Muszą wówczas pamiętać, że pokryte koszty prywatnych rozmów pracownika mogą dla niego stanowić przychód z umowy o pracę, od którego są należne składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia pracownika jest przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to więc wszelkie świadczenia, jakie pracownik otrzymuje w związku z pozostawaniem w zatrudnieniu. Zatem również korzystanie przez pracownika z telefonu służbowego bądź zwracane mu koszty używania telefonu prywatnego do celów służbowych mogą dla niego stanowić przychód z tytułu zatrudnienia, od którego będą należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, chyba że przychód ten podlega zwolnieniu ze składek na podstawie przepisów szczególnych.
Telefon służbowy
W praktyce pracownicy wykonują z telefonu służbowego nie tylko połączenia w celach służbowych, ale również w celach prywatnych. Wykorzystywanie telefonu do celów służbowych nie rodzi oczywiście po stronie pracownika żadnych skutków w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Po stronie pracownika nie powstaje bowiem przychód ze stosunku pracy.
Inaczej jest z połączeniami telefonicznymi wykonywanymi z telefonu służbowego w celach prywatnych. Jeśli pracodawca pokrywa koszt tych rozmów, po stronie pracownika powstaje przychód ze stosunku pracy.
WAŻNE!
Przychód ze stosunku pracy nie powstaje, gdy pracownik zwraca pracodawcy koszty połączeń wykonywanych w celach prywatnych.
Jeżeli pracodawca opłaca cały rachunek telefoniczny, to koszt prywatnych rozmów pracownika stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych. Nie ma w tym przypadku znaczenia fakt, że w ramach abonamentu jest przewidziana określona liczba tzw. darmowych minut, a prywatne połączenia telefoniczne wykonane przez pracownika z telefonu służbowego mieszczą się w puli tych minut. Koszt tzw. darmowych minut w istocie jest bowiem uwzględniony w cenie abonamentu, a co za tym idzie pracodawca pokrywa koszty prywatnych połączeń telefonicznych pracownika.
PRZYKŁAD
Jan K. pracuje na podstawie umowy o pracę jako przedstawiciel handlowy firmy zajmującej się sprzedażą materiałów budowlanych. Pracodawca wydał Janowi K. telefon służbowy. Na mocy zawartej przez Jana K. z pracodawcą umowy regulującej używanie telefonu służbowego, pracodawca pokrywa, poza połączeniami telefonicznymi wykonywanymi w celach służbowych, koszty połączeń telefonicznych w celach prywatnych miesięcznie do kwoty 100 zł. Koszt połączeń telefonicznych w celach prywatnych pokryty przez pracodawcę musi być uwzględniony w podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne Jana K.
Telefon prywatny
Niektóre firmy zamiast wydawać pracownikom telefony służbowe zawierają z nimi umowy, na mocy których pracownicy wykorzystują do celów służbowych prywatne telefony. W praktyce zwrot kosztów używania telefonu prywatnego do celów służbowych jest dokonywany przez pracodawców w formie ryczałtu pieniężnego albo w formie ekwiwalentu pieniężnego.
Zarówno ryczałt pieniężny, jak i ekwiwalent pieniężny wypłacany pracownikowi z tytułu używania telefonu prywatnego do celów służbowych, stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy w rozumieniu przepisów podatkowych (np. postanowienie naczelnika Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego z 23 maja 2005 r., sygn. 1472/RPŁ/415-24/05/KAR, postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego w Słupsku z 12 kwietnia 2004 r., sygn. PII/423-4/05). Nie oznacza to jednak, że od takiego przychodu zawsze należy obliczyć i opłacić składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika.
Ryczałt pieniężny podlega oskładkowaniu, gdyż nie ma przepisów szczególnych, na mocy których tego rodzaju przychód ze stosunku pracy byłby zwolniony ze składek na ubezpieczenia.
PRZYKŁAD
Ewa N. jest pracownikiem firmy transportowej. Na mocy zawartej z pracodawcą umowy Ewa N. otrzymuje od niego miesięczny ryczałt pieniężny w wysokości 200 zł z tytułu używania telefonu prywatnego do celów służbowych. Kwota tego ryczałtu stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne Ewy N.
Z kolei ekwiwalent pieniężny może być zwolniony ze składek na podstawie § 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe). Wolny od składek jest ekwiwalent pieniężny za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, będące własnością pracownika. Należy jednak pamiętać, że wysokość ekwiwalentu pieniężnego - jak wskazuje sama jego nazwa - stanowi równowartość kosztów używania przy wykonywaniu pracy narzędzi, materiałów lub sprzętu będącego własnością pracownika.
