Okazuje się, że odłożony na półkę segregator czy schowane do szuflady zdjęcia lub dokumenty bezpiecznie przetrwają w niezmienionej postaci wiele cyfrowych rewolucji, zmian standardu zapisu czy awarii systemów informatycznych. Ponieważ jednak musimy podążać za rozwojem techniki, wiele ważnych danych powierzamy maszynom cyfrowym, a więc musimy zrobić wszystko, aby były one bezpieczne.
Zagadnienia, które tu poruszę, leżą w pobliżu takich fundamentalnych podstaw działania firmy jak polityka bezpieczeństwa (nie tylko informatycznego) czy funkcjonowanie infrastruktury IT. Ponieważ idealnie działające IT-Security jest praktycznie niewidoczne dla pozostałych pracowników firmy, spróbuję podać kilka metod używanych przez te działy, dopasowując je do możliwości i potrzeb typowych użytkowników systemów informatycznych.
Dostęp fizyczny
To rzadko zauważana i rozważana kwestia, mająca podstawowe znaczenie dla bezpieczeństwa informacji w firmie. Właściwe zabezpieczenie fizycznego dostępu do danych znacznie podnosi poziom bezpieczeństwa w firmie, pozwala dobrze zaplanować inne czynności z tym związane, a co najważniejsze - uświadamia każdemu pracownikowi znaczenie tych zagadnień. Przykładowo - skomplikowane hasła i procedury dostępu do komputerowej sieci firmowej i sieciowych dysków zawierających dane na niewiele się przydadzą, jeśli na biurku w pokoju gdzie przyjmowani są interesanci i osoby z zewnątrz będzie leżał zestaw płyt CD z kopią całej dokumentacji najważniejszych projektów firmy. Określenie gdzie przechowujemy dokumentację, płyty i dyski z kopiami danych, w jakim miejscu znajdują się komputery, z których można się dostać do zasobów informatycznych firmy, czy w poczekalni lub innym pomieszczeniu zewnętrznym nie ma aktywnych gniazd sieci komputerowej jest więc pierwszą czynnością mającą podnieść bezpieczeństwo informacji. W przypadku technicznych szczegółów mogących powodować wątpliwości (czy dostęp do bezprzewodowej sieci jest właściwie zabezpieczony i nikt z zaparkowanego przed biurem samochodu nie może „zajrzeć” do sieci firmowej) należy domagać się wyjaśnień od osoby odpowiedzialnej za te usługi.
Backup
Magiczne słowo. Dla osób niezajmujących się zawodowo informatyką przyjmijmy nazwę „kopia zapasowa”. Czynność zapominana, uważana za zbyt czasochłonną i niepotrzebną. Zwykle pierwsza duża awaria i utrata danych zmienia ten pogląd, lepiej jednak pamiętać o tym, zanim taka awaria się przydarzy. Pamiętajmy! Należy wykonywać kopie wszystkich dokumentów istniejących w formie plików na dysku naszego komputera. Odpowiednio wybrany sposób kopiowania, zaplanowanie tej czynności, wyrobienie sobie nawyku pozwoli na zmniejszenie stopnia uciążliwości. Kilka pomocnych uwag:
• Dane należy regularnie kopiować. Jeśli przykładowo w każdy piątek robimy kopię bezpieczeństwa, to gdy awaria nastąpi we wtorek - do uzupełnienia w dokumentacji jest tylko to, co wydarzyło się od soboty do wtorku.
• Należy podzielić pliki, które przechowujemy na dysku komputera. Najczęściej 80 proc. to sprawy archiwalne, do których się na co dzień nie zagląda. Nie ma sensu kopiować ich za każdym razem, to wydłuża proces i skutecznie do niego zniechęca. Tworząc z nich archiwum, możemy kopiować je znacznie rzadziej. Pozostałe dane (to co przybyło lub zmieniło się od czasu wykonania ostatniej kopii) będą się zapisywały znacznie szybciej, wówczas można proces ten wykonywać częściej.
• Opisywać w klarowny sposób dyski czy foldery z naszymi kopiami zapasowymi, zaznaczyć datę wykonania operacji. Orientacja jest niezbędna, aby nie kopiować czegoś niepotrzebnie po kilka razy, zastępowanie starej kopii nową również nie jest wskazane.
