Z punktu widzenia pracodawcy korzystne może być stosowanie bonów tzw. żywieniowch (w nomenklaturze prawnej nie ma takiego określenia), o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. Nr 14 poz.176 ze zm. zwaną dalej ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych), kiedy ciąży na nim obowiązek wydawania posiłków. Zgodnie z tym zapisem wolna od podatku dochodowego dla pracowników jest wartość bonów, talonów kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie posiłków, artykułów spożywczych lub napojów bezalkoholowych, które im przysługują na mocy przepisów BHP. Z tych samych powodów pracodawca może zamówić posiłek, kiedy określone zadanie (np. sporządzenie inwentaryzacji) wymaga, aby pracownicy zostali dłużej w firmie.
Oprócz zwolnienia od podatku dochodowego tzw. bony żywieniowe są dla pracodawcy świadczeniem, którego wartość:
• nie rodzi obowiązku podatkowego w rozumieniu przepisów ustawy o podatku od towarów i usług (VAT), cytowanej wyżej;
• stanowi koszt uzyskania przychodu, zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 zwaną dalej ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych);
• nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne do wysokości 190 zł na jednego pracownika miesięcznie, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 1998 r. nr 161, poz. 1106, zwanego dalej rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r.).
Uwaga: Jeżeli bon żywieniowy przekracza wartość 190 zł, od kwoty nadwyżki należy odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne.
- Bony żywieniowe są wygodnym i bezpiecznym systemem finansowania posiłków i napojów dla pracowników - mówi Małgorzata Antczak z Biura Usług Rachunkowych „Perfekt” w Luboniu. - Zapewniają im swobodę w wyborze czasu i rodzaju codziennego posiłku, a firmom upraszczają rozliczenia i księgowanie takich wydatków. Są skutecznie stosowane w wielu dużych firmach.
Obowiązek bez zobowiązań
Szczególnym rodzajem bonów żywieniowych są bony, które określano kiedyś jako profilaktyczne. Ich wyjątkowość wynika z tego, że wydają je tylko przedsiębiorstwa, które na podstawie art. 232 Ustawy Kodeks pracy (Dz. U. 1998 r. Nr 21 poz.94) są zobligowane do zapewnienia pracownikom, pracującym w uciążliwych warunkach, nieodpłatnych posiłków regeneracyjnych albo określonych produktów spożywczych. W nomenklaturze prawnej nazwa „bon profilaktyczny” również nie funkcjonuje, a chodzi o bony, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 11 i 11a cytowanej wyżej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Podatek i składki ZUS za bony dla pracowników
Zgodnie z art. 21 ust. 1 tej ustawy, wolne od podatku dochodowego są:
• pkt. 11: świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o BHP, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw;
• pkt.11a: świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, wynikające z zasad BHP, w tym ze względu na szczególne warunki i charakter pełnionej służby, przysługujące osobom pozostającym w stosunku służbowym, przyznane na podstawie odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Wyjątkowość bonów przeznaczonych na posiłki profilaktyczne wynika również z tego, że nie są ograniczone limitem miesięcznym 190 zł, który warunkuje zwolnienie z ZUS, oraz są w całości zwolnione po stronie pracownika z podatku dochodowego. Zatem:
• są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych;
• stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu, zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych;
• nie powodują zwiększenia podstawy wymiaru składki ZUS, zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r.;
• nie rodzą obowiązku podatkowego w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.
Bardziej nagroda
Poza bonami umownie nazywanymi żywieniowymi, pracodawca ma możliwość operowania bonami, którymi opłaca różne towary albo usługi dla pracowników. Mogą to być bony:
• prezentowe/podarunkowe;
• rekreacyjno-kulturalne, którymi można zapłacić za bilet do kina, teatru, muzeum czy na wystawę, za usługę w gabinetach kosmetycznych lub odnowy biologicznej, także w hotelach SPA, opłacić wejście na basen pływacki, kort tenisowy, pole golfowe;
• turystyczne/podróżnicze.
W wielu krajach Europy Zachodniej bony stanowią wręcz część wynagrodzenia dochodzącą nierzadko do 50% płacy. W Polsce tylko niektóre firmy sobie na to pozwalają, ponieważ raczej traktuje się je jako bonus do płacy. Taki właśnie charakter mają bony wydawane z okazji świąt Bożego Narodzenia czy Wielkiej Nocy, choć coraz częściej także i w innych okolicznościach. Pracodawcy dostrzegają bowiem inne korzyści, m.in.:
• wymierną oszczędność w przypadku niektórych rodzajów bonów;
• przywiązanie pracowników do firmy, gdy wydawane są regularnie;
• możliwość motywowania ludzi, gdy dawane są w formie nagrody lub wyróżnienia za dobrą pracę.
