiać go rano, czy po południu.
Do zadań sekretariatu należy też organizowanie spotkań, przygotowanie materiałów oraz dopilnowanie terminów tych spotkań.
Organizując pracę szefa i własną sekretarka powinna uwzględnić następujące czynniki:
• ustalenie priorytetu spraw do załatwienia według hierarchii ich ważności lub terminowości,
• opracowanie systemu organizowania czasu,
• ustalenie czynności pracochłonnych - gdzie tkwią rezerwy czasu i jak usprawnić gospodarowanie czasem,
• odróżnić sprawy pilne od ważnych - pilne wymagają załatwienia w krótkim czasie, ważne wymagają dokładnego przeanalizowania i decyzji,
• nadawanie sprawom biegu i załatwianie w terminie.
Współpraca z szefem
System współpracy jest zazwyczaj narzucany przez szefa. Zasady muszą być ustalone na początku i wynikać z zakresu uprawnień i odpowiedzialności. Każda sekretarka powinna poznać priorytety szefa. Efektywna współpraca uzależniona jest od wzajemnych relacji między szefem a sekretarką.
Oczekiwania szefa w stosunku do osób na stanowisku sekretarki dotyczą poziomu kwalifikacji zawodowych, usposobienia, podejścia do pracy i umiejętności radzenia sobie z wieloma zadaniami naraz. Współpraca z szefem zależy nie tylko od fachowości osoby będącej w sekretariacie, ale także od prawidłowego ustalenia zakresu obowiązków, dyspozycyjności osoby zatrudnionej w sekretariacie, cech osobistych szefa i jego „prawej ręki”.
Współpraca z pozostałymi osobami w firmie
Sekretarka pośredniczy w przepływie informacji między szefem a współpracownikami, interesantami oraz ze współpracującymi firmami i instytucjami.
Uprawnienia sekretarki w szczególności wynikają z następujących zasad:
• sekretarka nie stanowi „instancji” między szefem a jego współpracownikiem,
• sekretarka nie może wydawać poleceń współpracownikom szefa - przekazuje współpracownikom polecenia szefa i przyjmuje informację dla szefa od współpracowników,
• wszystkie informacje związane z wykonywaną pracą traktuje jako informacje poufne,
• sekretarkę obowiązuje lojalność wobec szefa i firmy,
• sekretarka chroni czas szefa,
• musi rozróżniać sprawy ważne od pilnych oraz strategiczne od doraźnych.
Kontakty szefa ze współpracownikami
Sekretarka musi wiedzieć, dla kogo szef jest zawsze osiągalny. Bliscy współpracownicy zwykle mogą bez uprzedniego umówienia się mieć kontakt z szefem, a pracownicy niższego szczebla w hierarchii służbowej mogą być przyjęci przez szefa w ustalonym terminie, po zachowaniu drogi służbowej (najpierw obowiązuje kontakt z bezpośrednim przełożonym).
Sekretarkę obowiązuje zasada:
• do szefa są zawsze drzwi otwarte, jeżeli tego problemu nie potrafi rozwiązać inny członek kadry zarządzającej,
• do szefa należy zgłaszać się z propozycją rozwiązania problemu, a nie z zapytaniem jak rozwiązać ten problem.
Partnerstwo szefa z sekretarką powinno polegać na eliminowaniu źródeł konfliktów zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych.
Zdzisława Koźmin