Płatnicy składek są odpowiedzialni za prawidłowość danych, jakie przekazują do ZUS w dokumentach ubezpieczeniowych. Dane te mają wpływ na prawa i obowiązki płatnika i ubezpieczonego w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, dlatego płatnicy na bieżąco muszą korygować dokumenty, w których podali nieprawidłowe informacje (art. 41 ust. 6-7b oraz art. 47 ust. 3-3b ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych; dalej: ustawa o sus). Aby zapewnić rzetelność dokumentów ubezpieczeniowych przekazywanych przez płatników składek, nałożono na nich dodatkowo obowiązek corocznego sprawdzania dokumentów rozliczeniowych. Płatnicy muszą sprawdzić dokumenty złożone za cały rok do końca kwietnia następnego roku (art. 41 ust. 7 ustawy o sus). Weryfikacja dotyczy tylko dokumentów rozliczeniowych - tj. raportów składkowych (ZUS RCA lub ZUS RZA) i raportów świadczeniowych (ZUS RSA). Na mocy art. 47 ust. 3b ustawy o sus obowiązek ten rozciąga się również na deklarację rozliczeniową ZUS DRA.
W razie stwierdzenia, że jakiś dokument został sporządzony nieprawidłowo, płatnik składek ma 7 dni na złożenie dokumentu korygującego zawierającego wszystkie prawidłowe dane. W praktyce oznacza to, że korekta dokumentu złożonego za 2009 r. powinna zostać złożona najpóźniej 7 maja 2010 r. (tj. 7. dnia po upływie terminu na sprawdzenie dokumentów).
Jeśli błąd został popełniony w raporcie (składkowym lub świadczeniowym), to w ZUS należy złożyć komplet dokumentów korygujących składający się z poprawionego raportu i z korekty deklaracji. Nie można przekazać skorygowanego raportu bez deklaracji, bo raport jest załącznikiem do deklaracji (art. 47 ust. 3 ustawy o sus).
WAŻNE!
Komplet dokumentów rozliczeniowych składa się z korekty raportu rozliczeniowego i korekty deklaracji rozliczeniowej.
Jeżeli stwierdzone nieprawidłowości dotyczą wyłącznie deklaracji rozliczeniowej (np. nieprawidłowo obliczono składki na FP lub FGŚP), płatnik składek musi przekazać do ZUS jedynie skorygowaną deklarację rozliczeniową (bez raportów).
W każdym przypadku komplet dokumentów korygujących powinien być oznaczony kolejnym numerem identyfikatora, wyższym o jeden od numeru, którym oznaczono wcześniej złożony komplet dokumentów ubezpieczeniowych (pkt XIV załącznika nr 18 do rozporządzenia w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz innych dokumentów).
Obowiązek sprawdzenia dokumentów do końca kwietnia nie obejmuje dokumentów zgłoszeniowych (np. ZUS ZUA, ZUS ZZA, ZUS ZWUA). Jednak w trakcie sprawdzania dokumentów rozliczeniowych może wyniknąć również potrzeba skorygowania tych dokumentów.
Na płatnika składek albo osobę działającą w jego imieniu, która nie wywiąże się z obowiązku sprawdzenia dokumentów rozliczeniowych do końca kwietnia, sąd grodzki może nałożyć - na wniosek ZUS - karę grzywny w wysokości do 5000 zł (art. 98 ust. 1 pkt 6a ustawy o sus). Fakt niewywiązania się z tego obowiązku może zostać ujawniony podczas kontroli ZUS, w trakcie której inspektor zakwestionuje prawidłowość sporządzenia dokumentów rozliczeniowych za 2009 r.
W następnym numerze Mk napiszemy, jakie błędy najczęściej popełniają płatnicy składek w dokumentach rozliczeniowych i jak je poprawić.
• art. 41 ust. 6-7b, art. 47 ust. 3-3b, art. 95 ust. 1 pkt 6a i art. 98 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych - j.t. Dz.U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 161, poz. 1278
Piotr Kostrzewa
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych