Korespondencja to zarówno czynności związane ze sporządzaniem pism, wymianą myśli, jak i ustalaniem bądź uzgadnianiem stanowisk. Szczególne znaczenie ma korespondencja w działalności zakładów pracy. Zadania postawione przed nimi wymagają bowiem szerokich kontaktów z innymi firmami, nawiązywanych najczęściej w formie wymiany pism.
Przedmiotem korespondencji są zapytania, wyjaśnienia, informacje, decyzje. W biurach następuje wymiana pism informacyjnych, przewodnich, grzecznościowych. Taką korespondencję należy redagować w stylu urzędowym, którego główne cechy to rzeczowość, zwięzłość, przejrzystość, fachowość.
• Używając stylu urzędowego należy być bardzo precyzyjnym, nie rozwijać pobocznych wątków sprawy, skupić się wyłącznie na jej meritum.
• Należy używać zdań pojedynczych, stosować słownictwo jednoznaczne i specjalistyczne. W celu stworzenia przejrzystej treści warto stosować formę wyliczeń i wypunktowań.
• Należy pamiętać o używaniu zwrotów grzecznościowych oraz utrzymaniu uprzejmego tonu wypowiedzi.
• Wyznacznikami stylu urzędowego jest także stosowanie strony biernej, posługiwanie się formami nieosobowymi czasowników oraz powszechnie znanymi skrótami i skrótowcami.
Każdy list urzędowy powinien zawierać następujące elementy:
• Nagłówek (oznaczenie nadawcy - ma postać nadruku, pieczęci firmowej).
• Oznaczenie adresata (odbiorcy listu), miejscowość i datę sporządzenia,.
• Znak, czyli numer z rejestru korespondencji; zgodnie z ustalonym systemem kancelaryjnym, zwrot otwierający list, część zasadniczą treści, uprzejme zakończenie, podpis osoby upoważnionej do podpisywania korespondencji zewnętrznej, ewentualnie elementy dodatkowe, które umieszcza się pod podpisem mają charakter informacyjny w obiegu dokumentów.
Układ pisma i jego części
Przy sporządzaniu korespondencji stosowane są układy pism według standardu polskiego i europejskiego. Pisma mogą być sporządzane na blankiecie korespondencyjnym albo na papierze maszynowym. Blankiet korespondencyjny, zwany także „papierem firmowym” czy „blankietem firmowym”, ma duży wpływ na kształtowanie wizerunku firmy, dlatego szczególnie warto zadbać o jego formę.
Korespondencja służbowa powinna być pisana komputerowo. Nie wypada, aby tekst miał poprawki, dopiski lub przekreślenia. Ponadto list odręczny wygląda nieprofesjonalnie. Jeżeli to możliwe, listy powinno się adresować do konkretnej osoby wymienionej z imienia i nazwiska, gdyż zwiększa to szanse na odpowiedź.
List lub pismo można sporządzić także na papierze bez nadruku. Papier powinien być formatu A4 (210x297mm) w układzie pionowym lub A5 (210x148.5mm) w układzie poziomym. Należy zachować marginesy według wymiarów (w milimetrach): lewy - 25-30, prawy - 10- 15, górny 15-20, dolny 20-30, tak, aby można było dokument wpiąć do segregatora.
Nagłówek, w którym jest nazwa, adres, numer telefonu, e-mail i numer faksu nadawcy, umieszcza się bezpośrednio przy lewym i pod górnym marginesem w kształcie prostokąta z pojedynczymi odstępami pomiędzy wierszami. Pole wpływu - miejsce na pieczątkę wpływu oraz adnotacje dotyczące obiegu i formy załatwienia, zlokalizowane jest po lewej stronie dokumentu, na wysokości danych adresata.
Przykład
Serwis komputerowy „Myszka”'
ul. Chodkiewicza 24
03-733 Warszawa
tel./faks 022 818 94 78
Nazwę odbiorcy pisma (adresata) umieszczamy po prawej stronie (dwa odstępy poniżej daty) w kształcie prostokąta z pojedynczymi odstępami pomiędzy wierszami. Dane te wpisuje się w mianowniku. Po imieniu i nazwisku lub nazwie przedsiębiorstwa należy zrobić podwójną interlinię.
Przykład
Szanowny Pan
Janusz Jędrzejewski
ul. Kasztanowa 32/4
42-300 Bielsko-Biała
Obecnie najczęściej rozpoczyna się pisma służbowe od zwrotów grzecznościowych typu: „Szanowny Panie”, „Szanowna Pani” czy „Szanowni Państwo”. Coraz częściej wprowadza się tego typu zwroty do korespondencji biurowej, uzupełniając je dodatkowo tytułami czy stanowiskami: „Szanowna Pani Dyrektor”, „Szanowny Panie Prezesie”.