Dopiero po prawidłowym zakończeniu wtorkowego backupu można ewentualnie skasować folder z kopią poniedziałkową. To dotyczy zresztą każdego procesu kopiowania. Awaria w czasie operacji „zastąp nowszą wersją” może skutecznie nas pozbawić zarówno plików starszych, jak i nowszych.
• Samo skopiowanie to nie wszystko. Istotne jest, aby zweryfikować poprawność tak zabezpieczonych danych. Przykładowo - po nagraniu płyty CD/DVD dobrze jest sprawdzić czy zapisane na niej dane można z powodzeniem odczytać na innym komputerze.
• Fizyczne zabezpieczenie kopii. Do wszelkich płyt, dysków czy kaset z danymi należy zastosować uwagi z punktu „Dostęp fizyczny”. Nie ma sensu codziennie zabierać czy chować notebooka z biurka, podczas gdy na tym samym biurku zostaje zewnętrzny dysk pełen danych. Istnieje zasada, aby dane zapasowe „wyprowadzać” daleko od siedziby firmy. W przypadku włamania i kradzieży, pożaru czy innej klęski kopia danych przechowywana z dala od firmy (nawet ta nie najnowsza) może pozwolić na dalszą działalność.
„Czynnik ludzki” i „socjotechnika”
To dwa zagadnienia z pozoru zupełnie niekomputerowe. Użyłem ich w cudzysłowie, zdając sobie sprawę, że niekoniecznie chodzi o ich encyklopedyczne znaczenie. W każdej firmie pracują ludzie i to ich działanie ma największy wpływ na sukcesy i porażki całego przedsiębiorstwa. Ludzie popełniają błędy i pomimo wielu działań zapobiegawczych, zawsze mogą je popełnić. Należy przyjąć to jako pewną „stałą” i starać się, aby czynności i procesy w systemach informatycznych były jak najbardziej przejrzyste. Utrzymywanie jasnej struktury katalogów, nazywanie plików według stałych reguł - istnieje wiele sposobów, aby zmniejszyć skutki ludzkiej pomyłki. Ogromna ilość błędów, awarii czy przypadków skasowania ważnych danych spowodowana jest głównie roztargnieniem użytkowników. Równie ważna jest świadomość każdego pracownika firmy, poczucie odpowiedzialności za powierzone dane. Osoby, które chcą wykraść cenne informacje, rzadko forsują zabezpieczenia systemowe. Raczej wykorzystują luki w tych systemach i to takie spowodowane działaniem lub zaniechaniem człowieka: łatwe lub puste hasło, zapisywanie identyfikatorów i haseł w widocznych miejscach, podawanie haseł przez telefon osobom podającym się za szefa, współpracownika czy informatyka. Przykład dobrej praktyki? Nieprzekazywanie nikomu swojego hasła. Dział IT zwykle ma dostęp administratora do wszelkich systemów, ewentualne naprawy i konfiguracje kont użytkownika powinny się odbywać po tymczasowej i jednorazowej zmianie hasła użytkownika, więc jeśli wdrożymy taką zasadę, nagła telefoniczna prośba o podanie swojego hasła będzie jasnym dzwonkiem alarmowym, że ktoś podszywa się w celu wyłudzenia informacji. W najbliższej przyszłości, wraz z rozwojem systemów i technicznych zabezpieczeń, ta „furtka” będzie najbardziej szturmowana przez intruzów.
Wspólną cechą wszystkich podanych tu wskazówek, mających pomóc w bezpiecznym zachowaniu danych, jest fakt, że z zaoszczędzonego dzięki komputerom czasu należy zawsze odjąć kilka czy kilkanaście procent i poświęcić na backup, aby w razie awarii nie stracić wszystkiego. Czy tego chcemy czy nie, proces zdobywania i przechowywania informacji nie kończy się wraz z naciśnięciem na ekranie polecenia „zapisz”. Współczesna technika pozwala na szybkie gromadzenie olbrzymiej ilości danych, każąc nam za to płacić ciągłym niepokojem, czy jutro będziemy w stanie odczytać zebrane dziś informacje.
Paweł Chojnacki
doradca w zakresie utrzymania korporacyjnych struktur IT; arkconsulting.com.pl, portaldlasekretarek.pl