Jeśli sprawozdania nie zatwierdzono w terminie, należy złożyć je dwa razy: w ciągu 15 dni po upływie sześciu miesięcy od dnia bilansowego (sprawozdanie niezatwierdzone), a także w ciągu 15 dni po jego zatwierdzeniu (sprawozdanie zatwierdzone).
Kierownik każdej jednostki objętej wpisem do Krajowego Rejestru Sądowego składa w sądzie rejestrowym:
• roczne sprawozdanie finansowe (czyli wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat, dodatkowe informacje i objaśnienia oraz jeżeli jednostka ma obowiązek sporządzania, również zestawienie zmian w kapitale własnym oraz rachunek przepływów pieniężnych),
• opinię biegłego rewidenta (jeśli sprawozdanie podlegało badaniu),
• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
• sprawozdanie z działalności jednostki (w przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, spółek akcyjnych, spółek komandytowo-akcyjnych, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych).
Czy spółka cywilna osób fizycznych i osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą muszą składać roczne sprawozdanie finansowe do KRS
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą oraz spółki cywilne osób fizycznych nie są objęte ewidencją w Krajowym Rejestrze Sądowym, dlatego nie mają obowiązku składania do KRS rocznych sprawozdań finansowych. Wymienione podmioty gospodarcze nie mają również obowiązku składania rocznych sprawozdań finansowych do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez urzędy gminy lub miasta.
Czy niezatwierdzone sprawozdanie należy składać do KRS
Ustawa o rachunkowości wymaga, by nawet niezatwierdzone w terminie sześciu miesięcy od dnia bilansowego sprawozdanie finansowe złożyć we właściwym rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie. Dla większości jednostek (dla których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym) ostateczną datą złożenia w KRS rocznych sprawozdań finansowych jest 15 lipca. Po zatwierdzeniu należy złożyć je ponownie w ciągu 15 dni.
Jakich opłat należy się spodziewać przy składaniu rocznego sprawozdania finansowego do KRS
Wpis do rejestru dokonywany jest na podstawie odpowiedniego wniosku. W związku z tym należy wypełnić formularz KRS-Z30 („Wniosek o zmianę wpisu w Krajowym Rejestrze Sądowym - sprawozdania finansowe i inne dokumenty”). Formularz ten dostępny jest na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości - www.ms.gov.pl.
Jednostka składająca do KRS sprawozdanie finansowe (wraz z innymi dokumentami, które wymieniliśmy na początku) wnosi:
• opłatę sądową w wysokości 40 zł; opłata ta dotyczy zmiany wpisu w KRS polegającej na tym, że we wpisie spółki w KRS zostaje zamieszczona wzmianka o złożeniu rocznego sprawozdania finansowego i innych dokumentów;
• opłatę za ogłoszenie tej zmiany w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w wysokości 250 zł.
Jak zaewidencjonować koszty opłaty sądowej i opłaty za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym
W księgach rachunkowych opłaty te są ewidencjonowane w ciężar kosztów podstawowej działalności operacyjnej.
Wn „Podatki i opłaty” 290
Ma „Kasa” ewentualnie „Rachunek bankowy” 290
UWAGA
Począwszy od roku 2009 obowiązek składania rocznych sprawozdań finansowych do KRS dotyczy też oddziału przedsiębiorcy zagranicznego, a także oddziału przedsiębiorcy zagranicznego instytucji kredytowej lub finansowej (art. 69 ust. 1b uor).
• art. 52, art. 64, art. 69 ust. 2, art. 70 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 165, poz. 1316
• art. 19 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym - j.t. Dz.U. z 2007 r. Nr 168, poz. 1186; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1241
Paweł Muż
ekonomista, księgowy