Po zwrocie grzecznościowym rozpoczynającym list można postawić przecinek. Jeśli go postawimy, musimy pamiętać o tym, aby treść pisma po tym zwrocie rozpocząć małą literą. Zwrot grzecznościowy można też pozostawić bez żadnego znaku interpunkcyjnego - wtedy treść pisma rozpoczniemy dużą literą.
Sprawa
Celem tej części pisma jest bardzo krótkie określenie jego treści, aby przy przeglądaniu korespondencji nie było konieczności odczytywania całego pisma.
W krótkich pismach pomija się z reguły ten element. Nazwanie przedmiotu sprawy umieszcza się trzy linie poniżej pola adresata lub po zwrocie grzecznościowym rozpoczynającym list. Przy lewym marginesie zapisujemy „sprawa”.
Przykład
Sprawa: dokumentacja handlowa
Sprawa: reklamacja
Sprawa: sprostowanie świadectwa
Formułowanie treści pisma
Korespondencja powinna być zwięzła, uprzejma i zawierać konkretne informacje. Każdą myśl należy ujmować w odrębnym akapicie, a między poszczególnymi akapitami powinien istnieć logiczny związek. Sprawy najważniejsze poruszane są na początku.
W zależności od tego jakiej sprawy pismo dotyczy, może być ono krótkie (kilkuzdaniowe) lub długie. Listy dłuższe muszą być pisane tak, aby posiadały logiczną, przejrzystą strukturę. Typowymi częściami takiego pisma są:
• wprowadzenie,
• przedstawienie zagadnienia,
• uzasadnienie,
• wnioski.
Nie oznacza to, że każde pismo musi zawierać te cztery wyodrębnione elementy. Szczególnie czwarty z wymienionych elementów - wnioski - łączony jest z częścią dotyczącą uzasadnienia. Te połączone części nazywa się podsumowaniem.
W listach urzędowych spotyka się takie błędy jak przenoszenie wyrazów, umieszczanie danych nadawcy w złym miejscu, skracanie nazwy adresata. Warto też ustalić wewnętrzne zasady formatowania dokumentów i konsekwentnie je stosować. Wówczas będą wyglądały bardziej profesjonalnie.
Redagowanie pism urzędowych wymaga staranności i dbałości o szczegóły. Należy:
• unikać używania różnych stylów czcionki i stosowania kilku krojów, używania czcionki mniejszej niż dziewięciopunktowa,
• wybrać jeden styl dla wszystkich tytułów, podtytułów i śródtytułów,
• dzielić tekst na akapity,
• stosować jeden styl dla podkreślenia najważniejszych wiadomości - pogrubienie,
• zadbać o światło w dokumencie, nie może on być za bardzo przeładowany tekstem.
Na koniec trzeba dokonać korekty tekstu pod względem merytorycznym, stylistycznym, ortograficznym, gramatycznym i interpunkcyjnym.
Styl listu jest określony przez wiele czynników - dobór słów, budowę zdań, układ tekstu w zależności od tego, kto jest adresatem listu. Listy powinny mieć pozytywny wydźwięk, wobec czego staramy się unikać tonacji negatywnej. Nawet upomnienia czy reklamacje formułujemy w taki sposób, by język nie był niegrzeczny czy obraźliwy. Uprzejmość w listach to elegancja stylistyczna i ortograficzna, poprawność wypowiedzi, estetyczny wygląd pisma. Sposób formułowania treści musi być dostosowany do rodzaju sprawy. Zależy on także od stosunków, jakie łączą nadawcę i adresata listu. Coraz częściej pojawiają się w polskiej korespondencji pisma, których głównym celem jest tworzenie przyjaznych stosunków między jego odbiorcą a nadawcą. Do takiego rodzaju pism zalicza się przede wszystkim listy z życzeniami świątecznymi czy noworocznymi, z okazji jubileuszu, gratulacje. Taka korespondencja występuje także między pracodawcą a pracownikiem. Jej przykładem może być list od pracodawcy dla pracownika z gratulacjami z okazji zawarcia przez niego ślubu czy podwyższenia kwalifikacji zawodowych.
Przenoszenie treści na drugą stronę
Listy urzędowe sporządza się jednostronnie. Jeżeli treść pisma jest na tyle obszerna, że nie można jej zmieścić na jednej stronie, to w prawej części marginesu stawia się znak przeniesienia: „/”.