Ekwiwalent pieniężny nie może przekraczać kosztów używania do celów służbowych prywatnego telefonu, a koszty te muszą być w należyty sposób udokumentowane (np. billing, faktura VAT).
PRZYKŁAD
Dariusz W. jest pracownikiem firmy handlowej. Zgodnie z zawartą z pracodawcą umową, z tytułu używania prywatnego telefonu do celów służbowych otrzymuje co miesiąc ekwiwalent pieniężny. Kwota ekwiwalentu jest ustalana i wypłacana Dariuszowi W. na podstawie przedstawionego przez niego wykazu wykonanych połączeń telefonicznych oraz opłaconej faktury VAT. Z uwagi na to, że wypłacany Dariuszowi W. ekwiwalent pieniężny odpowiada kosztom używania prywatnego telefonu do celów służbowych, jest wyłączony z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
Zwolnienie ze składek ekwiwalentu pieniężnego ma zastosowanie do:
• pracowników,
• chałupników,
• funkcjonariuszy Służby Celnej,
• osób wykonujących odpłatnie pracę w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania na podstawie skierowania do pracy,
• członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych.
Jeżeli natomiast firma wypłaca ekwiwalent pieniężny z tytułu używania do celów służbowych prywatnego telefonu np. osobie wykonującej pracę na podstawie umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług (np. kontraktu menedżerskiego, umowy o zarządzanie przedsiębiorstwem), ekwiwalent jako przychód z tytułu wykonywania tej umowy stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
PRZYKŁAD
Tatiana B. jest zatrudniona na podstawie umowy zlecenia w spółce z o.o. Na podstawie tej umowy zleceniodawca wypłaca jej ekwiwalent pieniężny z tytułu udokumentowanych billingiem i fakturą VAT poniesionych kosztów używania do celów służbowych prywatnego telefonu. W lipcu 2009 r. zleceniodawca wypłacił Tatianie B. ekwiwalent pieniężny w wysokości 355 złotych. Tatiana B. z tytułu umowy zlecenia (określającej kwotową stawkę wynagrodzenia) podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym i ubezpieczeniu zdrowotnemu. Kwota ekwiwalentu musi zostać wliczona do podstawy wymiaru składek na te ubezpieczenia.
Korzyści materialne wynikające z zakładowych przepisów o wynagradzaniu
Na podstawie obowiązujących w firmie uregulowań zawartych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub przepisach o wynagradzaniu, pracownik może mieć prawo do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług. Do takich usług mogą również należeć usługi telekomunikacyjne.
Wynikająca stąd korzyść materialna dla pracownika (w wysokości różnicy między ceną detaliczną a ceną po zniżce) jest zwolniona ze składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pod warunkiem, że pracownik przynajmniej częściowo ponosi koszty usług, a niższa cena niż detaliczna wynika z wyżej wymienionych uregulowań.
PRZYKŁAD
Waldemar D. jest pracownikiem firmy telekomunikacyjnej. Zgodnie z obowiązującym w firmie regulaminem wynagradzania każdy pracownik legitymujący się co najmniej 2-letnim zakładowym stażem pracy ma prawo nabywać świadczone przez tę firmę usługi telekomunikacyjne za 50% ceny. Waldemar D. zawarł z pracodawcą umowę o świadczenie usług telekomunikacyjnych, zgodnie z którą płaci 50% ceny za abonament i rozmowy telefoniczne. Ta korzyść materialna (50% ceny) jest wolna od składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ wynika z umowy zawartej zgodnie z regulaminem wynagradzania.
Powyższe zwolnienie przysługuje również na podstawie rozporządzenia składkowego. Dlatego dotyczy ono nie tylko pracowników, ale i chałupników, funkcjonariuszy Służby Celnej, osób wykonujących odpłatnie pracę w czasie odbywania kary pozbawienia wolności lub tymczasowego aresztowania na podstawie skierowania do pracy oraz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i spółdzielni kółek rolniczych. Jeśli tego rodzaju korzyść przepisy wewnątrzzakładowe przyznają również innym zatrudnionym, np. zleceniobiorcom, ich wartość musi zostać uwzględniona w podstawie wymiaru składek.
Telefon służbowy a prywatny - przychód dla pracownika
Kliknij aby zobaczyć ilustrację.
• art. 4 pkt 4 i pkt 9, art. 18 ust. 1 i ust. 2, art. 20 ust. 1 oraz art. 21 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (DzU z 2007 r. nr 11, poz. 74 ze zm.),
• art. 81 ust. 1, ust. 5 i ust. 6 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (DzU z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.),
• § 2 ust. 1 pkt 9 i pkt 26 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (DzU nr 161, poz. 1106 ze zm.).
Piotr Kostrzewa
specjalista w zakresie ubezpieczeń społecznych