Podatkowy kalejdoskop
W przypadku bonów innych niż te, które są przeznaczone na posiłki, istotne z punktu widzenia przedsiębiorcy jest źródło ich finansowania. Od tego źródła zależy, czy ich wartość stanowi podstawę składki ZUS:
• jeżeli zostały zakupione ze środków obrotowych firmy, ich wartość stanowi podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne;
• jeżeli są finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ich wartość jest wyłączona z podstawy składek na ZUS, zgodnie przepisami rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. - Skoro pochodzą z ZFŚS, który co do zasady jest przeznaczony na pomoc socjalną, powinny być przyznawane w takiej formie - twierdzi Elżbieta Niewczyk z Monarcha i Wspólnicy ETL Poznań. Dlatego trzeba stosować regulamin funduszu i brać pod uwagę sytuację życiową, rodzinną i materialną pracowników.
Nie można ich rozdawać wszystkim i o tej samej wartości. Poza tym pracodawca musi ustalić, czy w danym roku pracownik otrzymał już z funduszu inne świadczenia. Jeśli tak, to w jakiej wysokości. Od składek na ubezpieczenia społeczne są bowiem zwolnione jedynie świadczenia do wysokości odpisu podstawowego. Od świadczeń przewyższających ten limit należy naliczyć składki ZUS:
• jeżeli zostały zakupione z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe, do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS, wynoszącego w 2009 r. 1000,04 zł, czyli 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. Fundusz na cele socjalno-bytowe tworzą pracodawcy na podstawie układu zbiorowego pracy, u których nie funkcjonuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. - Niektóre firmy w związku z kryzysem zrezygnowały z tworzenia funduszu socjalnego - mówi Małgorzata Antczak. Jednak każdy pracodawca powinien rozważyć, czy utworzenie niewielkich odpisów na sfinansowanie okolicznościowych bonów nie znajdzie pozytywnego odzwierciedlenia w kosztach podatkowych wyniku finansowego firmy.
Realizacja bonów jest z reguły ograniczona ramami czasowymi - dodaje Elżbieta Niewczyk - więc w czasach kryzysu zakupy opłacane bonami - być może w niewielkim zakresie, ale jednak - mogą być czynnikiem zwiększającym popyt. A przecież zwiększenie popytu na towary i usługi jest być bodźcem do zwiększenia produkcji. Opracowanie odpowiedniej polityki emitowania i sprzedaży bonów oraz dostosowanie do tego przepisów podatkowych, np. w postaci zwolnienia z podatków, mogłoby wspomóc gospodarkę w wychodzeniu z kryzysu.
Górą pieniądze
Nowelizacja ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z 17 lipca 2009 r. (Dz. U. Nr 125 poz.1037) nie wprowadziła obiecanego zwolnienia od podatku dochodowego dla bonów towarowych i innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi. Natomiast w określonych okolicznościach zwolnione zostały z podatku dochodowego świadczenia pieniężne. Świadczenia rzeczowe były z niego zwolnione w starych zapisach ustawy.
A więc zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt. 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych - w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2009 r. - wartość rzeczowych świadczeń, a także pieniężnych jest wolna od podatku dochodowego, ale tylko wtedy, gdy spełnia łącznie dwa warunki:
• źródłem ich finansowania w całości jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych;
• wartość rzeczowego i pieniężnego świadczenia nie przekracza kwoty 380 zł w roku podatkowym.
• Będziemy się starać o zmianę tych zapisów - komentuje Dariusz Witkowski z KPP. - Nowela może spowodować, że nie będą realizowane cele funduszu socjalnego, bo na przykład pieniądze można wydać na każdy cel, choćby na alkohol. Tymczasem bon jest znakowany - można ściśle określić zakres jego realizacji. Poza tym nowela może też spowodować, że zamiast podwyższania wynagrodzeń za pracę, zwiększy się pula świadczeń nieopodatkowanych, a w takiej sytuacji opodatkowane bony będą na pozycji przegranej. Tym samym idea ich stosowania, jako środka motywującego i przyciągającego pracowników do firmy, upadnie. Poza tym nowe przepisy powołują się na zamiary podatnika, które przecież indywidualne oraz nieprecyzyjnie określają kwestie udokumentowania wydatków, co powoduje inne zagrożenia natury prawno-skarbowej.
Definicje
Zgodnie z definicją zawartą w Słowniku Języka Polskiego PWN, bon towarowy jest dowodem uprawniającym do otrzymania w oznaczonym terminie pewnych towarów, sum pieniędzy lub korzystania z usług. Pojęcie towaru ustawodawca zdefiniował w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT (Dz. U. Nr 54 poz. 535 ze zm. zwaną dalej ustawą o VAT). Zgodnie z tą definicją towarami są rzeczy ruchome, jak również wszelkie postacie energii, budynki i budowle lub ich części będące przedmiotem czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT, które są wymienione w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, a także grunty. Bon towarowy zatem nie jest towarem, lecz jedynie dokumentem uprawniającym do zakupu towarów.
Barbara Kozłowska