Kiedy jednak do przeniesienia na drugą stronę pozostaje jedynie jedno lub dwa krótkie zdania, należy ponownie rozważyć możliwość rozmieszczenia tekstu w taki sposób (mniejsza czcionka), aby zmieścił się na jednej stronie. Na odwrocie dopuszcza się jedynie umieszczenie elementów dodatkowych, do których zalicza się załączniki i rozdzielnik. Rozdzielnik może mieć postać słów: do wiadomości, otrzymują, kopie otrzymują.
Zwrot kończący pismo
Podobnie jak zwroty rozpoczynające pisma, coraz częściej w polskiej korespondencji pojawiają się zwroty grzecznościowe kończące je. Do takich zwrotów zalicza się: „Z poważaniem”, „Z wyrazami szacunku” czy (rzadziej stosowane) „Łączę wyrazy szacunku”. Po zwrocie pożegnalnym nie stawiamy żadnych znaków interpunkcyjnych.
Podpisywanie pism
Podpis osoby upoważnionej umieszczamy po prawej stronie, 1-2 interlinie poniżej zwrotu grzecznościowego.
Pisma z reguły podpisywane są przez jedną, upoważnioną do tego osobę (prezes, dyrektor). W celu ułatwienia identyfikacji podpisu umieszcza się przy nim stanowisko podpisującego oraz jego imię i nazwisko.
Jeżeli list podpisywany jest przez dwie osoby (dyrektora i głównego księgowego) to ich podpisy umieszczone są obok siebie, w tym samym wierszu, przy czym podpis osoby wyższej rangą w hierarchii danej instytucji umieszczany jest po prawej stronie.
Elementy dodatkowe
Umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony na wysokości podpisu lub wyjątkowo na odwrocie pisma w lewym górnym prostokącie. Mają postać informacji, jakie dokumenty (dowody) potwierdzają niniejszą treść oraz dla kogo są przeznaczone kopie niniejszego pisma.
Jeżeli te dwa elementy występują łącznie, to w pierwszej kolejności umieszcza się załączniki.
Załączniki
Jeżeli do pisma załączone są jakieś dokumenty, należy ten fakt zaznaczyć po lewej stronie, w tym samym wierszu, w którym wpisywane jest stanowisko osoby podpisującej pismo. Stosuje się dwa sposoby zapisywania w piśmie załączników.
Na przykład w piśmie, do którego załączono reklamację i fakturę, można przyjąć jeden ze sposobów zapisu:
a) Załączniki: 2
b) Załączniki:
1. reklamacja
2. faktura
„Do wiadomości”
W pewnych sytuacjach z treścią pisma powinny się zapoznać, oprócz adresata, także i inne instytucje lub osoby. W takich przypadkach z lewej strony pisma, w trzecim wierszu po zakończonej treści wpisuje się: „Do wiadomości:” lub „Otrzymują:”, a następnie nazwę instytucji lub imię, nazwisko i dokładny adres osoby, która ma otrzymać kopię pisma. W obiegu wewnętrznym można posługiwać się symbolami literowymi komórek organizacyjnych. Na każdej z kopii przekreśla się nazwę na polu adresowym i jednocześnie podkreśla nazwę i adres podmiotu, do którego dana kopia będzie wysłana.
Adresowanie kopert
Ważne jest przyswojenie sobie stałych zasad odnoszących się do adresowania kopert:
• dane adresata umieszczamy w sferze prostokątnej, nie bliżej niż 5 mm od prawego brzegu koperty i nie bliżej niż 15 mm od jej dolnego brzegu,
• dane zapisuje się w kolejności: nazwa lub imię i nazwisko nadawcy, nazwa ulicy i nr domu, kod pocztowy i nazwa miejscowości,
• jeżeli nazwa odbiorcy jest długa, należy ją podzielić zgodnie z podziałem logicznym, ale nie wolno jej skracać,
• po nazwie lub nazwisku odbiorcy robimy odstęp, aby wizualnie oddzielić tę część od adresu,
• w adresie nie tworzymy skrótów, oczywiście nie dotyczy to powszechnie stosowanych skrótów, jak: ul., al., mgr, dr, inż.,
• przesyłka powinna mieć odpowiednio dopasowaną do swojej objętości kopertę, której nie należy zaklejać taśmą klejącą lub zszywać zszywaczem,
• adnotacje dotyczące rodzaju listu (polecony, priorytetowy) umieszczamy nad adresatem.
Listy do kopert składamy tak, by część, która zawiera nagłówek była wewnątrz. W miarę możliwości odpowiadamy na korespondencję niezwłocznie lub zachowujemy zwyczajowe terminy, co świadczy dobrze o właściwej organizacji firmy.
Przykład pisma według standardu polskiego
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Przykład pisma według standardu Europejskiego
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
Zdzisława Koźmin